Que preguntas debes hacer a tu proveedor antes de implementar un ERP?

Tener una lista de preguntas con una enfoque a la mejora de su negocio, le ayudará tener la información necesaria para seleccionar la mejor herramienta que cumpla con las expectativas del negocio. Entre las preguntas que puedo destacar son:

¿Qué podemos hacer mejor?

Debes preparar una lista de las preguntas que estén relacionadas con mejorar lo que ya hacen actualmente con éxito y aprovechar la experiencia del Proveedor de ERP para que no solo muestre las bondades o beneficios, sino también de que manera te ayudara a hacer las cosas mejor. 

¿Qué otros clientes tiene ustedes que podemos hablar?

Solicite una lista de referencia de clientes que sean de su mismo giro de negocio o similar, que le permita ponerse en contacto y conocer su experiencia en la implementación del ERP. Pregúnteles, ¿Cuánto tiempo tardaron en completar la implementación?, ¿Cuánto tiempo tuvo que pasar para darse cuenta de los beneficios?, ¿Qué expectativas siguen sin cumplirse?, ¿Se consiguió lo que se esperaba con el Proveedor?, ¿Qué harías diferente?, etc. 

¿Qué tan integral es su ERP?

Conforme nuestra empresa va creciendo y la aparición de nuevas tecnología, comienzan a surgir nuevas necesidades y el ERP debe estar preparado para su integración a dichas tecnologías o nuevas necesidades. Caso contrario volvemos a fojas cero o se tendrá que incurrir en costos de adaptación.

¿Cómo este ERP nos puede ayudar hacer dinero?

La respuesta del proveedor a esta pregunta son variables, pero algunos enfoques comunes incluyen: ¿Qué mejoras se convertirá en práctica cuanto implementemos su ERP?, ¿De qué manera mejoramos la atención de nuestros clientes o aumentamos su satisfacción?,  ¿Qué beneficios económicos tendremos al implementar su ERP?, etc.

Recuerde que la selección del ERP es para mejorar su negocio y debemos ir más allá con preguntas que nos ayude a tomar la mejor decisión.

Hasta la próxima

¿Estoy preparado para el Cambio?

En conversaciones con los gerentes, propietarios y emprendedores sobre la importancia de implementar un ERP en su organización, surge una interrogante común: ¿Estoy preparado para implementar un ERP?, para responder esta pregunta se tiene que considerar los siguientes aspectos:

Tener claro mis necesidades y objetivos

Si no se tiene muy claro lo que se necesita y desea obtener de la implementación de un ERP, las expectativas puedes ser muy diversas entre los diferentes actores de la empresa generando diferentes visiones en cada uno de los niveles de la misma. En otras palabras todos deben apuntar a una misma dirección, con objetivos claros, documentados y transmitidos a toda la organización.

Algunas empresas creen que el ERP es automatizar sus procesos manuales actuales y que la solución se ajustara el 100% a sus operaciones. Nada está más lejos que la realidad, motivo por el cual se recomienda que la empresa tenga muy clara sus expectativas sobre la implementación del ERP y como consecuencia le permitirá:

• Que toda la organización hable un mismo lenguaje
• Comprometer a toda la organización en el alcance de los resultados esperados
• Establecer roles y responsabilidad en los diferentes niveles de la organización

Estandarizar los procesos, tareas y actividades

De no tener bien definido y/o estandarizados los procesos, tareas y actividades de la empresa, puede llevar a problemas como: exceso de personal,  consumo de altos recursos, incumplimiento de tiempos, exceso de carga de trabajo, cuello de botellas, etc.

Personal preparado

El personal involucrado en la implementación debe tener un perfil adecuado y son los que determinaran el éxito o fracaso de la implementación y deben cumplir estas características: Tengan conocimiento de su área, se integren como líderes del proyecto, que estén dispuestos a salir de su zona de confort, proactivos y tener claro la visión de la empresa.

El responsable o líder del proyecto, debe tener un profundo conocimiento de la empresa, tener autoridad para realizar cambios o definiciones en los procesos y contar con el apoyo del directorio o la alta gerencia.

