Mi Negocio en la Nube

Escribo estas líneas desde un restaurante en la ciudad de Chiclayo (a unos 45 minutos en avión al norte de Lima – Perú) y no pude evitar escuchar el reclamo de un cliente que hasta el momento no recibía información de los inventarios y los resultados de las ventas, información importante para una reunión de negocios con un potencial cliente. Me pregunto: Que hubiese pasado si tuviera toda esta información en la nube?. Analicemos algunos beneficios si migramos nuestro negocio a la nube:

Tener la información que necesita YA! 

Puede acceder a la información que necesita de forma inmediata, solo se necesita tener una conexión a Internet. En otras palabras la información estará disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, y lo más importante en tiempo real.

Adiós a los servidores en la oficina

Ya no es necesario tener equipos de cómputo especiales para almacenar toda nuestra información y costos adicionales por mantenimiento y personal especializado. Tampoco hay que preocuparse en temas de copia de seguridad, pérdida de información, caídas del servidor, etc.

Los costos de repotenciación y actualización de software de estos servidores son prácticamente cero. Si la empresa requiere mejorar la capacidad de información, simplemente hay que solicitarlo y listo, no es necesario de un personal especializado.

Seguridad de mi información

La primera preocupación es si realmente mis datos están seguros. Con el avance de la tecnología y sobre todo referente a la seguridad se han tomado en cuenta lo siguientes aspectos:

• Seguridad de transporte, donde la autenticidad de los usuarios mediante encriptación hace confiable la integridad de las comunicaciones.
• Autenticación del usuario, el acceso es normalmente mediante el uso de usuario y contraseña
• Uso de contraseñas robustas, debe cumplirse ciertas reglas en la generación de contraseñas como por ejemplo: tamaño mínimo de 10 caracteres, debe incluir letras, números y caracteres especiales, no contener dos caracteres iguales seguidos, etc.
• Solicitud de Activación de Cuenta, antes de usar una cuenta nueva debe de solicitarse su activación al usuario. Existen varios métodos, como el envió de mensaje SMS o un correo electrónico.
• Cifrado de Datos, esto asegura la información tanto en tránsito como en las instalaciones del proveedor, impidiendo que el propio proveedor tenga acceso a nuestra información.
• Control de Acceso a los datos, definir los privilegios y niveles de acceso que tendrá cada usuario.
• Respaldo, el proveedor debe definir las políticas de copia de seguridad y replicación de datos almacenados en sus instalaciones
• Confidencialidad de los datos, solo quien tenga autorización, podrá acceder a los datos almacenados y compartirlos con los usuarios.

Pago por el servicio usado

Esto es realmente innovador y que muy pronto será una regla en nuestra empresa. Se imagina pagar estos servicios según lo utilizado, como lo hacemos actualmente con los servicios de luz, agua y teléfono.

Ahora debemos preguntarnos si estamos realmente preparados para migrar a la nube, creo que es momento de hacer un análisis y hacer un comparativo de costos versus beneficios.

Acceda a una versión de prueba desde el siguiente enlace Sico - web

Hasta la próxima

¿Estoy preparado para implementar un ERP?

Previo a la compra de un ERP para nuestra empresa, debemos considerar lo siguiente: Es el momento adecuado para su implementación, tenemos bien definido cuales son nuestras necesidades y sobre todo como buscar un proveedor confiable. 

Analicemos cada uno de estos aspectos: 

Encontrar el mejor momento para adquirir un ERP

Cuando la empresa siente que ya no puede controlar las operaciones y se vuelve más engorroso generando pérdida de tiempo y dinero. Es el mejor momento para iniciar la búsqueda de un ERP.

Esta búsqueda debe contemplar lo siguiente:

• Que sea una solución totalmente integrada y que le permita compartir la misma información.
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Sea fácil y muy intuitivo
• Lo acompañe en su crecimiento
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Tener definido claramente las necesidades

Es muy importante tener definido los requerimientos de la empresa por adelantado con el fin que el proveedor conozca claramente como usará la herramienta, cantidad de usuarios, que tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.

Es importante que evalúe la flexibilidad del ERP y que lo acompañe en su crecimiento. Se recomienda inicialmente se adquiera los módulos necesarios y luego comprar los adicionales cuando se requiera.

Escuchar a los expertos y/o experiencias de otras empresas que han pasado por un proceso de implementación reciente, ayudaría a despejar muchas dudas e interrogantes. Sobre todo establecer una hoja de ruta para la mejor selección del ERP para tu empresa.

Asegurar la confiabilidad del proveedor

Se recomienda un análisis minucioso de la propuesta del proveedor del ERP y tomar nota de todo lo que se acuerda durante la negociación. Solicitar un contrato o documento donde se especifique cada uno de los puntos acordados, lo que incluirá y no incluirá en el proceso de implementación.

La selección del ERP toma su debido tiempo (en algunos casos meses). La formación de un equipo con personal clave y con el apoyo de la alta dirección ayudará que este proceso se realice en menor tiempo.

También se debe evaluar el compromiso del Proveedor desde el inicio del proceso, su experiencia en implementación sobre todo en rubros similares a su negocio. Como en casos que proveedores son expertos en finanzas pero no tienen mucha experiencia en Costos de Producción.

Descargue una versión de prueba desde el siguiente enlace SICO - Servicicos 

Hasta la próxima

¿Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?

Pregunta que se debe hacer la alta dirección (o los que toman la decisión de compra) antes de adquirir un ERP. La percepción inicial siempre es tomada como un Gasto, dado que en algunos casos se da prioridad gastos (o inversiones) propios del negocio y el ERP pasa a un segundo o tercer plano.

