¿Estoy preparado para implementar un ERP?

Previo a la compra de un ERP para nuestra empresa, debemos considerar lo siguiente: Es el momento adecuado para su implementación, tenemos bien definido cuales son nuestras necesidades y sobre todo como buscar un proveedor confiable. 

Analicemos cada uno de estos aspectos: 

Encontrar el mejor momento para adquirir un ERP

Cuando la empresa siente que ya no puede controlar las operaciones y se vuelve más engorroso generando pérdida de tiempo y dinero. Es el mejor momento para iniciar la búsqueda de un ERP.

Esta búsqueda debe contemplar lo siguiente:

• Que sea una solución totalmente integrada y que le permita compartir la misma información.
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Sea fácil y muy intuitivo
• Lo acompañe en su crecimiento
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Tener definido claramente las necesidades

Es muy importante tener definido los requerimientos de la empresa por adelantado con el fin que el proveedor conozca claramente como usará la herramienta, cantidad de usuarios, que tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.

Es importante que evalúe la flexibilidad del ERP y que lo acompañe en su crecimiento. Se recomienda inicialmente se adquiera los módulos necesarios y luego comprar los adicionales cuando se requiera.

Escuchar a los expertos y/o experiencias de otras empresas que han pasado por un proceso de implementación reciente, ayudaría a despejar muchas dudas e interrogantes. Sobre todo establecer una hoja de ruta para la mejor selección del ERP para tu empresa.

Asegurar la confiabilidad del proveedor

Se recomienda un análisis minucioso de la propuesta del proveedor del ERP y tomar nota de todo lo que se acuerda durante la negociación. Solicitar un contrato o documento donde se especifique cada uno de los puntos acordados, lo que incluirá y no incluirá en el proceso de implementación.

La selección del ERP toma su debido tiempo (en algunos casos meses). La formación de un equipo con personal clave y con el apoyo de la alta dirección ayudará que este proceso se realice en menor tiempo.

También se debe evaluar el compromiso del Proveedor desde el inicio del proceso, su experiencia en implementación sobre todo en rubros similares a su negocio. Como en casos que proveedores son expertos en finanzas pero no tienen mucha experiencia en Costos de Producción.

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Hasta la próxima

El Contador como aliado del ERP

Hoy en día el Contador cumple un papel muy importante y de mucha influencia en la decisión de compra del ERP, en algunos casos contador nuevo es sinónimo de ERP nuevo. Analicemos el porqué de su importancia:

Todo termina en Contabilidad

Hay que tener en claro que cada operación que realiza nuestra empresa (una venta, compra de mercadería, el pago a un proveedor, depósito de cobranzas, etc.) debe ser contabilizada, es decir codificado de acuerdo a un plan de cuentas, que en contabilidad es llamado asiento contable. En otras palabras si su empresa emite 100 facturas se deben generar 100 asientos contables, si giramos 50 cheque se deben realizar 50 asientos contables. Hacer esto en forma manual o manual electrónico (en Excel) es complicado sobre todo cuando las operaciones de la empresa aumentan.

El contador debe asegurarse que el ERP genere en forma automática estos asientos contables, que le permita realizar funciones de análisis y entregar en forma oportuna información a la gerencia o alta dirección.

En el caso que nuestro contador es externo (outsourcing) y tiene un Software Contable, se debe evaluar la posibilidad de integrarlo o en todo caso el ERP genere archivos con la información necesaria. Si el ERP tiene incorporado un módulo Contable, la sugerencia seria que el contador externo utilice dicho modulo y de ser posible se instale en su oficina.

Papel de Auditor del ERP

Para que nuestro Contador nos proporcione información contable de la empresa, el contador debe asegurarse que la información registrada en el ERP sea confiable y segura. Entonces el ERP debe proporcionar herramientas que permitan verificar dicha información y/o permitan hacer cruces de información.

Este flujo de información debe ser acompañado por la mejora de procesos, oportunidad para que nuestro Contador participe activamente en proponer dichas mejoras que servirán para que tenga información más confiable. En otras palabras el Contador cumple una nueva función de CONTROLLER.