En conclusión, antes de iniciar la implementación de un ERP, se debe plantear las siguientes preguntas:

• ¿Qué deseamos obtener con la implementación del ERP?
• ¿Cuáles son los procesos donde se realizarán cambios?
• ¿Porque es importante mejorar los procesos de la empresa?
• ¿Cómo medimos si la solución cumplió con nuestros objetivos?

Termino con un mensaje de Charles Darwin:

“No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, ni el más inteligente. Es el que se adapta al cambio”

Descarga una versión de prueba desde el siguiente enlace SICO - Comercial

Hasta la próxima

¿Cómo mejorar la Gestión de mi Empresa?

Frente a la creciente competencia y el deseo de que nuestro negocio siga escalando, como primer paso es la automatización de los procesos mediante la adquisición de un Software de Gestión (ERP) que le permita:

• Integrar todas las áreas y compartir una misma información
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Lo acompañe en su crecimiento y se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Beneficios al Invertir en un Software de Gestión - ERP

Debemos tener muy claro que adquirir un ERP es una inversión y por lo tanto debe haber un retorno de esa inversión en un periodo determinado sea en Productividad,  Ahorros de Tiempo, etc. (Lea también: Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?).

Los beneficios inmediatos son:

• Ordenar la empresa, ahora los procesos tendrán una Hoja de Ruta que los trabajadores actuales o futuros deberán seguir.
• Adiós a las Islas, las áreas de la empresa se integrarán y compartirán una misma información.
• Control total de la empresa que le permitirá concentrarse en hacer Crecer su Negocio.

¿Cuánto estamos dispuestos a invertir?

Esta es una pregunta clave para determinar qué tipo de ERP deseamos para la empresa. Sugiero que sea de forma escalonada o modular que le permita ver los resultados y mayor seguridad en su inversión.

Recuerde que los resultados se verán reflejados en el tiempo y sobre todo su apoyo incondicional a cambios de paradigmas que a veces afectan el crecimiento de la Empresa. (Sugerimos el siguiente artículo: Etapas para una Implementación exitosa de un Software deGestión - ERP)

Descargue una versión DEMO del SICO - Comercial

Hasta la próxima

El Contador como aliado del ERP

Hoy en día el Contador cumple un papel muy importante y de mucha influencia en la decisión de compra del ERP, en algunos casos contador nuevo es sinónimo de ERP nuevo. Analicemos el porqué de su importancia:

Todo termina en Contabilidad

Hay que tener en claro que cada operación que realiza nuestra empresa (una venta, compra de mercadería, el pago a un proveedor, depósito de cobranzas, etc.) debe ser contabilizada, es decir codificado de acuerdo a un plan de cuentas, que en contabilidad es llamado asiento contable. En otras palabras si su empresa emite 100 facturas se deben generar 100 asientos contables, si giramos 50 cheque se deben realizar 50 asientos contables. Hacer esto en forma manual o manual electrónico (en Excel) es complicado sobre todo cuando las operaciones de la empresa aumentan.

El contador debe asegurarse que el ERP genere en forma automática estos asientos contables, que le permita realizar funciones de análisis y entregar en forma oportuna información a la gerencia o alta dirección.

En el caso que nuestro contador es externo (outsourcing) y tiene un Software Contable, se debe evaluar la posibilidad de integrarlo o en todo caso el ERP genere archivos con la información necesaria. Si el ERP tiene incorporado un módulo Contable, la sugerencia seria que el contador externo utilice dicho modulo y de ser posible se instale en su oficina.

Papel de Auditor del ERP

Para que nuestro Contador nos proporcione información contable de la empresa, el contador debe asegurarse que la información registrada en el ERP sea confiable y segura. Entonces el ERP debe proporcionar herramientas que permitan verificar dicha información y/o permitan hacer cruces de información.

Este flujo de información debe ser acompañado por la mejora de procesos, oportunidad para que nuestro Contador participe activamente en proponer dichas mejoras que servirán para que tenga información más confiable. En otras palabras el Contador cumple una nueva función de CONTROLLER.

