Que preguntas debes hacer a tu proveedor antes de implementar un ERP?

Tener una lista de preguntas con una enfoque a la mejora de su negocio, le ayudará tener la información necesaria para seleccionar la mejor herramienta que cumpla con las expectativas del negocio. Entre las preguntas que puedo destacar son:

¿Qué podemos hacer mejor?

Debes preparar una lista de las preguntas que estén relacionadas con mejorar lo que ya hacen actualmente con éxito y aprovechar la experiencia del Proveedor de ERP para que no solo muestre las bondades o beneficios, sino también de que manera te ayudara a hacer las cosas mejor. 

¿Qué otros clientes tiene ustedes que podemos hablar?

Solicite una lista de referencia de clientes que sean de su mismo giro de negocio o similar, que le permita ponerse en contacto y conocer su experiencia en la implementación del ERP. Pregúnteles, ¿Cuánto tiempo tardaron en completar la implementación?, ¿Cuánto tiempo tuvo que pasar para darse cuenta de los beneficios?, ¿Qué expectativas siguen sin cumplirse?, ¿Se consiguió lo que se esperaba con el Proveedor?, ¿Qué harías diferente?, etc. 

¿Qué tan integral es su ERP?

Conforme nuestra empresa va creciendo y la aparición de nuevas tecnología, comienzan a surgir nuevas necesidades y el ERP debe estar preparado para su integración a dichas tecnologías o nuevas necesidades. Caso contrario volvemos a fojas cero o se tendrá que incurrir en costos de adaptación.

¿Cómo este ERP nos puede ayudar hacer dinero?

La respuesta del proveedor a esta pregunta son variables, pero algunos enfoques comunes incluyen: ¿Qué mejoras se convertirá en práctica cuanto implementemos su ERP?, ¿De qué manera mejoramos la atención de nuestros clientes o aumentamos su satisfacción?,  ¿Qué beneficios económicos tendremos al implementar su ERP?, etc.

Recuerde que la selección del ERP es para mejorar su negocio y debemos ir más allá con preguntas que nos ayude a tomar la mejor decisión.

Hasta la próxima

¿Cómo mejorar la Gestión de mi Empresa?

Frente a la creciente competencia y el deseo de que nuestro negocio siga escalando, como primer paso es la automatización de los procesos mediante la adquisición de un Software de Gestión (ERP) que le permita:

• Integrar todas las áreas y compartir una misma información
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Lo acompañe en su crecimiento y se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Beneficios al Invertir en un Software de Gestión - ERP

Debemos tener muy claro que adquirir un ERP es una inversión y por lo tanto debe haber un retorno de esa inversión en un periodo determinado sea en Productividad,  Ahorros de Tiempo, etc. (Lea también: Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?).

Los beneficios inmediatos son:

• Ordenar la empresa, ahora los procesos tendrán una Hoja de Ruta que los trabajadores actuales o futuros deberán seguir.
• Adiós a las Islas, las áreas de la empresa se integrarán y compartirán una misma información.
• Control total de la empresa que le permitirá concentrarse en hacer Crecer su Negocio.

¿Cuánto estamos dispuestos a invertir?

Esta es una pregunta clave para determinar qué tipo de ERP deseamos para la empresa. Sugiero que sea de forma escalonada o modular que le permita ver los resultados y mayor seguridad en su inversión.

Recuerde que los resultados se verán reflejados en el tiempo y sobre todo su apoyo incondicional a cambios de paradigmas que a veces afectan el crecimiento de la Empresa. (Sugerimos el siguiente artículo: Etapas para una Implementación exitosa de un Software deGestión - ERP)

Descargue una versión DEMO del SICO - Comercial

Hasta la próxima

ERP estándar o ERP desarrollado a medida

Si tu empresa está evaluando implementar un ERP, la primera decisión a tomar es: implementar un ERP estándar o un ERP hecho a la medida. Analicemos las ventajas y desventajas de cada uno de estos tipos y evaluemos cual le conviene a su negocio:

	ERP Estándar	ERP a medida
Desarrollo	Lo realiza el fabricante del ERP	Lo realiza tu empresa o proveedor que se contrata.
Licencias	Se debe pagar al fabricante según el número de usuarios	No debes pagar licencias por el ERP
Mantenimiento	Lo realiza el fabricante	Lo puede hacer tu empresa
Implementación	Rápida (a partir de 2 a 3 meses)	Lenta, depende del desarrollo
Costo de Implementación	Conocido antemano	No se puede determinar con exactitud
Proceso selección	Largo	Corto
Personalización	La empresa se adapta al ERP	El ERP se adapta a tu empresa
Funcionalidad	Incluye funcionalidades innecesarias	Solo las funciones que se necesita
Documentación y Capacitación	Lo realiza el fabricante	Lo debe realizar tu empresa
Soporte	Acceso al soporte por el fabricante, manuales, videos, etc.	No existe soporte externo
Vinculación	Se depende del fabricante	Se depende del desarrollador
Continuidad	Garantizada	No garantizada

Cuatro de cada cinco ERP son estándar

Según un estudio realizado (http://panorama-consulting.com/the-case-for-and-against-erp-customization/) por la consultora Panorama en el 2012, solo el 21% de las empresas que optan implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a la medida, frente al 79% que optan por un ERP estándar. Esto se debe básicamente a que son pocas las empresas pequeñas o medianas que desean asumir el riesgo de desarrollar su propio software o contratar a un proveedor.

Cuando conviene un ERP a Medida?

De lo anterior podríamos decir que más conveniente es adquirir un ERP a medida cuando:

1. Tu empresa realiza algo muy específico y ningún ERP se adapta.
2. Tus procesos están definido y no quieres hacer cambios
3. Si tu forma de trabajar es exclusiva que te da ventaja competitiva.
4. Dispones de recurso y un departamento de informática

Si tu caso no es ninguno de estos, entonces lo más recomendable es adquirir un ERP estándar.

Descargue una versión DEMO del SICO - Industrial

Hasta la próxima

Amigo, ¿Le conviene realmente a mi empresa tener su datos en la nube? 2da. parte

El software es un producto que se puede distribuir de varias maneras. De forma clásica usted lo compra, procediéndose a su instalación directamente en su PC o Laptop.

Normalmente se sigue un proceso de configuración, se le proporciona claves y de ese modo puede comenzar a utilizar su sistema.

Pero si usted, necesita que alguien más fuera de su oficina consulte sus reportes o informes, sea de manera local o en cualquier parte del planeta (sea cobranzas, ventas o stock de almacén) necesitaría que esa otra persona cuente con todo lo que se configuro en su PC, cuente con el programa, utilice VPN, etc. Pero si el software esta modelado como servicio, los requerimientos pueden ser mucho más simples.

Sigamos entonces, con la 2° parte de nuestro artículo sobre la nube de computación.

Veamos ahora las características del Modelo de Servicio:

Son tres los elementos claves aquí:

• Software como Servicio (SaaS - Software as a Service)
• Plataforma como servicio (PaaS - Platform as a Service)
• Infraestructura como Servicio (IaaS - Infrastructure as a Service).

Vamos a hablar de uno de ellos:

Software como Servicio (SaaS - Software as a Service)
La capacidad ofrecida al consumidor es utilizar aplicaciones del  proveedor que se ejecuten en un infraestructura en la nube. Eso significa que las aplicaciones son accesibles desde varios dispositivos a través de una interfaz ligera para el usuario, como un navegador web o una interfaz del programa.

Usted como usuario no gestiona ni controla la infraestructura de la nube, eso incluye la red, servidores, sistemas operativos, almacenamiento o incluso capacidades de aplicaciones individuales, con la posible excepción de los ajustes de configuración de aplicaciones específicas para el usuario.

¿Se imagina el tremendo alivio de operar todo esto?

Las características de los Modelos de implementación están preparadas para el uso exclusivo de una sola organización que comprende varios usuarios o a través de una comunidad específica de usuarios.

Pasando por nubes públicas o híbridas, esta última es una composición de dos o más distintas infraestructuras de nube (privada, comunitaria o pública) unidas por la tecnología estandarizada o propietaria que permite la portabilidad de datos y su aplicación.

Como ves -le dije a mi amigo- la nube de computación es un concepto sencillo y práctico para aplicar en una empresa, sé que esperabas algo más emocionante, como "la tierra media" o JR. Tolkien, pero no lo es.

Lo que hace SOINFO destaca de los demás por el tipo de Sistema de Gestión aplicado en la nube. Ofrecemos ambos servidores virtuales como otros proveedores de la nube, pero también ofrecemos Sistemas de Gestión tradicional, de alto rendimiento.