Cumplir con la Normativa Tributaria

Requisito indispensable que el Contador debe evaluar que el ERP cumpla con todas las normatividad legal y tributaria. Pero con un enfoque integral de la empresa que permita tener información para la gestión del negocio y cumplir con la Norma Tributaria.

En conclusión, el Contador debe participar en todo el proceso, desde la evaluación hasta la implementación del ERP.   

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Hasta la próxima

El más grande error de los Puntos de Venta y como solucionarlo

Los locales comerciales se caracterizan por proporcionar acceso al público a todo tipo de mercadería, muchos de estos negocios crecen en operaciones y cantidad de stock que manejan, pero también en generar los mayores dolores de cabeza a sus propietarios por la variedad y nivel de detalle que tienen que manejar.

Para nadie es un secreto que grandes super mercados (como las tiendas Wong en Perú) surgieron de pequeñas tiendas de abarrotes tremendamente localizadas y que fueron creciendo, distinguiéndose por su variedad y amabilidad.

Pero no todas tienen la misma suerte, solo a un 3% de todas los negocios formados les va bien.

¿Por qué?

La falta de información a tiempo o el manejo de información en tiempo real.

Y es que póngase a pensar, si usted es un pequeño comerciante, que tiene su bodega con variedad de productos, es muy probable que recuerde su última conversación con sus clientes:

- Hola Don Willy dame una lata de frijoles que me diste hace dos días
- Si, como no.
- Además dame, pañales "Meli" y un poco de gelatina.

Para que luego de un minuto usted regrese diciendo:
- Uyy…lo siento, me olvide pedir los frijoles y la gelatina también.

O quizás recuerde esta:
- Don Willy ¿Y mi encargo? me urge la harina para el cumpleaños de mi hija
- Mmmm...Déjame ver...Martín..!! ¿Dónde está la harina para tortas?
- No hay…!! Sólo para panqueques.
- Pero Martín, si te dije que pidieras.
- Don Willy, eso fue la otra vez, ahora no me encargo nada..!

Y estas fueron otro par de ventas que Don Willy perdió por no saber qué comprar, cuánto comprar y para cuándo.

¿Le suena familiar?

De acuerdo a estudios realizados:

"...Se estima que los comercios que no implementan sistemas electrónicos están en riesgo de perder rentabilidad ante aquellos que cuentan con terminales punto de venta (TPV), que pueden incrementar beneficios hasta 30 por ciento...." (Moneta Technologies)

Una de las ventajas de implementar tecnología en su negocio será que podrá incrementar la cantidad de personas por atender, tenga en cuenta que su cliente percibe la mejora y se va a sentir con mayor satisfacción.

Además usted podrá contar la posibilidad de tener promociones y ofrecer otros medios de pagos.

Más aún, sus inventarios se van a poder mover más rápidamente, ya que no perderá consumidores (como en el típico ejemplo anterior) y al aumentar el nivel de satisfacción de su cliente, sucederán dos cosas:

1. Su cliente regresará a usted y no a la competencia más cercana.
2. Su cliente lo referirá a usted muy bien.

Eso se traduce en más INGRESOS$$$..!!

Por eso aplicar tecnología a su negocio es la mejor decisión que puede tomar.

En SOINFO estamos empeñados en acompañarlo en su crecimiento utilizando lo mejor de la tecnología a su alcance; de ahí en nuestro empeño de mostrarles la mejor manera en que usted puede utilizarla en su pequeña empresa.

Contamos con el software SICO Punto de Venta que le permite -entre otras múltiples operaciones- un manejo de Códigos de Barras, liquidación de caja, acepta múltiples pagos, realizar Ofertas y Promociones, manejo de Pre-Venta, Control de Inventarios, etc.

Es un Software de gestión diseñado y construido especialmente para negocios de atención rápida. El SICO Punto de Venta (POS), es un Software para pequeñas y medianas empresas (pymes) que desean una atención rápida a sus clientes como los grifos, supermercados, comida rápida -fast food-, etc.