Cumplir con la Normativa Tributaria

Requisito indispensable que el Contador debe evaluar que el ERP cumpla con todas las normatividad legal y tributaria. Pero con un enfoque integral de la empresa que permita tener información para la gestión del negocio y cumplir con la Norma Tributaria.

En conclusión, el Contador debe participar en todo el proceso, desde la evaluación hasta la implementación del ERP.   

Pruebe una versión DEMO del SICO - Proyectos

Hasta la próxima

¿Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?

Pregunta que se debe hacer la alta dirección (o los que toman la decisión de compra) antes de adquirir un ERP. La percepción inicial siempre es tomada como un Gasto, dado que en algunos casos se da prioridad gastos (o inversiones) propios del negocio y el ERP pasa a un segundo o tercer plano.

Si el objetivo es adquirir una solución puntual como por ejemplo: Facturación, en mi opinión se podría considerar como un Gasto, pero si el objetivo es adquirir una solución que integre Facturación, Logística y Contabilidad lo consideraría como una inversión y como toda inversión debe ser recuperada (ROI), en el siguiente cuadro les muestro como sería la recuperación de esta inversión:

Este cuadro hace la comparación entre hacer una actividad en forma manual (incluso utilizando EXCEL) y hacerlo en forma automatizada utilizando nuestra solución SICO – Software de Gestión. Para entenderlo mejor veamos un ejemplo: supongamos que nuestra empresa realiza alrededor de 90 facturas mensuales y estimamos que nos demoramos por cada factura un minuto aproximadamente por documento, entonces el total de tiempo utilizado es de 1.5 horas. Si lo valorizamos en función a un sueldo mensual de US$ 600.00 y trabajando 20 días a mes de 8 horas, cada hora equivale a US$ 4.00 entonces tendríamos que 1.5 horas equivale US$ 6.00. Ahora, si realizamos las mismas 90 facturas pero utilizando SICO – Software de Gestión, el tiempo se reduce a 1 hora y esto equivale a US 4.00. Entonces tendríamos un Ahorro de US$ 2.00, que representaría un aproximado de 33% de ahorro mensual, con una ventaja adicional que tendríamos información inmediata de nuestras ventas para tomar mejores decisiones.

Podemos concluir en lo siguiente:

1.    Ud. está dejando de ahorrar mensualmente el 75% de sus gastos, es decir por cada US$ 100.00 de gasto está perdiendo US$ 75.00 por no adquirir un ERP.

2.   Si Ud. invierte US$ 10,000 en una solución ERP, su recuperación será en 6 a 7 meses aproximadamente después de la implementación del ERP.

3.   Definitivamente adquirir un ERP es una INVERSION.

Pruebe una versión DEMO del SICO - Pequeños Negocios

Hasta la próxima

Tres errores fatales que se cometen al implementar un ERP

Les comento que cerca del 85% de nuestros clientes actuales han tenido más de una mala experiencia en la implementación de su ERP y esto son los tres errores comunes que hemos encontrado:

Querer aprender todo el ERP

Pretender que todos los usuarios del ERP aprendan el 100% la herramienta es muy improductiva, agotador y genera en algunos casos temor a usar la herramienta por la cantidad de opciones, reportes y procesos que incluye.

Para este caso se recomienda antes de iniciar el proceso de implementación se defina las funciones y/o actividades que realiza cada usuario y que esta definición sea la base para el entrenamiento (recomiendo leer "Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión - ERP"), de esta manera los usuarios solo se entrenaran en lo que necesitan del ERP.

Donde está el Líder del proyecto?

Encontramos que el responsable o líder del proyecto cumple solo un papel administrativo o de coordinación con el proveedor del ERP. En algunos casos solo se limita a recibir los comentarios (y/o quejas) de los usuarios con respecto a la implementación del ERP.

El perfil del líder debe ser de una persona que conozca muy bien negocio y tenga el apoyo de la Alta Dirección (Empowerment) para poder realizar cambios en los procesos y se pueden adaptar al ERP. En otras palabras el líder debe tener la facultad incluso de cambiar o adicionar funciones a los usuarios.