Y como con cualquier buena infraestructura, ofrecemos todos los servicios auxiliares tales como el equilibrio de carga, firewalls, almacenamiento conectado, etc.

Nuestra principal concentración en SOINFO es  ofrecer un Sistema confiable en la nube con el nuevo Sistema de Gestión SICO - WEB, proporcionando una manera práctica y costo-efectiva de tomar su infraestructura y evitarles tremendos gastos de capital y dolores de cabeza.

Así que cuando escuche "la nube", no se desconcierte, y no se sienta desfasado. Ahora usted también puede ser el genio de nubes en su próxima fiesta.

Cuando hablen sobre la nube, puede decir solamente cosas como "Oh sí, es utilizar todo lo que requiero de computación y pagar solamente por lo que consumo..." (Termine con el ejemplo del Smartphone y verá como es reconocido como un experto).

Pruebe el SICO Web recientemente lanzado al mercado por SOINFO, este es un Software de Gestión que aprovecha la computación en nube, diseñado de tal manera que le permita esa movilidad (estar donde sea y acceder a los datos de su empresa) que tanto desea.

De clic aquí y experimente el poder de SICO WEB en la nube:  http://bit.ly/1Fk0bKf

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2 Ideas para realizar su trabajo en menos tiempo y reducir sus costos.

Como empresario o responsable de conducir una empresa, usted cada día se concentra en la mejor manera de optimizar sus recursos y obtener la mayor productividad ¿Cierto?

Hay dos ideas que queremos compartir con ustedes para ayudarlo a conseguir estos objetivos:


1. Digitalice su trabajo
2. Utilice la nube

Digitalizar su Trabajo
¿Ya es tiempo para que su empresa se aleje de papel y se convierta a un flujo de trabajo más digital?

Si bien es cierto que "No utilizar papeles" puede ser una palabra que genere miedo o desconfianza, sobre todo para aquellos que crecieron junto con impresos aglutinantes, hojas de trabajo, y reportes. No me sorprende cuando son los propios empleados en la empresa los que presionan en contra del impulso de convertir a la oficina con la menor cantidad de papeles posible.

La idea de ir al 100% sin papel puede ser inquietante, y, francamente, es inalcanzable para la mayoría de las empresas. Así que mejor desterremos la palabra "sin papeles" y en su lugar adopte una estrategia de "menos papel en la oficina".

Es probable que obtenga la misma productividad con menos angustia.

Aunque si lo piensa bien, usted muy naturalmente ha ido incorporando con el tiempo la práctica de utilizar menos papeles. Por ejemplo, para comunicarse ya no utiliza los antiguos "Memorándums" ahora usa el correo electrónico, incluso su cliente le hace saber sus pedidos vía Smartphone.

Así que ¿Por qué no da un paso adicional?

Utilizar la nube
Una de las maneras más fáciles de hacer esto es moviendo gran parte de su trabajo a la nube. Los beneficios de la gestión de su negocio en la nube son muchas:

A diferencia de las opciones de software tradicionales, usted sólo paga por los servicios que necesita.

Sus datos serán respaldados y seguros de una manera que sería difícil, si no imposible de lograr en su oficina.

Y tal vez lo más importante, sus datos serán accesibles desde cualquier lugar, permitiendo que usted trabaje en sus documentos de negocios mientras están en movimiento.

Algo que debe de tener en cuenta sobre la "nube" es que puede tener todo un sistema que une lo que maneja actualmente en su empresa. Sus ventas, su personal, su almacén, manejo de su personal.

Por ejemplo, para hacer esto correctamente, SOINFO  ha diseñado y no ha escatimado en detalles en su laboratorio, para proporcionar un software en la nube que le permita precisamente eso que usted busca: Movilidad, manejo de su empresa donde se encuentre; Seguridad.

Pero adicionalmente, ¿Sabe lo que significa la nube para su empresa?

• Reducir tremendamente el gasto en infraestructura tecnológica.
• Mantener fácil acceso a su información.
• Invertir en aquello que realmente necesita.
• Globalizar su fuerza de trabajo.

Recuerde que todo el mundo puede acceder a la nube, siempre que tengan una conexión a Internet.

Así de sencillo..!!

Son tiempos de cambio, de revolucionar su gestión y su empresa, de saber invertir adecuadamente su dinero.