Si el objetivo es adquirir una solución puntual como por ejemplo: Facturación, en mi opinión se podría considerar como un Gasto, pero si el objetivo es adquirir una solución que integre Facturación, Logística y Contabilidad lo consideraría como una inversión y como toda inversión debe ser recuperada (ROI), en el siguiente cuadro les muestro como sería la recuperación de esta inversión:

Este cuadro hace la comparación entre hacer una actividad en forma manual (incluso utilizando EXCEL) y hacerlo en forma automatizada utilizando nuestra solución SICO – Software de Gestión. Para entenderlo mejor veamos un ejemplo: supongamos que nuestra empresa realiza alrededor de 90 facturas mensuales y estimamos que nos demoramos por cada factura un minuto aproximadamente por documento, entonces el total de tiempo utilizado es de 1.5 horas. Si lo valorizamos en función a un sueldo mensual de US$ 600.00 y trabajando 20 días a mes de 8 horas, cada hora equivale a US$ 4.00 entonces tendríamos que 1.5 horas equivale US$ 6.00. Ahora, si realizamos las mismas 90 facturas pero utilizando SICO – Software de Gestión, el tiempo se reduce a 1 hora y esto equivale a US 4.00. Entonces tendríamos un Ahorro de US$ 2.00, que representaría un aproximado de 33% de ahorro mensual, con una ventaja adicional que tendríamos información inmediata de nuestras ventas para tomar mejores decisiones.

Podemos concluir en lo siguiente:

1.    Ud. está dejando de ahorrar mensualmente el 75% de sus gastos, es decir por cada US$ 100.00 de gasto está perdiendo US$ 75.00 por no adquirir un ERP.

2.   Si Ud. invierte US$ 10,000 en una solución ERP, su recuperación será en 6 a 7 meses aproximadamente después de la implementación del ERP.

3.   Definitivamente adquirir un ERP es una INVERSION.

Pruebe una versión DEMO del SICO - Pequeños Negocios

Hasta la próxima

Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión (ERP)

Ya compramos el Software de Gestión - ERP. Qué pasos hay que hacer?, Funcionará para mi negocio?. Estamos listos para el cambio?, etc. Preguntas que se hacen los que tomaron la decisión a pesar de la rigurosa evaluación del proveedor del ERP.

Para su tranquilidad y en base a nuestra experiencia le recomendamos estas etapas a  considerar al implementar su ERP:

Inicio del Proyecto

Uno de los errores más comunes al iniciar una implementación es no involucrar a los usuarios del ERP en el proyecto. Un nuevo programa?, Quien lo va usar?, son algunas pregunta que se hacen los usuarios y en algunos casos forzados por orden de la Gerencia o Alta Dirección.

En esta etapa, se convoca a todo los usuarios que participaran en la implementación y se explica los objetivos y alcances del ERP. El propósito es lograr se involucren y sean parte del proyecto. Es aquí donde se debe elegir al Líder del Proyecto, persona que tenga claro cómo funciona el negocio y tenga la facultad de cambiar procesos actuales en la empresa.

Otro tema a tener en cuenta, es que el proveedor del ERP debe conocer en forma macro el negocio y para ello se debe realizar una Toma de Datos considerando información actual y futura de la empresa.

Se debe establecer las reglas claras del proceso de implementación y conocer cada una de las etapas, recursos de software y hardware a tener en cuenta, penalidades, etc.

Implementación Técnica

El propósito de esta etapa es dejar todo listo para el inicio del uso del ERP. Es decir todo el proceso técnico: Instalación, Base de Datos, conectividad, etc. Se recomienda solicitar al proveedor del ERP una lista de requisitos mínimos de hardware y software que debe cumplirse.

Otra actividad importante que se debe realizar es la importación (o también llamado migración) de información en un formato Excel (o Texto) de los datos básicos que necesita el ERP, entre los principales son: Maestros de Clientes, Maestro de Proveedores, Maestro de Productos y Maestro de Trabajadores. Este punto es uno de los más críticos en el proceso de implementación del ERP, sobre todo la demora en preparar la información del Maestro de Productos en algunos casos por el volumen de información y otros por desconocimiento en la agrupación de las llamadas familias o sub-familias.

Los formatos básicos (factura, boleta, nota de crédito y nota de débito) son indispensables para todo negocio, es por eso que el ERP debe tener una herramienta que permita su adecuación a los formatos de la empresa y su flexibilidad para cambios futuros.

Configuración del ERP

En base a la Toma de Datos realizado en el inicio del proyecto, se debe configurar (o parametrizar) el ERP de acuerdo al negocio. En esta etapa se debe definir los parámetros que debe contener el ERP para su correcto funcionamiento, tales como: cantidad de Almacenes (con nombres apropiados para su fácil identificación del usuario), monedas con que se trabajaran,  tipos de documentos (si va trabajar con diferentes series), definir los locales en caso de tener anexos, etc.

Un detalle a tener en cuenta es la creación de los usuarios que utilizaran el ERP, recomendamos que se defina en base a sus funciones o actividades que realiza en la empresa. Para ello es necesario que cada usuario documente que funciones o actividades realiza, de esa manera puedan identificarse cuales realizará en el ERP. 

Capacitación

La capacitación debe de iniciarse cuando las etapas anteriores han sido completadas. El usuario se siente más confiado en usar el ERP cuando tiene información propia de la empresa, sus formatos están adecuados y no necesita hacer configuraciones previas.

Se recomienda se entregue antes de iniciar la capacitación a los usuarios toda información del ERP, tales como videos, guías de uso, casos prácticos, etc. Esto ayudara que el usuario tenga una idea de cómo funciona y/o trabaja el ERP.