Sorpresa..!  nuevo ERP

Los últimos en enterarse que la empresa ha decidido la compra de un nuevo ERP son los usuarios. Estos usuarios se sienten de alguna manera obligados a utilizar una herramienta originando anticuerpos al uso del nuevo ERP.

La decisión del nuevo ERP es bienvenida, pero debemos hacer participar de forma directa o indirecta a los usuarios, comunicándoles la necesidad de una nueva herramienta y los alcances del mismo. Aquí participa muy activamente el líder del proyecto, quien junto a los usuarios claves deben evaluar el ERP si cumple con las necesidades de la empresa.

Hay que entender a los usuarios del ERP, porque además de realizar su trabajo diario tienen que capacitarse (en algunos casos de forma obligatoria) la nueva herramienta, generando malestar, estrés, horas extras, retraso en presentación de informes, doble digitación, etc. En este caso se sugiere buscar que los usuarios se sientan parte del proyecto con aportes, sugerencia, etc. en otras palabras hacer que el proyecto sea parte de ellos y no solo usuarios mecánicos del ERP.  

Descargue una versión de prueba del SICO - Comercial

Hasta otra oportunidad,

Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión (ERP)

Ya compramos el Software de Gestión - ERP. Qué pasos hay que hacer?, Funcionará para mi negocio?. Estamos listos para el cambio?, etc. Preguntas que se hacen los que tomaron la decisión a pesar de la rigurosa evaluación del proveedor del ERP.

Para su tranquilidad y en base a nuestra experiencia le recomendamos estas etapas a  considerar al implementar su ERP:

Inicio del Proyecto

Uno de los errores más comunes al iniciar una implementación es no involucrar a los usuarios del ERP en el proyecto. Un nuevo programa?, Quien lo va usar?, son algunas pregunta que se hacen los usuarios y en algunos casos forzados por orden de la Gerencia o Alta Dirección.

En esta etapa, se convoca a todo los usuarios que participaran en la implementación y se explica los objetivos y alcances del ERP. El propósito es lograr se involucren y sean parte del proyecto. Es aquí donde se debe elegir al Líder del Proyecto, persona que tenga claro cómo funciona el negocio y tenga la facultad de cambiar procesos actuales en la empresa.

Otro tema a tener en cuenta, es que el proveedor del ERP debe conocer en forma macro el negocio y para ello se debe realizar una Toma de Datos considerando información actual y futura de la empresa.

Se debe establecer las reglas claras del proceso de implementación y conocer cada una de las etapas, recursos de software y hardware a tener en cuenta, penalidades, etc.

Implementación Técnica

El propósito de esta etapa es dejar todo listo para el inicio del uso del ERP. Es decir todo el proceso técnico: Instalación, Base de Datos, conectividad, etc. Se recomienda solicitar al proveedor del ERP una lista de requisitos mínimos de hardware y software que debe cumplirse.

Otra actividad importante que se debe realizar es la importación (o también llamado migración) de información en un formato Excel (o Texto) de los datos básicos que necesita el ERP, entre los principales son: Maestros de Clientes, Maestro de Proveedores, Maestro de Productos y Maestro de Trabajadores. Este punto es uno de los más críticos en el proceso de implementación del ERP, sobre todo la demora en preparar la información del Maestro de Productos en algunos casos por el volumen de información y otros por desconocimiento en la agrupación de las llamadas familias o sub-familias.

Los formatos básicos (factura, boleta, nota de crédito y nota de débito) son indispensables para todo negocio, es por eso que el ERP debe tener una herramienta que permita su adecuación a los formatos de la empresa y su flexibilidad para cambios futuros.

Configuración del ERP

En base a la Toma de Datos realizado en el inicio del proyecto, se debe configurar (o parametrizar) el ERP de acuerdo al negocio. En esta etapa se debe definir los parámetros que debe contener el ERP para su correcto funcionamiento, tales como: cantidad de Almacenes (con nombres apropiados para su fácil identificación del usuario), monedas con que se trabajaran,  tipos de documentos (si va trabajar con diferentes series), definir los locales en caso de tener anexos, etc.

