Mi Negocio en la Nube

Escribo estas líneas desde un restaurante en la ciudad de Chiclayo (a unos 45 minutos en avión al norte de Lima – Perú) y no pude evitar escuchar el reclamo de un cliente que hasta el momento no recibía información de los inventarios y los resultados de las ventas, información importante para una reunión de negocios con un potencial cliente. Me pregunto: Que hubiese pasado si tuviera toda esta información en la nube?. Analicemos algunos beneficios si migramos nuestro negocio a la nube:

Tener la información que necesita YA! 

Puede acceder a la información que necesita de forma inmediata, solo se necesita tener una conexión a Internet. En otras palabras la información estará disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, y lo más importante en tiempo real.

Adiós a los servidores en la oficina

Ya no es necesario tener equipos de cómputo especiales para almacenar toda nuestra información y costos adicionales por mantenimiento y personal especializado. Tampoco hay que preocuparse en temas de copia de seguridad, pérdida de información, caídas del servidor, etc.

Los costos de repotenciación y actualización de software de estos servidores son prácticamente cero. Si la empresa requiere mejorar la capacidad de información, simplemente hay que solicitarlo y listo, no es necesario de un personal especializado.

Seguridad de mi información

La primera preocupación es si realmente mis datos están seguros. Con el avance de la tecnología y sobre todo referente a la seguridad se han tomado en cuenta lo siguientes aspectos:

• Seguridad de transporte, donde la autenticidad de los usuarios mediante encriptación hace confiable la integridad de las comunicaciones.
• Autenticación del usuario, el acceso es normalmente mediante el uso de usuario y contraseña
• Uso de contraseñas robustas, debe cumplirse ciertas reglas en la generación de contraseñas como por ejemplo: tamaño mínimo de 10 caracteres, debe incluir letras, números y caracteres especiales, no contener dos caracteres iguales seguidos, etc.
• Solicitud de Activación de Cuenta, antes de usar una cuenta nueva debe de solicitarse su activación al usuario. Existen varios métodos, como el envió de mensaje SMS o un correo electrónico.
• Cifrado de Datos, esto asegura la información tanto en tránsito como en las instalaciones del proveedor, impidiendo que el propio proveedor tenga acceso a nuestra información.
• Control de Acceso a los datos, definir los privilegios y niveles de acceso que tendrá cada usuario.
• Respaldo, el proveedor debe definir las políticas de copia de seguridad y replicación de datos almacenados en sus instalaciones
• Confidencialidad de los datos, solo quien tenga autorización, podrá acceder a los datos almacenados y compartirlos con los usuarios.

Pago por el servicio usado

Esto es realmente innovador y que muy pronto será una regla en nuestra empresa. Se imagina pagar estos servicios según lo utilizado, como lo hacemos actualmente con los servicios de luz, agua y teléfono.

Ahora debemos preguntarnos si estamos realmente preparados para migrar a la nube, creo que es momento de hacer un análisis y hacer un comparativo de costos versus beneficios.

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Hasta la próxima

¿Cómo mejorar la Gestión de mi Empresa?

Frente a la creciente competencia y el deseo de que nuestro negocio siga escalando, como primer paso es la automatización de los procesos mediante la adquisición de un Software de Gestión (ERP) que le permita:

• Integrar todas las áreas y compartir una misma información
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Lo acompañe en su crecimiento y se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Beneficios al Invertir en un Software de Gestión - ERP

Debemos tener muy claro que adquirir un ERP es una inversión y por lo tanto debe haber un retorno de esa inversión en un periodo determinado sea en Productividad,  Ahorros de Tiempo, etc. (Lea también: Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?).

Los beneficios inmediatos son:

• Ordenar la empresa, ahora los procesos tendrán una Hoja de Ruta que los trabajadores actuales o futuros deberán seguir.
• Adiós a las Islas, las áreas de la empresa se integrarán y compartirán una misma información.
• Control total de la empresa que le permitirá concentrarse en hacer Crecer su Negocio.

¿Cuánto estamos dispuestos a invertir?

Esta es una pregunta clave para determinar qué tipo de ERP deseamos para la empresa. Sugiero que sea de forma escalonada o modular que le permita ver los resultados y mayor seguridad en su inversión.

Recuerde que los resultados se verán reflejados en el tiempo y sobre todo su apoyo incondicional a cambios de paradigmas que a veces afectan el crecimiento de la Empresa. (Sugerimos el siguiente artículo: Etapas para una Implementación exitosa de un Software deGestión - ERP)

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Hasta la próxima

¿Estoy preparado para implementar un ERP?