Si desea, puede probar la versión para la nube de nuestro Software de Gestión SICO WEB, recientemente lanzado al mercado:  http://bit.ly/1Fk0bKf

Por lo que si realmente quiere:

• Realizar más trabajo, en menos tiempo.
• Reducir sus costos de capital. Ya que para la nube no hay necesidad de gastar mucho dinero en hardware.
• Mejorar su accesibilidad. Ya que tiene acceso en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que le hace la vida mucho más fácil!

Lo estaremos esperando. ¿Quiere saber más? haga clic aquí: Sistema de Gestión   

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Aprenda a organizar su empresa cuando recién inicia su emprendimiento

De acuerdo al Ministerio de Producción, cada año en el Perú, más de 165,000 pequeñas empresas se constituyen en el país. Pero esta información que parece impresionante le falta un pequeño detalle:

¿Sabe cuántas empresas quedan luego de 3 años? Solo el 7%; y

¿Sabe cuántas después de cinco años? Tan solo el 3%.

Todo emprendedor tiene algo que lo identifica claramente: El entusiasmo con que inicia su negocio, su emprendimiento. Cada día cientos inician la aventura, para que finalmente al final del año, muy pocos continúan luchando.

¿Qué pasa entonces, por qué fallan?

Son muchos los factores que intervienen, hoy me quiero referir a uno de ellos: EL DESORDEN..!!

Incluso (o sobre todo) aquellos que tienen las condiciones fundamentales para sacar adelante un negocio con su pasión por lo que hacen y que conocen a lo que se dedican, fallan en esto. La desorganización.

Y es que no es lo mismo vender solamente; a  construir una empresa.

Sea que usted se dedique a lo más -aparentemente- sencillo como es comprar y vender productos o servicios, todos tienen procesos por los que tienen que pasar y que deben de estar claramente definidos y con sus guías señaladas.

Pongamos un ejemplo:

En el sencillo proceso de comprar (desde un artículo para reponer mi stock de almacén, hasta los útiles de escritorio) ¿Cuántos pasos hay?
 

1. Tomar conocimiento del requerimiento
2. Saber a quién comprarle y solicitar cotización
3. Determinar la compra (autorizarla)
4. Esperar que llegue y este de acuerdo con lo solicitado
5. Cruzar la información de la Guía de Remisión con lo solicitado
6. Recepcionar la factura y que este con todos los datos correctos.
7. Autorizar el pago
8. Ingresarlo a mi pequeño almacén.

Son aproximadamente ocho pasos (en una pequeña empresa) en los cuales tengo que saber quién hace qué y quién autoriza qué.

Es por ello que los contables inventaron lo del control interno para dar tranquilidad a la empresa de que todo está en orden.

Pero que es lo hacen los emprendedores cuando recién empiezan:

Evidentemente ellos se encargan de los ocho pasos y cuando crecen un poquito y tienen ya dos o tres empleados, el emprendedor se encarga de una parte y "le dicen" a otro que haga el resto.

Luego con el paso del tiempo como esto le resulto práctico, lo sigue haciendo, ya que no tiene tiempo, ni ganas de cambiarlo.

Y el desorden sigue creciendo, generando no solo desorganización, falta de información, sino pérdida de dinero que el propietario de la pequeña empresa no ha sido capaz de observar.

¿Qué pasa cuando se ve obligado a tener un sistema? (generalmente obligado por su contador y solo para el pago de impuestos) Pues que se va a enfrentar a un nuevo mundo en donde va a tener que ordenarse.

Ahí es donde todo se vuelve un conflicto, porque no solo es organizarse, sino estructurar sus procesos e información, de tal manera que el sistema funcione adecuadamente.

Y esto pasa  mucho, especialmente cuando quien implementa un nuevo sistema se acerca a la empresa que compro el software de gestión para iniciar la implementación.

- A ver Sr. Pérez vamos a configurar su proceso de compras, por favor alcánceme su formato de Orden de Compra.

- ¿Y eso qué es? No, aquí no trabajamos así, configúrelo a nuestro modo.

Y el Sr. Pérez se está perdiendo una gran oportunidad de controlar sus pedidos, los tiempos de respuesta de su proveedor y de tener un buen control interno, que le permita saber razonablemente, que todo marcha bien.