Un detalle a tener en cuenta es la creación de los usuarios que utilizaran el ERP, recomendamos que se defina en base a sus funciones o actividades que realiza en la empresa. Para ello es necesario que cada usuario documente que funciones o actividades realiza, de esa manera puedan identificarse cuales realizará en el ERP. 

Capacitación

La capacitación debe de iniciarse cuando las etapas anteriores han sido completadas. El usuario se siente más confiado en usar el ERP cuando tiene información propia de la empresa, sus formatos están adecuados y no necesita hacer configuraciones previas.

Se recomienda se entregue antes de iniciar la capacitación a los usuarios toda información del ERP, tales como videos, guías de uso, casos prácticos, etc. Esto ayudara que el usuario tenga una idea de cómo funciona y/o trabaja el ERP.

Cuantas horas de capacitación se necesita? Uno de los errores que se comete en esta etapa es pretender aprender todo el ERP, recomiendo se capacite al usuario según la función que realice en la empresa, esto permitirá optimizar el uso de las horas de entrenamiento. Los casos de capacitación por horas no son de buen resultados, en promedio cada usuario solo capta el 20% de lo que se enseña, recurriendo a las siguientes horas a una nueva explicación. Recomiendo los Full-day, donde el usuario podrá absolver todas sus dudas y realizar casos prácticos en el ERP.  

Puesta en Marcha

La puesta en Marcha es el inicio oficial del ERP en la empresa, para esto la empresa establece una fecha de arranque que con el apoyo del proveedor de ERP se cargan los Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Es importante el acompañamiento del proveedor del ERP en esta etapa, donde se absuelvan dudas y/o realizan algunos ajustes en la configuración del ERP de ser necesarios.

El temor al cambio hace que esta etapa se postergue en varias oportunidades en algunos casos por problemas propios de la empresa (cambio de personal, no tener listo los inventarios, etc.). Es importante que el Líder tenga el apoyo de la Gerencia o Alta Dirección, que le permita dar este gran salto.   

Entrega

En esta etapa se debe formalizar la entrega del ERP, en este caso el proveedor del ERP debe de entregar toda la documentación necesaria (licencias, diagramas, etc.) y recibir las sugerencias y opiniones de los usuarios.

En esta etapa se debe hacer una evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados, que mejoras ha tenido la empresa, cuanto ha sido el esfuerzo en términos monetario, etc.

Todas estas etapas las utilizamos en la implementación de nuestra solución SICO – Softwarede Gestión, que ha permitido automatizar en forma rápida y con éxito en los más de 1500 clientes que utilizan nuestras soluciones.

Descargue una versión del SICO - Pequeños Negocios 

Hasta la proxima,

3 Tendencias del Software de Gestion - ERP para el 2016

Luego de leer las tendencias y proyecciones de algunos expertos de Software de Gestión (o también llamados ERP) considero incluir las siguientes:

El crecimiento Migratorio

Según la Superintendencia Nacional de Migraciones y el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) confirman que la recepción de trabajadores extranjeros se ha incrementado en 793 % entre 2004 y 2014. Para el 2015 el incremento fue del 12.1% con relación al 2014 y procedieron de Colombia 17.2%, Chile 14.6%, España 11.7% y Argentina 10.5%. Esto quiere decir que “El Perú se ha convertido en un destino muy importante para ciudadanos de todas partes del mundo que buscan desarrollar sus conocimientos y talentos en un país serio y con futuro", destacó el Superintendente Nacional de Migraciones, Sr. Boris Potozén.

Esta ola de migración es una gran oportunidad para las Empresas de Desarrollo de Software de Gestión (ERP) puedan mejorar y adaptar sus soluciones con miras a exportar, caso contrario aumentara la importación de software extranjero que ya ha golpeado al mercado local. Podemos aprovechar sus experiencias y conocimientos para que nuestras soluciones sean adaptables para cualquier país de la región.

