¿Estoy preparado para implementar un ERP?

Previo a la compra de un ERP para nuestra empresa, debemos considerar lo siguiente: Es el momento adecuado para su implementación, tenemos bien definido cuales son nuestras necesidades y sobre todo como buscar un proveedor confiable. 

Analicemos cada uno de estos aspectos: 

Encontrar el mejor momento para adquirir un ERP

Cuando la empresa siente que ya no puede controlar las operaciones y se vuelve más engorroso generando pérdida de tiempo y dinero. Es el mejor momento para iniciar la búsqueda de un ERP.

Esta búsqueda debe contemplar lo siguiente:

• Que sea una solución totalmente integrada y que le permita compartir la misma información.
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Sea fácil y muy intuitivo
• Lo acompañe en su crecimiento
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Tener definido claramente las necesidades

Es muy importante tener definido los requerimientos de la empresa por adelantado con el fin que el proveedor conozca claramente como usará la herramienta, cantidad de usuarios, que tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.

Es importante que evalúe la flexibilidad del ERP y que lo acompañe en su crecimiento. Se recomienda inicialmente se adquiera los módulos necesarios y luego comprar los adicionales cuando se requiera.

Escuchar a los expertos y/o experiencias de otras empresas que han pasado por un proceso de implementación reciente, ayudaría a despejar muchas dudas e interrogantes. Sobre todo establecer una hoja de ruta para la mejor selección del ERP para tu empresa.

Asegurar la confiabilidad del proveedor

Se recomienda un análisis minucioso de la propuesta del proveedor del ERP y tomar nota de todo lo que se acuerda durante la negociación. Solicitar un contrato o documento donde se especifique cada uno de los puntos acordados, lo que incluirá y no incluirá en el proceso de implementación.

La selección del ERP toma su debido tiempo (en algunos casos meses). La formación de un equipo con personal clave y con el apoyo de la alta dirección ayudará que este proceso se realice en menor tiempo.

También se debe evaluar el compromiso del Proveedor desde el inicio del proceso, su experiencia en implementación sobre todo en rubros similares a su negocio. Como en casos que proveedores son expertos en finanzas pero no tienen mucha experiencia en Costos de Producción.

Descargue una versión de prueba desde el siguiente enlace SICO - Servicicos 

Hasta la próxima

Los 3 errores más comunes al implementar un nuevo software de gestión

Como vimos en nuestro artículo "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa" del 29 de Enero (sino lo leyo de clic aquí: http://bit.ly/1weWPVi), adquirir el nuevo software para su empresa, puede haberlo llevado por un camino muy agotador, pero si después de mucho batallar logro conseguir el software que calza con sus necesidades, no piense que ya se acabó el proceso.

Nada más lejos de la realidad. Ahora le toca el turno a la Implementación, es decir, tenemos que instalar el nuevo sistema en su empresa.

Y eso es lo que Implementación significa. Ah y no piense que esto es tan sencillo como instalar una hoja electrónica o un procesador de textos en su PC.

Implementar un Sistema de Gestión, es una tarea que involucra mucho orden, entusiasmo y persistencia...y sobre todo, que todas las áreas de su empresa, estén involucradas en el proceso. En especial Usted...Sí Usted, como dueño de la empresa.

Estos pasos son vitales y normalmente no se toman en cuenta, en especial por los dueños de pequeñas empresas (e incluso algunas medianas y grades).

Revisemos lo que tendría que hacer (y normalmente no lo hacen):

1. No tener quien Lidere el cambio.
Establezca un equipo de trabajo y asigne alguien que lo Lidere, eso le dará orden, tendrá quién le informe, quién supervise cada proceso y le ahorrará muchos dolores de cabeza.

Muchos gerentes creen que viene un técnico, carga el software y luego le enseña que botón presionar para que este comience a funcionar.

Nada más lejos de la realidad. Determine quién se capacitará, quien estará "arengando" dentro de su empresa, para que el personal que debe de tomar la capacitación realmente la reciba.

Cuantas veces he podido escuchar:

“…Ah, ¿Hoy toca la capacitación? Por favor diles que no puedo, tengo una reunión o no tengo ganas, dile que estoy ocupado,  que peeeesaaaadossss...ya vinieron...!!

Error...!!

Un Líder de Proyecto, se encargará de movilizar a todos hacia un  objetivo: Instalar y que funcione el Sistema.

2. Establezca cronogramas claros de capacitación y CUMPLALOS...!!
Okey, digamos que Usted es precavido y estableció su equipo de trabajo, con Líder y todo...pero aun así no le fue bien.

¿Quiere que le diga en que fallo?

Se lo voy a decir, porque cientos de veces he visto, que los usuarios establecen bien su equipo, programan tareas...pero NO CUMPLEN (o no le dan el debido seguimiento) a sus propios cronogramas o quizás se olvidan de el o tampoco le dan importancia.

¿Luego que pasa? Que no saben cómo hacer las cosas, como ingresar los datos o como elaborar un reporte, ¿Las consecuencias? El sistema no sirve.

Error...!!

Asegúrese que todos los que vayan a utilizar el nuevo sistema estén capacitados y hayan entendido bien todo, esto es tan importante como que asistan.

3. ¿Cuán ordenada esta su empresa?
Pepita SA era una empresa que vendía papeles, de todas las formas y tamaños, tenía distintos precios, descuentos, ofertas de mes, combos (dos por uno) y sus almacenes siempre tenían que estar lleno.

Habían comprado un sistema para ordenarse.

¿¿¿¿¿Qué?????

Error..!!

Por favor tenga en cuenta una cosa MUY IMPORTANTE: Usted no compra un sistema para ordenarse, Usted tiene que estar ordenado, de lo contrario todo lo que ingrese al nuevo sistema, este se lo devolverá de igual forma, sea este IBM, SAP, Microsoft o haya sido hecho por el mismo Bill Gates, en persona.

Usted compra un sistema para procesar sus datos, para que este le proporcione información de manera eficiente, rápida y Usted pueda tomar mejores y más rápidas decisiones.

Usted compra un sistema para GESTIONAR SU EMPRESA...!!

El orden es algo inherente, es algo que un sistema le va a ayudar a mantener, pero que no lo va a ordenar por Usted.

Por ejemplo:

Si tiene una variedad de productos:

a) Agrúpelos (Familia, sub-familia)

b) Codifíquelos (De gran ayuda, si tiene mucha variedad de productos)

c) Identifique los distintos tipos de ingresos y salida de mercadería
   (No todo es ingreso por compra y salida por ventas, hay muchas  variaciones)

Tome en cuenta estos tres primeros puntos para toda implementación, Usted como empresario, como gerente, como cabeza  una organización, tiene que liderar el cambio; esto normalmente significa procesos bien marcados, que bien gestionados no tienen por qué crear complicación; todo lo contrario, acelerará el proceso, obtendrá lo mejor y sobre todo, le evitará dolores de cabeza.

Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí:
Sistema de Gestión 

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