Mientras tanto ¿Qué está pasando en su empresa realmente?

Lo usual, hacemos el pedido y el proveedor nos atiende, pero cuando atiende parcialmente el pedido:

• ¿Cómo después lo relaciono entre el 1° y 2° pedido?
• ¿Cómo saber si está entregando lo que originalmente se pidió?
• ¿Cómo controlar que los 18 bultos estén completos bajo 2 o 3 entregas parciales realizadas?
• ¿Cómo pagar una factura, sino se tiene la seguridad de que fue entregado todo completamente?

Eso entre muchos otros cuestionamientos valederos. El resultado es que el desorden permanece en la empresa, largas horas, tratando de relacionar documentos, pedidos, entregas, guías de remisión, facturas, distintos tipos de proveedores.

Cuando tranquilamente de haber seguido un sencillo procedimiento esto se aliviaría, y si a esto le sumo que cuenta con un buen sistema de gestión, como el Sistema SICO, no solo las horas pérdidas desaparecen, sino que cuento con información oportuna y mi productividad crece.

Siguiendo con el ejemplo, el  Sistema de Gestión SICO incorpora en su empresa esta posibilidad; de que usted tenga la seguridad en sus operaciones. Ya que el software SICO le permite hacer un seguimiento a cada compra, de tal manera que usted pueda saber si el proveedor ha entregado todo de una sola vez o ha realizado entregas parciales. Va a saber cuándo las realizo, quién lo recibió, cuánto fue y que número de Orden de Compra fue; qué guías de remisión fueron; que factura emitió el proveedor.

Evitando los excesos de compras y permitiéndole contar con esta información en segundos, además de llevar un control de su proceso.

Mi consejo es: No forme parte de las estadísticas negativas. Un sistema de gestión le va ayudar a mantener el orden, pero usted primero debe de estar muy bien organizado; esto le va a permitir aprovechar al máximo la tecnología e incrementar sus ganancias.


Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, de clic aquí:
Sistema de Gestión (Puede incluso descargar un demo gratuito)

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CUIDADO..Alguien se esta robando tus clientes..!!!

Sino inviertes en manejar tu información, alguien se está robando tus clientes.

La cantidad de datos que está manejando su empresa es impresionante, muchas veces abrumante y nos hostiga día a día. Esto tiende a agravarse porque la información que usted tiene en su empresa no es tradicional, no está estructurada. Es decir, tienen datos sueltos, una factura, una fecha, un monto, un nombre, un número de cheque, pero no lo está utilizando para brindar un mejor servicio a sus clientes, vender mejor o tomar la mejor decisión para su empresa.

Si usted no está aprovechando toda la información que tiene en sus manos, entonces temo decirle amigo, que está perdiendo oportunidades muy valiosas de realizar mejores negocios con sus clientes, esto a la largo, significa que alguien si lo hace, por lo que su esfuerzo de conseguir clientes, se esfuma.

Tenga en cuenta esto:

Los clientes sencillamente estan dónde le ofrecen un mejor servicio. Eso significa que si usted no sabe aprovechar toda su información… pues está perdiendo clientes.

¿Qué no me cree?

Mire el ejemplo de Corporacion Comatpe SAC que inicio actividades el año 2002. Es una empresa distribuidora de tubos electro-soldados y accesorios. Se enfocaron en dos (grandes)  puntos: Planificar sus actividades y Satisfacer a sus clientes, para ello el Sistema de Gestión SICO que utilizan les ha permitido no solo el orden y tranquilidad para desarrollar sus enfoques, sino además información vital para tomar decisiones. El resultado: Crecimiento de sus ventas y de su organización.

Igual es el caso de Bebidas Alternativas SAC empresa líder en la distribución de bebidas alternativas en el mercado nacional. ¿Se imaginan las tareas a desarrollar en cada uno de sus procesos? Solo un Sistema de Gestión bien implementado, como el de SOINFO, les permite tener éxito en su labor administrativa. El resultado: El sistema les permite administrar eficientemente su negocio.

Arlima SAC es otro ejemplo, empresa de proyectos inmobiliarios que puede concentrarse en su trabajo adecuadamente a pesar del volumen de datos que manejan, gracias a una buena implementación del Sistema de Gestión SICO.

Estas empresas procesan, convierten datos en información y la utilizan para servir mejor a sus clientes, vender mejor, determinar a quién apuntar con ofertas y saber cuál es su siguiente paso.