Cuantas horas de capacitación se necesita? Uno de los errores que se comete en esta etapa es pretender aprender todo el ERP, recomiendo se capacite al usuario según la función que realice en la empresa, esto permitirá optimizar el uso de las horas de entrenamiento. Los casos de capacitación por horas no son de buen resultados, en promedio cada usuario solo capta el 20% de lo que se enseña, recurriendo a las siguientes horas a una nueva explicación. Recomiendo los Full-day, donde el usuario podrá absolver todas sus dudas y realizar casos prácticos en el ERP.  

Puesta en Marcha

La puesta en Marcha es el inicio oficial del ERP en la empresa, para esto la empresa establece una fecha de arranque que con el apoyo del proveedor de ERP se cargan los Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Es importante el acompañamiento del proveedor del ERP en esta etapa, donde se absuelvan dudas y/o realizan algunos ajustes en la configuración del ERP de ser necesarios.

El temor al cambio hace que esta etapa se postergue en varias oportunidades en algunos casos por problemas propios de la empresa (cambio de personal, no tener listo los inventarios, etc.). Es importante que el Líder tenga el apoyo de la Gerencia o Alta Dirección, que le permita dar este gran salto.   

Entrega

En esta etapa se debe formalizar la entrega del ERP, en este caso el proveedor del ERP debe de entregar toda la documentación necesaria (licencias, diagramas, etc.) y recibir las sugerencias y opiniones de los usuarios.

En esta etapa se debe hacer una evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados, que mejoras ha tenido la empresa, cuanto ha sido el esfuerzo en términos monetario, etc.

Todas estas etapas las utilizamos en la implementación de nuestra solución SICO – Softwarede Gestión, que ha permitido automatizar en forma rápida y con éxito en los más de 1500 clientes que utilizan nuestras soluciones.

Descargue una versión del SICO - Pequeños Negocios 

Hasta la proxima,

Amigo, ¿Le conviene realmente a mi empresa tener su datos en la nube?

El otro día en una reunión de amigos, alguien me hizo esta pregunta. Y en realidad se ha hablado y se sigue hablando tanto al respecto y en Internet existen variados conceptos que muchas veces confunde.

Lo gracioso es que todos nosotros ya estamos en la nube (cloud computing), lo que sucede es que no nos damos cuenta.

Mira, le comencé a decir, coge tu Smartphone y dime ¿Qué haces cuando quieres tomar un taxi de manera segura y que llegue a tu casa, habiendo previamente negociado la tarifa? o cuando revisas tu cuenta en Facebook o envías un email acaso ¿No utilizas tu Smartphone y lo haces?

Bueno ahí está...tú ya estás en la nube.

Ahora esta explicación por supuesto me llevo a conversar más sobre el tema y eso es algo que en SOINFO queremos ayudar a ustedes a comprender; todo lo relacionado al mágico y misterioso tema de la "computación en nube " o "cloud computing"

Pero realmente el concepto es bastante sencillo, concéntrese en tres puntos principales:

•      Cuando lo requiera
•      Amplios recursos
•      Pague lo que consume

Eso es todo, en esencia. Pero echemos un vistazo a lo que dice el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de los Estados Unidos, NIST por sus siglas en inglés (National Institute of Standards and Technology) el cual regula todo lo relacionado a este tema:
 
NIST dice:

"La computación en nube es un modelo que permite conveniente, el acceso ubicuo a la red cuando se requiera, a un conjunto compartido de recursos informáticos configurables (por ejemplo, redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) que pueden ser rápidamente aprovisionados y liberados con mínimo esfuerzo de gestión o interacción del proveedor de servicios.

Este modelo de nube se compone de cinco características esenciales, tres modelos de servicio, y cuatro modelos de despliegue".

Ahora veamos las Características Esenciales:

Auto servicio cuando lo requiera.
Una persona puede unilateralmente provisionar capacidades de computación, como por ejemplo tiempos de uso y almacenamiento de data en el servidor, de forma automática, sin necesidad de interacción humana con cada proveedor de servicios.

Amplio acceso a la red.
Todo tipo de capacidades de conexión están disponibles en la red, usted puede acceder a través de los mecanismos normales como su PC o a través de plataformas heterogéneas (por ejemplo, teléfonos móviles, tabletas, ordenadores portátiles y estaciones de trabajo).

Amplio conjunto de Recursos.
Los Recursos informáticos de un proveedor se juntan para servir a múltiples consumidores, con diferentes recursos físicos y virtuales dinámicamente asignados y reasignados de acuerdo a la demanda del cliente. Hay un sentido de independencia de ubicación en que el consumidor generalmente no tiene control ni conocimiento sobre la ubicación exacta de los recursos proporcionados, pero puede ser capaz de especificar la ubicación en un nivel  más alto de abstracción (por ejemplo, país, estado, o centro de datos). Ejemplos de recursos incluyen el almacenamiento, procesamiento, memoria y ancho de banda de la red.

Rápida Elasticidad.
Las capacidades pueden ser elásticamente aprovisionados y liberados, en algunos casos de forma automática, para escalar rápidamente hacia afuera (mayor cantidad de usuarios) y hacia adentro (por ejemplo nuevos módulos) de acuerdo a lo que se solicite. Para el consumidor, las capacidades disponibles para la provisión a menudo parecen ser ilimitadas y pueden ser apropiados en cualquier cantidad, en cualquier momento.

Medición de servicio.
Sistemas de nubes controlan automáticamente y optimizan el uso de recursos, mediante el aprovechamiento de sus capacidades de medición (por ejemplo, almacenamiento, procesamiento, ancho de banda, y las cuentas de usuario activas). El uso de recursos se puede supervisar, controlar e informar; proporcionando transparencia, tanto para el proveedor y el consumidor del servicio utilizado.

Puede tomar como ejemplo el SICO Web recientemente lanzado al mercado por SOINFO, este es un software de Gestión que aprovecha la computación en nube, diseñado de tal manera que le permita esa movilidad (estar donde sea y acceder a los datos de su empresa) que tanto desea.