Previo a la compra de un ERP para nuestra empresa, debemos considerar lo siguiente: Es el momento adecuado para su implementación, tenemos bien definido cuales son nuestras necesidades y sobre todo como buscar un proveedor confiable. 

Analicemos cada uno de estos aspectos: 

Encontrar el mejor momento para adquirir un ERP

Cuando la empresa siente que ya no puede controlar las operaciones y se vuelve más engorroso generando pérdida de tiempo y dinero. Es el mejor momento para iniciar la búsqueda de un ERP.

Esta búsqueda debe contemplar lo siguiente:

• Que sea una solución totalmente integrada y que le permita compartir la misma información.
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Sea fácil y muy intuitivo
• Lo acompañe en su crecimiento
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Tener definido claramente las necesidades

Es muy importante tener definido los requerimientos de la empresa por adelantado con el fin que el proveedor conozca claramente como usará la herramienta, cantidad de usuarios, que tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.

Es importante que evalúe la flexibilidad del ERP y que lo acompañe en su crecimiento. Se recomienda inicialmente se adquiera los módulos necesarios y luego comprar los adicionales cuando se requiera.

Escuchar a los expertos y/o experiencias de otras empresas que han pasado por un proceso de implementación reciente, ayudaría a despejar muchas dudas e interrogantes. Sobre todo establecer una hoja de ruta para la mejor selección del ERP para tu empresa.

Asegurar la confiabilidad del proveedor

Se recomienda un análisis minucioso de la propuesta del proveedor del ERP y tomar nota de todo lo que se acuerda durante la negociación. Solicitar un contrato o documento donde se especifique cada uno de los puntos acordados, lo que incluirá y no incluirá en el proceso de implementación.

La selección del ERP toma su debido tiempo (en algunos casos meses). La formación de un equipo con personal clave y con el apoyo de la alta dirección ayudará que este proceso se realice en menor tiempo.

También se debe evaluar el compromiso del Proveedor desde el inicio del proceso, su experiencia en implementación sobre todo en rubros similares a su negocio. Como en casos que proveedores son expertos en finanzas pero no tienen mucha experiencia en Costos de Producción.

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Hasta la próxima

¿Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?

Pregunta que se debe hacer la alta dirección (o los que toman la decisión de compra) antes de adquirir un ERP. La percepción inicial siempre es tomada como un Gasto, dado que en algunos casos se da prioridad gastos (o inversiones) propios del negocio y el ERP pasa a un segundo o tercer plano.

Si el objetivo es adquirir una solución puntual como por ejemplo: Facturación, en mi opinión se podría considerar como un Gasto, pero si el objetivo es adquirir una solución que integre Facturación, Logística y Contabilidad lo consideraría como una inversión y como toda inversión debe ser recuperada (ROI), en el siguiente cuadro les muestro como sería la recuperación de esta inversión:

Este cuadro hace la comparación entre hacer una actividad en forma manual (incluso utilizando EXCEL) y hacerlo en forma automatizada utilizando nuestra solución SICO – Software de Gestión. Para entenderlo mejor veamos un ejemplo: supongamos que nuestra empresa realiza alrededor de 90 facturas mensuales y estimamos que nos demoramos por cada factura un minuto aproximadamente por documento, entonces el total de tiempo utilizado es de 1.5 horas. Si lo valorizamos en función a un sueldo mensual de US$ 600.00 y trabajando 20 días a mes de 8 horas, cada hora equivale a US$ 4.00 entonces tendríamos que 1.5 horas equivale US$ 6.00. Ahora, si realizamos las mismas 90 facturas pero utilizando SICO – Software de Gestión, el tiempo se reduce a 1 hora y esto equivale a US 4.00. Entonces tendríamos un Ahorro de US$ 2.00, que representaría un aproximado de 33% de ahorro mensual, con una ventaja adicional que tendríamos información inmediata de nuestras ventas para tomar mejores decisiones.

Podemos concluir en lo siguiente:

1.    Ud. está dejando de ahorrar mensualmente el 75% de sus gastos, es decir por cada US$ 100.00 de gasto está perdiendo US$ 75.00 por no adquirir un ERP.

2.   Si Ud. invierte US$ 10,000 en una solución ERP, su recuperación será en 6 a 7 meses aproximadamente después de la implementación del ERP.

3.   Definitivamente adquirir un ERP es una INVERSION.

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Hasta la próxima