Integración con las Redes Sociales

Se imagina generar una Orden de Compra y de inmediato se envía un mensaje al Facebook del proveedor o recibir un mensaje de un cliente y automáticamente lo tenga en su Software de Gestión.  Este será uno de los retos que todo Software de Gestión (ERP) debe contemplar, en el futuro será requisito indispensable.

Un motivo más para que las herramientas de gestión estén integradas a esta gran red es la aparición de redes sociales para empresas como "Facebook para Empresas", que muy pronto estará disponible, donde las empresas podrán hacer negocios y/o difundir sus productos y servicios.

Servicio en la nube

El estudio elaborado por Apoyo Consultoría sobre el impacto de las TIC (Tecnología de la Información y la Comunicación) al desarrollo del país destaca que proyecto RED NACIONAL DE FIBRA OPTICA del MTC (6.1 millones de peruanos conectados), el crecimiento en el número de peruanos con smartphones (de 17.2% a 58.7% para el 2020) y la aparición y crecimiento de la tecnología de dinero electrónico fomentadas por Asbanc (5 millones de peruanos para el 2020) forman una serie de factores que deben ser aprovechadas para el avance de las TIC. 

Esto significa que en los próximos años el acceso a la información debe ser inmediato y disponible en cualquier momento. Para lograr esto, los ERP deben estar disponible los 365 días del años, es decir en las nubes.

Un gran beneficio de tener un ERP en las nubes, es que las empresas pagaran por este servicio según su uso (como el consumo de energía eléctrica), además de ahorros en servidores y  personal especializado.

Actualmente la SUNAT esta fomentado el tema de las nubes con su aplicación para Facturas Electrónicas, es completamente gratis y puede acceder a su información desde cualquier lugar que tenga Internet. Además hace unos meses lanzo una aplicación móvil que permite desde tu celular generar un Recibo Honorario Electrónico y/o Factura Electrónica.

No creo que sea el fin de las Aplicaciones de Escritorio, pero debemos estar preparados para cuando llegue el momento.

Descarga una demostración del SICO - WEB 100% en las nubes

Los 3 errores más comunes al implementar un nuevo software de gestión

Como vimos en nuestro artículo "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa" del 29 de Enero (sino lo leyo de clic aquí: http://bit.ly/1weWPVi), adquirir el nuevo software para su empresa, puede haberlo llevado por un camino muy agotador, pero si después de mucho batallar logro conseguir el software que calza con sus necesidades, no piense que ya se acabó el proceso.

Nada más lejos de la realidad. Ahora le toca el turno a la Implementación, es decir, tenemos que instalar el nuevo sistema en su empresa.

Y eso es lo que Implementación significa. Ah y no piense que esto es tan sencillo como instalar una hoja electrónica o un procesador de textos en su PC.

Implementar un Sistema de Gestión, es una tarea que involucra mucho orden, entusiasmo y persistencia...y sobre todo, que todas las áreas de su empresa, estén involucradas en el proceso. En especial Usted...Sí Usted, como dueño de la empresa.

Estos pasos son vitales y normalmente no se toman en cuenta, en especial por los dueños de pequeñas empresas (e incluso algunas medianas y grades).

Revisemos lo que tendría que hacer (y normalmente no lo hacen):

1. No tener quien Lidere el cambio.
Establezca un equipo de trabajo y asigne alguien que lo Lidere, eso le dará orden, tendrá quién le informe, quién supervise cada proceso y le ahorrará muchos dolores de cabeza.

Muchos gerentes creen que viene un técnico, carga el software y luego le enseña que botón presionar para que este comience a funcionar.

Nada más lejos de la realidad. Determine quién se capacitará, quien estará "arengando" dentro de su empresa, para que el personal que debe de tomar la capacitación realmente la reciba.

Cuantas veces he podido escuchar:

“…Ah, ¿Hoy toca la capacitación? Por favor diles que no puedo, tengo una reunión o no tengo ganas, dile que estoy ocupado,  que peeeesaaaadossss...ya vinieron...!!

Error...!!

Un Líder de Proyecto, se encargará de movilizar a todos hacia un  objetivo: Instalar y que funcione el Sistema.