Si desea, puede probar la versión para la nube de nuestro Software de Gestión SICO WEB, recientemente lanzado al mercado:  http://bit.ly/1Fk0bKf

Como lo que tenemos que contarles aquí es muy extenso, vamos a dividir este artículo en dos , en nuestra próxima edición de fin de año lo culminaremos hablando sobre los Modelos de implementación y los Modelos de servicio.

Comparta este artículo a sus amigos…ellos también querrán saber más sobre la computación en nube.

4 formas para enfrentar una crisis en la economía

Goldman Sachs realizo estudios y estimaciones económicas en Brasil, Argentina, Colombia, México y Perú sobre crecimiento económico y sus estimaciones.

Las conclusiones a los que llegaron han sido tremendamente interesantes, comparto dos:

1. Informan que -con excepción de Colombia- todos los países estudiados, se desaceleraron en el 1° Semestre del 2014.

2. En todos los países estudiados -menos Perú- los factores internos contribuyeron a la desaceleración del 1° Semestre.

En el caso de Chile, quién también se ha visto afectado por los factores externos en la economía, se le tiene que sumar el panorama político que, momentáneamente,  ha impactado en las perspectivas de inversión.

Sin embargo, tanto Chile, como Colombia y Perú, siguen siendo plazas de inversión atractiva.

Como podemos observar, en Latinoamérica la crisis económica  internacional se va a sentir de diversas maneras, la gradualidad va a depender del país en donde esté viviendo en estos momentos.

Existen algunas reglas generales que todas las Pymes y empresarios debemos tomar en cuenta para proteger nuestro futuro financiero, aplicables a cualquier realidad, he aquí algunas de ellas:

1. Sea cuidadoso con los recortes de gastos.
Uno de los errores más frecuentes es reducir desembolsos que van a significar mejorar la promoción o ventas. Me refiero específicamente al Marketing.

Es ahora cuando más necesita concentrarse en incrementar su posición en el mercado.

Elimine aquello que puede prescindir fácil y rápidamente (papelerías, tintas a color, etc.).

Por ejemplo, si necesita imprimir varios juegos de un mismo documento, imprima uno y saque fotocopia al resto (las fotocopias son mucho menos caras que el gasto de impresión, sobre todo si usa inyección de tinta).

2. Incentive la Creatividad y Comparta objetivos con su equipo.
Reúnase  con todo su equipo de trabajo, informe que pasos va a realizar e incentive las ideas que lleven a mejorar la productividad. No se imagina la cantidad de ideas que puede obtener con personal con el que se comparte objetivos. Algunas de estas ideas le pueden significar una buena cantidad de ahorro en costos (desde energía, transporte, distribución, telefónicos, hasta reciclado y eliminación de procesos repetitivos)

Bien manejado este tipo de reuniones refuerza el espíritu de equipo de la empresa y aleja cualquier incertidumbre en el personal.

3. Este alerta a las oportunidades del mercado
Aunque suene contradictorio este es el mejor momento para comprar o negociar mejores condiciones para la adquisición que le haya estado interesando últimamente (por ejemplo adquirir un nuevo software de gestión).

Este es el momento donde todas las cosas bajan su valor, revise siempre dos cosas: Su posición de caja y el costo-beneficio de la adquisición.

4. No entre en pánico
Todo en la economía es cíclico, cuando los indicadores  bajan, debe de trabajar y estar preparado para cuando vuelva a subir. Por lo pronto el panorama es mucho mejor en el 2015 para Colombia y Perú (Chile si bien sigue siendo atractivo, está en medio de un terremoto político, económico y social con los nuevos cambios realizados por el gobierno)

Empiece su Planificación Anual con toda la información disponible a su alcance de manera oportuna, el último trimestre del año, usualmente es cuando la mayoría de empresas realizan sus reuniones de planificación. Así que ¿Tiene toda su información ordenada, relevante y de manera oportuna?

Si no lo tiene, llámenos que tenemos una solución para usted, un Software de Gestión adecuada para el tipo de sector donde se encuentre. SOINFO tiene más de quince años en el mercado de sistemas de gestión. Sabemos muy bien cómo utilizar lo mejor de la tecnología para lograr su desarrollo.

Por ejemplo el Sistema de Gestión SICO de SOINFO es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer. Por lo que, no se ahogue en toda la información con que se alimenta su empresa, priorice, aprenda a manejar aquella que le es verdaderamente útil.

¿Quiere más ejemplos? Llámenos y le informaremos, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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¿Conoce lo que es la nube?

Empresarios de pequeñas empresas a menudo dudan si utilizar el almacenamiento de sus datos de manera on-line, en la Internet; debido a inherentes riesgos de seguridad o por total desconocimiento de lo que ha sido denominado la "nube".

Muchos temen que guardando sus datos más importantes en la nube, es poner sus documentos e información en riesgo.

Pero si de seguridad se trata, esto se va vuelto tan sofisticado que muchos expertos están de acuerdo que el almacenamiento de sus datos, o la utilización de su software de gestión en la nube, es mucho más seguro y práctico que otro tipo de soluciones podrían brindar.

Dicho sea de paso, nube, es el término utilizado para describir el almacenamiento de todo tipo de información en servidores que no pertenecen a la empresa y que brindan ese tipo de servicio.

¿Qué gana?

• Ahorra dinero al no gastar en equipos costosos de almacenamiento.
• Ahorra dinero al no tener que gastar en mantenimiento de estos equipos.
• Ahorra dinero al no tener que contratar personal especializado que maneje esos equipos.
• Puede acceder a su información donde sea que se encuentre y que haya una conexión a Internet.
• No se preocupa en realizar copias de seguridad, ni en revisar si esas copias funcionan.
• Toda su información está debidamente resguardada y a salvo.
• No tiene que preocuparse, si su sistema se cayó, si el servidor se malogro por la subida de la tensión eléctrica, etc. etc.