Mire lo que dice Tom Inman, vicepresidente de Industria y Estrategia e Integración de IBM USA en una entrevista que le hacen, con relación a lo que pasa con las empresas y su manejo de la información y aprovechamiento:

“Lo que está pasando es que los volúmenes [de datos] están explotando; los negocios quieren tomar decisiones más rápido, estamos inseguros acerca de la data, estamos ahogándonos en la data. Ese es el problema y si no hemos establecido una estrategia y una hoja de ruta, entonces tenemos problemas. Aún si lo hemos hecho, todo se reduce a un presupuesto, personas y habilidades”

"Por supuesto que hay una inversión requerida, pero yo diría que es más costoso no invertir porque si no lo haces, alguien se está llevando tu mercado..." añadió.

¿Qué hacer frente esto?

El 1° paso es tomar conciencia que su organización no está aprovechando la información y créame, que este es un paso importante. Muchos emprendedores a lo largo de su negocio, se han esforzado por sacarlo adelante, y piensan que mediante ese mismo "punche" las cosas se irán desarrollando igual; por ello no le dan importancia a manejar la información de su negocio.

"...Total, si crecí sin tanto software, puedo seguir creciendo igual, la gente siempre me va a comprar..."

Esa frase la he escuchado muchas veces..!

ERROR..!! Los tiempos no solo han cambiado, sino que su empresa ha crecido. Usted requiere de organizar su empresa y crear cultura organizacional, que impulse y ayude en el crecimiento de sus ingresos. Que pueda atender al nuevo comprador digital.

Por lo tanto, reconocer que el manejo profesional de la información es el 1° paso a tomar (y muy importante).

Las posibilidades para el manejo de su información es mucha, usted puede:

Mejorar la atención a sus Clientes

• Tener información al momento sobre disponibilidad de productos.
• Saber que productos solicita más su cliente
• Llevar un control de lo pedido y saber ya se despachó y genero el documento respectivo.
• Asignar línea de crédito y saber su ejecución.

Manejar Estadística de Ventas
Ventas por Cliente, Ventas por Producto, Venta por Vendedor, Ventas Mensuales
Ranking Productos, Ranking Producto/Cliente, etc.

Entre muchas otras (en realidad una larga lista de beneficios)

El 2° paso entonces es: TOME ACCION. No se ahogue en toda la información con que se alimenta su empresa, priorice, aprenda a manejar aquella que le es verdaderamente útil.

¿Quiere más ejemplos? Llámenos y le informaremos, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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¿Su software de gestión le está trayendo problemas? 5 consideraciones claves a tomar en cuenta

¿Está su software de negocios empezando a darle problemas? ¿Estos problemas le dificultan  competir eficazmente hoy o tiene la sensación de que algo no está bien y en cualquier momento le va a traer problemas? ¿Qué debe hacer y cuándo debe hacer su cambio?

La decisión de reemplazar su sistema de gestión actual no es algo que se le ocurra de la noche a la mañana. Se basa en la acumulación de problemas que en algún momento  rebasa el vaso de la paciencia. En lugar de esperar hasta que se ve obligado a reemplazar su sistema actual (usualmente cuando está lleno de canas), adopte un enfoque proactivo, evalué constantemente la forma como llega la información a sus manos, como esta su contabilidad actual o si su sistema termina siendo un verdadero cuello de botella para su organización.

No deje que los problemas lo arrastren a tomar una decisión. Hey, las decisiones en una empresa no se pueden tomar "cuando se está caliente", en especial una decisión de compra de algo que va a tener tremenda influencia en su empresa.

Demuestre que es prudente. Examine dónde se encuentra hoy y dónde quiere o necesita estar mañana. Si basa su decisión de reemplazar su actual sistema de gestión basado en este análisis, tendrá tiempo para crear una selección eficaz y realizar un plan de implementación adecuado.

Tal como lo mencione, no hay un solo factor que lleva a la decisión de reemplazar su contabilidad actual o sistema ERP, a menos que, por supuesto, haya colapsado su sistema (o sus nervios). El punto ahora es la creación de una lista de control que le permitirá evaluar de manera efectiva su próximo sistema.