2. Establezca cronogramas claros de capacitación y CUMPLALOS...!!
Okey, digamos que Usted es precavido y estableció su equipo de trabajo, con Líder y todo...pero aun así no le fue bien.

¿Quiere que le diga en que fallo?

Se lo voy a decir, porque cientos de veces he visto, que los usuarios establecen bien su equipo, programan tareas...pero NO CUMPLEN (o no le dan el debido seguimiento) a sus propios cronogramas o quizás se olvidan de el o tampoco le dan importancia.

¿Luego que pasa? Que no saben cómo hacer las cosas, como ingresar los datos o como elaborar un reporte, ¿Las consecuencias? El sistema no sirve.

Error...!!

Asegúrese que todos los que vayan a utilizar el nuevo sistema estén capacitados y hayan entendido bien todo, esto es tan importante como que asistan.

3. ¿Cuán ordenada esta su empresa?
Pepita SA era una empresa que vendía papeles, de todas las formas y tamaños, tenía distintos precios, descuentos, ofertas de mes, combos (dos por uno) y sus almacenes siempre tenían que estar lleno.

Habían comprado un sistema para ordenarse.

¿¿¿¿¿Qué?????

Error..!!

Por favor tenga en cuenta una cosa MUY IMPORTANTE: Usted no compra un sistema para ordenarse, Usted tiene que estar ordenado, de lo contrario todo lo que ingrese al nuevo sistema, este se lo devolverá de igual forma, sea este IBM, SAP, Microsoft o haya sido hecho por el mismo Bill Gates, en persona.

Usted compra un sistema para procesar sus datos, para que este le proporcione información de manera eficiente, rápida y Usted pueda tomar mejores y más rápidas decisiones.

Usted compra un sistema para GESTIONAR SU EMPRESA...!!

El orden es algo inherente, es algo que un sistema le va a ayudar a mantener, pero que no lo va a ordenar por Usted.

Por ejemplo:

Si tiene una variedad de productos:

a) Agrúpelos (Familia, sub-familia)

b) Codifíquelos (De gran ayuda, si tiene mucha variedad de productos)

c) Identifique los distintos tipos de ingresos y salida de mercadería
   (No todo es ingreso por compra y salida por ventas, hay muchas  variaciones)

Tome en cuenta estos tres primeros puntos para toda implementación, Usted como empresario, como gerente, como cabeza  una organización, tiene que liderar el cambio; esto normalmente significa procesos bien marcados, que bien gestionados no tienen por qué crear complicación; todo lo contrario, acelerará el proceso, obtendrá lo mejor y sobre todo, le evitará dolores de cabeza.

Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí:
Sistema de Gestión 

Si le gusto este artículo compártalo y no se olvide que estamos también en Facebook, toda una agradable experiencia, nos vemos allí: Facebook SOINFOSA

Soy una pyme ¿Debo tener un software de gestión?

Tener un software de gestión es una poderosa herramienta para sincronizar objetivos del equipo de Ventas y Operaciones en una pequeña empresa.

¿Cuántas veces en lo mejor de sus ventas se dieron cuenta que no tenían stock? Perdieron la venta por supuesto, porque los clientes no esperan. Se van a la competencia.

El otro día fue una distribuidora de golosinas y gaseosas al por mayor (en pleno Miraflores), tuve que hacer una cola para hacer el pedido.

Luego tuve que hacer otra cola para pagar. Ahí es donde se dieron cuenta que ya se les había agotado la mercadería que yo había pagado.

Les pregunté por qué no cuentan con esa información, me dijeron que tenían solamente un sistema para facturar y almacén, pero no confiaban mucho en las cifras que arrojaba el programa.

Y por qué no lo cambia, pregunté. 

"Estoy esperando por el mejor momento para ello" me respondieron.

Resultado: Me fui a la competencia.

¿Sabe cuánto dinero están perdiendo por ese error? Por lo menos yo no le compre (y tampoco lo voy a referir) y así como yo, varios clientes se fueron enojados.

Recuerde:
"En los tiempos actuales el cliente ideal, ya no es solo el que compra, sino el que refiere..."