Cuando usted trabaja con una respetable empresa que brinda -por ejemplo- un sistema de gestión on-line o en la nube, incluso la información puede ser encriptada (aquella que usted o yo solo veríamos signos) viaja a tremendas velocidades de tal manera que pasa totalmente desapercibido.

Para graficarlo mejor recuerde el siguiente escenario:

Usted se encuentra viajando plácidamente en un taxi, su laptop a su lado, el auto lo lleva al sitio indicado, usted paga, baja e ingresa tranquilo a visitar a su cliente...hasta que se da cuenta que su laptop lo dejo olvidada en el taxi.

¿El resultado?

Angustia y desesperación...pero no solo por la laptop...NO...!! Sino por la valiosa información que tenía en ella.

Teniendo su información en la nube, no tendría el problema de pérdida de su data.

¿Se dio cuenta? ¿Capta la idea?

Si usted comienza a despertar a la modernidad (aunque este proceso de almacenamiento en la nube, tiene ya varios años) le recomendamos que busque un proveedor que mantenga sus documentos y datos apropiadamente protegidos, es decir, que ponga énfasis en las características de seguridad.

Tenga en cuenta que la mejor manera (la Número # 1) de asegurar que sus datos se encuentren seguros, es escogiendo trabajar con una empresa respetable, que tenga más de diez años trabajando y que brinde un servicio de soporte técnico óptimo.

En pocas palabras que se preocupe genuinamente en querer ayudarlo.

En SOINFO estamos preparando novedades con relación a este punto, pronto seguiremos hablando de la nube...pero si usted quiere conversar con nosotros algo al respecto...Siempre vamos a estar encantados.

Puede Contactarnos aquí ---> bit.ly/1mwdhff

Y si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí:
Sistema de Gestión 

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Aprenda cómo ganarle a su competencia con su Sistema de Gestión

Por primera vez en la historia, los comerciantes pueden tener datos realmente cuantificables y objetivos. Los sistemas de gestión de hoy recogen información totalmente imparcial (ningún sistema le mentira si sus ventas subieron o bajaron).

También son extremadamente escalable, lo que significa que sus datos pueden ser recogidos a través de decenas de tiendas que tenga, proporcionando datos de muy alta calidad y en tiempo real (al segundo que ocurren).

En nuestra publicación anterior le mencionábamos como los clientes han cambiado, ahora es Usted quien tiene que perseguir que su cliente tenga una experiencia personalizada, cada  minuto cuenta.

Imagine que usted se levanta temprano por la mañana, lleno de vitalidad, sabiendo que el día de hoy todo lo va a ir bien.

De pronto, toma nota de algo inesperado, al revisar en su sistema el reporte "CLIENTES SIN MOVIMIENTO", usted se dio cuenta que uno de sus más queridos clientes el Sr. Rommel Cajaleón, dejo de comprarle el mes anterior.

Inmediatamente lo llama (o hace que su vendedor lo llame) y le brinda el apoyo y las facilidades para que pueda continuar con su negocio, al fin y al cabo, todo proveedor tiene que ser un socio estratégico de negocios de su cliente.

¿Qué..? No le escuche muy bien...¿No tiene ese reporte en su Sistema?

Entonces va a tener que leer cuidadosamente nuestra publicación anterior y tener: CUIDADO…Alguien se está robando tus clientes..!!!

Recuerde que usted tiene un Propósito en su empresa y estoy seguro que esto tiene que ver con dar lo mejor de sí para sus clientes y eso significa sacar el máximo provecho a todos y cada uno de las herramientas con que trabaja.

Y un buen Sistema de Gestión le va permitir, por ejemplo:

• Obtener información al momento de la disponibilidad de sus productos.
• Conocer que productos solicita más cada uno de sus clientes.

Le hago una pregunta:

¿Lleva usted un control de lo pedido por su cliente y lo puede comparar sobre lo que ya se despachó? Generando incluso el documento respectivo.
 
Si no lo tiene, ¿Cómo va a poder determinar si el bueno del Sr. Rommel está teniendo una buena experiencia en su empresa?

Y para aquellos que otorgan crédito, he sido testigo del dolor de cabeza que esto significa cuando el asistente, lleva los controles en una hoja electrónica.

Con un -insisto- buen Sistema de Gestión, usted va a poder asignar una línea de crédito a cada cliente y el software controlara la línea disponible.

Con solo registrada la venta usted, podrá obtener la cuenta corriente de uno o todos sus clientes al momento, sin necesidad de procesos de cierres, sin necesidad de estar llamando a Rosemary -su asistente- para que le entregue el reporte, o lo que es peor, para que recién se lo prepare (y ya sabemos cómo termina todo esto…no? Cifras que faltan, clientes que no encuentra, etc. etc.)

Vuelvo a insistir, si Usted es de los que quiere dar lo mejor de si y llevar a su empresa a nuevos niveles, DE EL SIGUIENTE PASO: Incorpore la tecnología a su negocio. Pero incorpore un sistema que valga la pena. Cuide su inversión.

Nosotros siempre vamos a estar ahí para ayudarlo. Y recuerde, si quiere una demostración de nuestro Sistema de Gestión, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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CUIDADO..Alguien se esta robando tus clientes..!!!

Sino inviertes en manejar tu información, alguien se está robando tus clientes.

La cantidad de datos que está manejando su empresa es impresionante, muchas veces abrumante y nos hostiga día a día. Esto tiende a agravarse porque la información que usted tiene en su empresa no es tradicional, no está estructurada. Es decir, tienen datos sueltos, una factura, una fecha, un monto, un nombre, un número de cheque, pero no lo está utilizando para brindar un mejor servicio a sus clientes, vender mejor o tomar la mejor decisión para su empresa.