En SOINFO queremos ayudarle a analizar todo esto, le proporcionamos una pequeña Lista de Evaluación. Esta lista es sólo una sugerencia. No le podemos decir qué hacer, tan sólo plantearle algunas preguntas para ayudarlo. Su primera tarea es determinar qué es importante para usted y sólo usted puede hacer eso.

¿Su sistema actual está cada vez más frágil (lento, mensajes de error, etc.)?
Esto se da principalmente en sistemas antiguos (¿Heredados posiblemente?) Que han estado en uso durante muchos años y realmente no calzan con su competitividad funcional. En muchos casos, los gerentes están algo asustados por el costo de los nuevos sistemas, pero usted necesita realmente hacer de tripas corazón y por lo menos evaluar sus opciones. Si el costo es un problema, evalué las nuevas alternativas como la nube (icloud).

¿Su sistema apoya adecuadamente las necesidades de sus clientes?
Tener su trabajo hecho no debe ser su principal objetivo. Servir a sus clientes debe ser su principal motor para el cambio. Si usted no puede proporcionar a sus clientes el servicio y la funcionalidad que necesitan o demandan, entonces necesita crear su lista de requisitos dedicados a aumentar la satisfacción del cliente. Si su sistema le quita más tiempo del debido, entonces tiene un problema.

¿Ha superado las capacidades de su sistema actual?
Las empresas que crecen rápidamente, especialmente si comenzaron con un sistema pequeño o solamente contable, pueden superar las capacidades (funcionalidad) de su sistema. En vez de esperar a que su sistema actual no pueda hacer el trabajo, mire en su futuro. Un año o Dos estaría bien. Determine dónde pueda estar en el futuro y qué necesitará tener para competir con eficiencia. Si su actual sistema no puede satisfacer esas necesidades futuras, entonces usted tiene el tiempo suficiente para encontrar un producto adecuado y sin estar a la carrera.

¿Están las demandas de su industria haciendo más difícil el competir de manera efectiva?
Usted puede tener un sistema de gestión decente, pero si sus competidores están ofreciendo mejores servicios basados en el apoyo que reciben de sus sistemas de gestión...entonces usted necesita considerar cambiar su sistema actual. Usted puede tener productos y servicios competitivos, pero recuerdo que eso no es todo.

¿Puede realizar un adecuado seguimiento y control de sus operaciones?
Completar tareas y actividades es importante, pero también lo es la eficiencia de las actividades de su negocio. Aquí es donde los indicadores de rendimiento entran en juego. Por ejemplo, si usted va a maximizar la eficiencia de sus operaciones (Rotación de inventarios o el tiempo necesario para completar las órdenes de venta o el fin de intervalo de envío), tiene que supervisar estas actividades con el fin de saber dónde se requieren mejoras. ¿Su sistema de software de negocio actual le da la capacidad de crear y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento?

En Conclusión:
Las personas son las que hacen que una organización sea rentable, pero necesitan ayuda. Su sistema o software de negocios dará a la gente las herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema en sí no hace nada. Ayuda a la gente hacer su trabajo de manera más eficiente y con más eficacia y ayuda a tomar decisiones de negocios.

Usted necesita el sistema adecuado que ayudará a su personal a tener éxito. Eso significa que debe evaluar continuamente todo, incluyendo su sistema de gestión.

En lugar de esperar por una crisis, adopte una actitud proactiva mediante el cual las personas están constantemente buscando maneras de servir a sus clientes de manera más efectiva y llevar a cabo su trabajo de manera más eficiente.

Si desea conocer como funciona nuestro software de gestión, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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¿Tiene la obligación de pagar Impuestos? (vea como un software le puede ayudar)

El Impuesto General a las Ventas - IGV (llamado en otros países Impuesto al Valor Agregado - IVA) lo pagamos todos, incluso al momento de comprar un lapicero. 

Pero sea que tenga una pequeña empresa o negocio, la cosa cambia, porque la responsabilidad de informar y pagar directamente a la SUNAT  (el administrador tributario del estado), es mandatoria.

Veamos: En cada provincia del país, casi todo lo que vendemos y compramos esta gravado con Impuesto General a las Ventas - IGV y digo casi, porque hay productos -como por ejemplo libros- que estan exonerados del IGV (incluso en algunos países existen tasas diferentes dependiendo el tipo de producto.

Pero lo que pocos saben es que el famoso IGV, esta muy relacionado con este otro impuesto, llamado Impuesto a la Renta (IR), de tal manera que si hay algo que no puede ser considerado como gasto para la empresa, tampoco puede ser considerado como crédito fiscal para el IGV.