Así que:
¿Cuál es su mejor momento para comprar su sistema de gestión? AHORA.

No importa el tamaño de su empresa (evidentemente si recién empieza no comprará un sistema con todas los módulos, pero si uno para su punto de venta y/o almacenes).

Adquirir un sistema de gestión es una inversión de recursos, tiempo y dinero. Aunque siendo reales, va a depender de usted que sea eficiente la adquisición.

Un software de gestión no es una solución tipo "cura-para-todo", le voy a dar un ejemplo muy claro:

Usted es un importador que está viendo despegar sus ingresos. Hoy se ha levantado con mucho entusiasmo, reunió a sus vendedores y les dijo:

"El 1° trimestre podemos vender S/. 100,000" todos aplauden...! (Por el momento)

Por la tarde -luego de procesar su hoja electrónica- se da cuenta que solo tiene en almacén mercadería por S/. 50,000

¿Sabe cuánto demora importar...no?

La falta de sincronización entre ventas y operaciones es típica, sobre todo en las pequeñas empresas. Sin una adecuada visión sobre esta realidad empresarial, los dos equipos se configuran para el fracaso. Y esto es una realidad que se da en cientos de empresas.

Y, cuando se produce un fallo, es difícil saber dónde está la rendición de cuentas. ¿Se pronosticó ventas muy optimistas o se hicieron operaciones menores de compras?

Sin embargo un software o sistema de gestión que les daría:

Adecuado Control de Inventarios.
Usted creará sus almacenes y al momento de generar el documento de ventas automáticamente descargará sus inventarios.

Podrá tener al momento el Kardex y lo más importante obtener sus inventarios valorizados en cualquier momento.

Chau procesos engorrosos de cierres mensuales. Chau hoja electrónica.

Seguimiento de los Productos.
Podrá controlar los ingresos y salidas de sus productos y verificar al momento, en donde se encuentre sus cifras.

Ah y obtendrá información de los productos que están debajo del stock mínimo, para su reposición inmediata.

Tendrá la historia detallada del movimiento de cada uno de sus productos y sabrá con que documentos se generó el ingreso o la salida del almacén.

Controlará sus Compras.
Generada la Orden de Compra, el sistema le permitirá hacer su seguimiento, de tal manera que sabrá si el proveedor ha entregado todo o parcialmente lo solicitado.

¿Genial verdad? Pero aquí viene el gran error de muchos empresarios al pensar que el sistema es una solución tipo "cura-para-todo" como dije líneas arriba.

1. ¿Qué pasa si usted quiere hacer el control de sus compras y el sistema no arroja ninguna información? ¿Fallo el software?

¡¡…NO..!! Fallo el proceso de generar la Orden de Compra.

¿Qué...? Pero si nunca hemos hecho esto. ¿Es necesario?

Por supuesto, la Orden de Compra es el inicio de un proceso y emitirla le da no solo ese orden, sino que vela por sus controles internos. Pero claro, como no están acostumbrados a esto...lo desechan...¡¡GRUESO ERROR..!!

2. ¿Qué pasaría si el sistema no me informo si estamos bajo el stock mínimo?

Aquí la respuesta es obvia. ¿Lo estableció, es decir, le dijo al sistema cuál era, para que lo pueda controlar?

No, por supuesto...se les olvido...no estaban acostumbrados a ello.

¿Vio? Un sistema de gestión es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer...pero si no está adecuadamente implementado, le va a traer más de un dolor de cabeza.

Es por ello que mientras más rápido piense en adquirir un sistema de gestión, mejor. Sobre todo si es una pyme...no espere a crecer cada vez más y hacer sus operaciones más voluminosas.

Y para aquellos que ya crecieron y requieren un sistema que los ayude: Pongan en orden la casa primero (también les puede ayudar nuestro artículo anterior "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa").

Si este artículo le gusto: Compártalo..! Si tiene algún comentario: Hágalo..! Estaremos encantados de compartir ideas con ustedes.

Y si tiene alguna duda, pregúntenos, haga clic aquí: Pregunte 

Nos vemos en facebook: SOINFOSA