Si usted no está aprovechando toda la información que tiene en sus manos, entonces temo decirle amigo, que está perdiendo oportunidades muy valiosas de realizar mejores negocios con sus clientes, esto a la largo, significa que alguien si lo hace, por lo que su esfuerzo de conseguir clientes, se esfuma.

Tenga en cuenta esto:

Los clientes sencillamente estan dónde le ofrecen un mejor servicio. Eso significa que si usted no sabe aprovechar toda su información… pues está perdiendo clientes.

¿Qué no me cree?

Mire el ejemplo de Corporacion Comatpe SAC que inicio actividades el año 2002. Es una empresa distribuidora de tubos electro-soldados y accesorios. Se enfocaron en dos (grandes)  puntos: Planificar sus actividades y Satisfacer a sus clientes, para ello el Sistema de Gestión SICO que utilizan les ha permitido no solo el orden y tranquilidad para desarrollar sus enfoques, sino además información vital para tomar decisiones. El resultado: Crecimiento de sus ventas y de su organización.

Igual es el caso de Bebidas Alternativas SAC empresa líder en la distribución de bebidas alternativas en el mercado nacional. ¿Se imaginan las tareas a desarrollar en cada uno de sus procesos? Solo un Sistema de Gestión bien implementado, como el de SOINFO, les permite tener éxito en su labor administrativa. El resultado: El sistema les permite administrar eficientemente su negocio.

Arlima SAC es otro ejemplo, empresa de proyectos inmobiliarios que puede concentrarse en su trabajo adecuadamente a pesar del volumen de datos que manejan, gracias a una buena implementación del Sistema de Gestión SICO.

Estas empresas procesan, convierten datos en información y la utilizan para servir mejor a sus clientes, vender mejor, determinar a quién apuntar con ofertas y saber cuál es su siguiente paso.

Mire lo que dice Tom Inman, vicepresidente de Industria y Estrategia e Integración de IBM USA en una entrevista que le hacen, con relación a lo que pasa con las empresas y su manejo de la información y aprovechamiento:

“Lo que está pasando es que los volúmenes [de datos] están explotando; los negocios quieren tomar decisiones más rápido, estamos inseguros acerca de la data, estamos ahogándonos en la data. Ese es el problema y si no hemos establecido una estrategia y una hoja de ruta, entonces tenemos problemas. Aún si lo hemos hecho, todo se reduce a un presupuesto, personas y habilidades”

"Por supuesto que hay una inversión requerida, pero yo diría que es más costoso no invertir porque si no lo haces, alguien se está llevando tu mercado..." añadió.

¿Qué hacer frente esto?

El 1° paso es tomar conciencia que su organización no está aprovechando la información y créame, que este es un paso importante. Muchos emprendedores a lo largo de su negocio, se han esforzado por sacarlo adelante, y piensan que mediante ese mismo "punche" las cosas se irán desarrollando igual; por ello no le dan importancia a manejar la información de su negocio.

"...Total, si crecí sin tanto software, puedo seguir creciendo igual, la gente siempre me va a comprar..."

Esa frase la he escuchado muchas veces..!

ERROR..!! Los tiempos no solo han cambiado, sino que su empresa ha crecido. Usted requiere de organizar su empresa y crear cultura organizacional, que impulse y ayude en el crecimiento de sus ingresos. Que pueda atender al nuevo comprador digital.

Por lo tanto, reconocer que el manejo profesional de la información es el 1° paso a tomar (y muy importante).

Las posibilidades para el manejo de su información es mucha, usted puede:

Mejorar la atención a sus Clientes

• Tener información al momento sobre disponibilidad de productos.
• Saber que productos solicita más su cliente
• Llevar un control de lo pedido y saber ya se despachó y genero el documento respectivo.
• Asignar línea de crédito y saber su ejecución.

Manejar Estadística de Ventas
Ventas por Cliente, Ventas por Producto, Venta por Vendedor, Ventas Mensuales
Ranking Productos, Ranking Producto/Cliente, etc.

Entre muchas otras (en realidad una larga lista de beneficios)

El 2° paso entonces es: TOME ACCION. No se ahogue en toda la información con que se alimenta su empresa, priorice, aprenda a manejar aquella que le es verdaderamente útil.

¿Quiere más ejemplos? Llámenos y le informaremos, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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¿Su software de gestión le está trayendo problemas? 5 consideraciones claves a tomar en cuenta

¿Está su software de negocios empezando a darle problemas? ¿Estos problemas le dificultan  competir eficazmente hoy o tiene la sensación de que algo no está bien y en cualquier momento le va a traer problemas? ¿Qué debe hacer y cuándo debe hacer su cambio?

La decisión de reemplazar su sistema de gestión actual no es algo que se le ocurra de la noche a la mañana. Se basa en la acumulación de problemas que en algún momento  rebasa el vaso de la paciencia. En lugar de esperar hasta que se ve obligado a reemplazar su sistema actual (usualmente cuando está lleno de canas), adopte un enfoque proactivo, evalué constantemente la forma como llega la información a sus manos, como esta su contabilidad actual o si su sistema termina siendo un verdadero cuello de botella para su organización.

No deje que los problemas lo arrastren a tomar una decisión. Hey, las decisiones en una empresa no se pueden tomar "cuando se está caliente", en especial una decisión de compra de algo que va a tener tremenda influencia en su empresa.

Demuestre que es prudente. Examine dónde se encuentra hoy y dónde quiere o necesita estar mañana. Si basa su decisión de reemplazar su actual sistema de gestión basado en este análisis, tendrá tiempo para crear una selección eficaz y realizar un plan de implementación adecuado.