Digamos que usted es un próspero empresario que vende artículos de limpieza y que ha logrado (con su esfuerzo) tener dos tiendas y un equipo de seis empleados.

Usted maneja su empresa con esfuerzo y para abreviar, usted compra y vende con cierta reguralidad; adicionalmente realiza gastos que pueden (como no) ser utilizados para el giro de su negocio.

Veamos una semana típica de compras y gastos:

• Jabones (y de todo tipo), claro ha eso se dedica.
• Trapeadores, si por supuesto, esto vende, sobre todo a otras empresas.
• Desinfectantes, en especial para los baños.
• Utiles de Escritorio, indispensable.
• Un libro titulado "Como ordenar su empresa", siempre es bueno aprender.
• Otro libro titulado "Inferno" de Dann Brown, tan de moda, además que se lo recomendaron (que caray en la libreria le dan factura y lo puedo deducir)
• Servicio Técnico por la camioneta de reparto (en realidad me vino dos, uno por el respuesto y otro por el servicio, con algo llamado "Retención"...cosas para los contables)
• Detergentes, también se vende.
• Zapatillas (aprovechó las compras de la empresa para terminar con la lista de útiles del colegio de sus hijos, total..me dan factura)

Muy bien, la semana estuvo fructífera, asi que vamos a incluir un poco de snacks (chizitos, wafers, papitas chipy) para celebrar con mis empleados lo bien que nos va.

Esto es algo que le gusta hacer con regularidad porque aprendio (leyendo en el Blog Secretos Pyme) que la mejor forma de mantener un equipo con ganas de trabajar es motivándolos.

¿Cómo hace ahora para pagar su IGV? o ¿Cuánto le toca pagar de IR a cuenta?  

Tal vez Usted:

a) Llama a su contador quién le prepara todo y le entrega (usualmente el mismo día, a última hora y como mucho apuro) las cifras e información. Sigue sin tener información para usted.
 
b) Contrata por dos días a su sobrino quien recién está estudiando contabilidad, total ¿Cuán complicado puede ser todo esto? (dicho sea de paso el joven realiza la labor de forma manual)

c) Se junta usted y dos personas más a ordenar, papel por papel y luego simplemente suma y resta...y ya, información y cifras listas 

(Nota: Creame cuando les digo que he visto estos tres escenarios, en múltiples ocasiones...("es verdad aunque usted no lo crea")

Muy bien, cualquier de las tres opciones siempre le ha funcionado anteriormente, pero...¿Sabe que está generándose una potencial y seria contingencia tributaria?

Además ¿Cómo sabe cuáles son sus costos reales? y lo más apremiante, ¿Por qué a su competencia le va mejor, si ambos venden lo mismo?

Veamos entonces a su competencia:

Larry (así se llama el dueño) desde hace seis meses ha comprado e implementado un moderno (pero no costoso) sistema de gestión.

Ingresa cada compra o cada gasto que realiza y automáticamente el sistema lo diferencia:

1. Aquello que es crédito fiscal a un lado.
2. Aquello que no es deducible (y por consiguiente no se puede utilizar el crédito fiscal) a otro.
3. Diferencia aquello que esta exonerado (como los libros) en una columna aparte
4. Diferencia el libro (de lectura personal) como no deducible.
5. Ah, claro Larry no ingresa ni por asomo el valor de las zapatillas para el colegio de sus hijos.
6. Como también tiene una camioneta que lleva a mantenimiento, el sistema el separa la retención y considera las facturas como tiene que ser.

¿El resultado? Tiene al segundo de cerrar el mes (literalmente), las cifras de IGV a pagar, cuánto le resulto de crédito fiscal, cuál es la base para el pago a cuenta de IR; además de saber sus costos reales y por lo tanto sabe que no se puede pasar en los gastos.

Tiene sus almacenes actualizados y evidentemente tiene un equilibrio entre la inversión que realiza en su personal que le permite estar tranquilo, con sus impuestos y la motivación a realizar.

Ahora, Usted... ¿Cuál de los dos ejemplos seguiría? ¿Desea saber cuánto más (muchísimo más) le puede ayudar un buen sistema de gestión a manejar su empresa? 

Si desea explorar un poco más, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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