Tal como lo mencione, no hay un solo factor que lleva a la decisión de reemplazar su contabilidad actual o sistema ERP, a menos que, por supuesto, haya colapsado su sistema (o sus nervios). El punto ahora es la creación de una lista de control que le permitirá evaluar de manera efectiva su próximo sistema.

En SOINFO queremos ayudarle a analizar todo esto, le proporcionamos una pequeña Lista de Evaluación. Esta lista es sólo una sugerencia. No le podemos decir qué hacer, tan sólo plantearle algunas preguntas para ayudarlo. Su primera tarea es determinar qué es importante para usted y sólo usted puede hacer eso.

¿Su sistema actual está cada vez más frágil (lento, mensajes de error, etc.)?
Esto se da principalmente en sistemas antiguos (¿Heredados posiblemente?) Que han estado en uso durante muchos años y realmente no calzan con su competitividad funcional. En muchos casos, los gerentes están algo asustados por el costo de los nuevos sistemas, pero usted necesita realmente hacer de tripas corazón y por lo menos evaluar sus opciones. Si el costo es un problema, evalué las nuevas alternativas como la nube (icloud).

¿Su sistema apoya adecuadamente las necesidades de sus clientes?
Tener su trabajo hecho no debe ser su principal objetivo. Servir a sus clientes debe ser su principal motor para el cambio. Si usted no puede proporcionar a sus clientes el servicio y la funcionalidad que necesitan o demandan, entonces necesita crear su lista de requisitos dedicados a aumentar la satisfacción del cliente. Si su sistema le quita más tiempo del debido, entonces tiene un problema.

¿Ha superado las capacidades de su sistema actual?
Las empresas que crecen rápidamente, especialmente si comenzaron con un sistema pequeño o solamente contable, pueden superar las capacidades (funcionalidad) de su sistema. En vez de esperar a que su sistema actual no pueda hacer el trabajo, mire en su futuro. Un año o Dos estaría bien. Determine dónde pueda estar en el futuro y qué necesitará tener para competir con eficiencia. Si su actual sistema no puede satisfacer esas necesidades futuras, entonces usted tiene el tiempo suficiente para encontrar un producto adecuado y sin estar a la carrera.

¿Están las demandas de su industria haciendo más difícil el competir de manera efectiva?
Usted puede tener un sistema de gestión decente, pero si sus competidores están ofreciendo mejores servicios basados en el apoyo que reciben de sus sistemas de gestión...entonces usted necesita considerar cambiar su sistema actual. Usted puede tener productos y servicios competitivos, pero recuerdo que eso no es todo.

¿Puede realizar un adecuado seguimiento y control de sus operaciones?
Completar tareas y actividades es importante, pero también lo es la eficiencia de las actividades de su negocio. Aquí es donde los indicadores de rendimiento entran en juego. Por ejemplo, si usted va a maximizar la eficiencia de sus operaciones (Rotación de inventarios o el tiempo necesario para completar las órdenes de venta o el fin de intervalo de envío), tiene que supervisar estas actividades con el fin de saber dónde se requieren mejoras. ¿Su sistema de software de negocio actual le da la capacidad de crear y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento?

En Conclusión:
Las personas son las que hacen que una organización sea rentable, pero necesitan ayuda. Su sistema o software de negocios dará a la gente las herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema en sí no hace nada. Ayuda a la gente hacer su trabajo de manera más eficiente y con más eficacia y ayuda a tomar decisiones de negocios.

Usted necesita el sistema adecuado que ayudará a su personal a tener éxito. Eso significa que debe evaluar continuamente todo, incluyendo su sistema de gestión.

En lugar de esperar por una crisis, adopte una actitud proactiva mediante el cual las personas están constantemente buscando maneras de servir a sus clientes de manera más efectiva y llevar a cabo su trabajo de manera más eficiente.

Si desea conocer como funciona nuestro software de gestión, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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Cómo escoger un Software para gestionar su empresa

Se supone que el software le permita administrar mejor y de manera más fácil su empresa, pero a menudo adquirir el software correcto es un tema de frustración y gasto desmedido. 

Un sistema adecuado le ayudará a manejar su flujo de caja, analizar sus ventas y mejorar su eficiencia; mientras que el sistema incorrecto puede hacer caer sus finanzas en picada, de tal manera que recuperarse le costará tanto dinero, así como le hará disminuir su productividad. 

Por ello, es importante elaborar un pequeño plan que le permita seleccionar el software que funcione, sin tener que quebrar sus ahorros. 

En la actualidad hay una gran cantidad de oferta disponible y vienen en una gan variedad de configuraciones y tecnologías; así que aquí le vamos a brindar una guía sencilla, para que tenga las herramientas adecuadas y así tener su trabajo listo.

Paso # 1
Tenga el panorama completo. ¿Cuáles son sus razones para comprar su nuevo software? Haga una lista de los retos que le gustaría que su nuevo sistema aborde, por ejemplo: Tener la información de mi stock en almacenes ni bien se mueve la mercadería (ingreso o salida). 

No se limite solo a: Quiero que mi contador pueda tener los impuestos a tiempo ó sólo quiero tener los libros contables al día. 

Vea más alla...Mírese a usted mismo y respondase esta pregunta: ¿Qué información requiero para mejorar mi negocio? (El abanico de posibilidades se abre aquí)

No se olvide luego en su lista, asignar a cada punto una prioridad.

Paso # 2
Determine su presupuesto. Calcule cuánto puede gastar, incluyendo cualquier nuevo hardware necesario, así como la implementación y soporte del primer año.

El costo del software es importante, pero igual de importante es saber cuáles serán sus costos recurrentes.

Por ejemplo: ¿Va a necesitar a alguien para configurar el nuevo hardware? ¿Puede utilizar (adaptarse) a una aplicación general? ¿Realmente es necesario una amplia personalización? (eso puede ampliar su presupuesto a niveles de la estratósfera)

Ah y cuando quiera implementar su sistema, involúcrese..! Son muchos los casos donde el personal no recibe las charlas de inducción y  luego tienen que pagar Consultoría adicional por ello.

Paso # 3
Determine bien lo que va a comprar. Una vez que tiene su lista de retos y un presupuesto preliminar, debe ser capaz de eliminar rápidamente muchos aspectos innecesarios. Por ejemplo: Hey, somos siete en la empresa, no requerimos un módulo de planillas para ello (ahí puede ahorrar) ó somos una empresa de servicios (no requerimos un módulo de almacenes).

Búsque aquel proveedor que le permita conseguir un software que pueda aplicar a su sector donde se encuentra trabajando, como un software para puntos de ventas ó un software comercial, o para industrias, o para proyectos, o para restaurantes, ó para taller automotriz, etc.

Paso # 4
Evaluar bien las características de su potencial proveedor. ¿Qué softwares ofrecen, la mayoría de las características de su lista de retos? Incluso si no están dentro de su presupuesto ahora, usted puede ser capaz de comprar módulos adicionales en el futuro. ¿Qué mejoras de producto se han previsto?

Recuerde algo importante: Usted no solo compra un software, sino a la empresa que esta detrás de ese sistema. Busque a aquellos que tengan muchos años en el mercado, que den buen soporte, que brinden ayuda a sus clientes. Donde su gente quiera ayudarlo a usted a que el sistema sea un éxito.

Paso # 5
Revise los testimonios de clientes que usan el sistema. Busque esa información, mejor aún si su proveedor publica en la Web la lista de testimonios.

Converse con ellos y cerciórese, como fue su proceso y cuán satisfechos estan con el sistema.

Listo..por el momento tenemos estos cinco pasos...seguiremos hablando de más pasos a seguir en nuestras siguientes publicaciones.

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Y si tiene alguna duda, pregúntenos, haga clic aquí: Pregunte 

Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos..!!

¿Quiere vender más? utilice la tecnología a su favor

El 88% de las mypes en el país carece de tecnología en su empresa, es decir no tiene un software apropiado que lo ayude a gestionar. ¿Sabe qué significa eso? Tener mayores pérdidas en su negocio, así de sencillo. Cuando usted adopta un software para gestionar su empresa, no solo aumenta su competitividad, sino que puede reducir sus costos hasta en un 75%. 

De acuerdo a la última Encuesta a la Micro y Pequeña empresa realizado por el INEI en el 2010, el 88% de las micro y pequeñas empresas en el Perú no aplica la tecnología a su favor. Nada que le ayude en sus operaciones de ventas y facturación, o el control de su mercadería en sus almacenes, o quizás que le permita control su dinero que tiene en bancos. 

Nada excepto tal vez, alguna hoja electrónica e incluso algún procesador de texto o peor aún, registros hecho a mano, en un cuaderno.

El resultado de esto es:

• Tiempo perdido en repetir operaciones (facturo, luego registro la venta, luego descargo  mis almacenes, etc. etc.)
• Desorden generalizado porque no sabe cuál de todas las hojas es la actualizada.
• No tener la información rápidamente. Tiene que procesarla ¿Recuerda?
• etc. etc. etc.

¿Y qué pasa cuando el volumen de operaciones se incrementa? 

El resultado es atroz. Cantidad de información que vuelve lenta la PC y marea al usuario. Sin mencionar al contable que no sabe por dónde empezar para procesar sus registros.

¿Entiende ahora el por qué de la falta de competitividad? ¿No...?

Todo el desorden generalizado le impide a usted como empresario vender más, crecer. La falta de información, lo limita. Usted y su personal pasan horas procesando cientos de datos, en vez de estar analizando información.

Tomemos como ejemplo una empresa comercializadora: Vende papeles, aromatizantes, trapeadores, escobas, desinfectantes, en todas sus formas y colores.

¿Sabe cuánto tipos de productos en sus diversas formas y colores tiene que manejar? Decenas, sino cientos de variedades. Imagínese ahora:

1. La persona que toma el requerimiento y emite el pedido.

2. La cajera que emite la factura y cobra.

3. El que despacha la mercadería y registra.

¿Cuántas veces se han quedado sin stock y perdido oportunidad de venta?

¿Cuántas veces se han demorado en vender un producto X y han seguido comprándolo?

¿Cuántas veces se han demorado en elaborar su liquidación de caja y aun así no cuadraba?

¿Cuántas veces han tenido que contratar personal temporal extra para realizar ordenar y aun así no terminado nunca de tener información?

La lista es muy larga. Todo este desorden le ha llevado muchas veces a gastar en exceso y por consiguiente subir sus precios y lógicamente, perder competitividad en el mercado (su competencia estará frotándose las manos)

Ahora fíjese que pasa cuando tiene un software de gestión:

• Conoce cuándo y qué mercadería comprar y surtir.
• Controla el flujo de dinero que entra y sale de la caja.
• Comprar solo productos de mayor utilidad.
• Tiene un control de su stock.
• Previene fugas, robos y mermas al controlar inventarios y caja.
• Sabe que vende más.
• Tiene clasificado sus productos y puede surtir a tiempo.

La lista es muy larga aquí también. 

En resumen tener un software de gestión le permite conocer cómo va tu negocio con claridad. Le permite VENDER MAS, le permite CRECER.

En SOINFO hemos querido comenzar el 2014 concentrados en todos ustedes que hacen empresa; en aquellos que tienen pensado adquirir un software contable o un sistema de gestión, en aquellos que no saben todavía como la tecnología le puede ayudar a gestionar su negocio. 

Es por ello que inauguramos el año con este artículo en nuestro estrenado Blog SICO - SOINFO. 

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Nos vemos la próxima semana..!!