Nuestra recomendación final:
Las oportunidades crecen aún más para su negocio si cuenta con la tecnología a su favor. Sobre todo actualmente, tome en cuenta que hoy en día las personas y el sistema financiero están aceptando pagos en efectivo y con tarjeta a través de los teléfonos inteligentes (smartphones).

Las personas quieren comodidad y buen trato...proporcióneselo, no pierda la ocasión de fidelizar a sus clientes.

Puede descargar nuestro SICO Punto de Venta de manera GRATUITA por un tiempo y revisarlo, ver cómo funciona, como se adapta a sus  necesidades. De clic aquí: http://bit.ly/1rS2T1n

Pruébelo y luego me comenta…

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¿Quiere iniciar un pequeño negocio? Tres cosas que no debe de olvidar

Mencionábamos  en nuestra edición del 15 de Julio (ni solo vio puede dar clic aquí: http://bit.ly/1zEHkYl ) que de todas las empresas que se constituyen en un año, solo el 7% sobreviven al tercer año y tan solo el 3% sobre pasan el quinto año.

Y si bien, el desorden, la falta de pasión en lo que hace, hacen mella en su emprendimiento -sobre todo los primeros años- ¿Qué es lo que pasa al interior de la organización?

Demos una rápida mirada a lo que hace (y no debería hacer):

1. Apagando fuegos, en vez de no generarlos
Me explico: ¿Sabía que el 72% de la micro y pequeña empresas no lleva registro de ventas?

El 84.7% de las mypes son informales según la Encuesta Nacional de Hogares 2013.

Esto no solo le traer un tremendo problema al momento de rendir las cuentas para el pago de impuesto...NO...!!

El no tener información fidedigna que demuestre el nivel de sus ingresos dificulta su acceso al crédito.

¿Cómo cree que puede demostrar su nivel de ventas? ¿Cómo cree usted que el banco o micro financiera puede tener seguridad que usted va a devolver el crédito? Sino  a través de INFORMACIÓN...y eso significa: Su Registro de Ventas, su Declaración de Impuestos a la Administración Tributaria.

A eso me refería con apagar fuegos, ya que el emprendedor esta todo el día realizando un sin fin de actividades, lo que le resta productividad es estar recolectando las facturas, sumando comprobantes, acordándose a quien le vendió, quién le pago, quién no.

2. No tener una cuenta bancaria separada para su negocio
Usted nunca debe de mezclar las cosas, el orden debe de partir desde ahí.

Tener una cuenta bancaria con el nombre de su empresa, es la mejor forma de iniciarse con orden y de hacer lo correcto.

Le da mayor seriedad y la gente confía más en su negocio.

3. Pretender hacer todo en una Hoja Electrónica
Si alguna vez ha visto un malabarista, imagínese ahora a un emprendedor: Esta en medio de una aventura empresarial (la cuerda floja); tiene que manejar sus ventas (un palitroque); a su personal (otro palitroque); la documentación (otro palitroque); el pago de impuestos o Administración Tributaria (otro tremendo palitroque); y tiene que lanzar y tomar cada uno de ellos mientras camina en la cuerda floja.

Y ahora tiene que recoger información y rogar que no se le borre, no se le chanque, no se le mezcle...y que este actualizada...!!

No deje toda su información sustancial en manos de una hoja electrónica, para eso existen softwares especializados, algunos de ellos calzan muy bien con su apretado presupuesto que tiene como emprendedor, sobre todo cuando recién inicia la aventura.

Por ejemplo en SOINFO tenemos el Software de Gestión para pequeños negocios, que es un sistema integral para pequeñas empresas que le ayuda a controlar sus operaciones de caja, ventas, inventarios, compras y tesorería.

Le va a permitir controlar sus inventarios, crear su almacenes y lo apasionante es que genera con una sola operación, varias consecuencias, por ejemplo al momento de generar una factura de ventas, automáticamente descarga inventarios, alimento registro de ventas, tiene sus estadísticas.

Sepa de manera oportuna cuanto tiene por pagar de impuestos, además de tener cubierto todo el aspecto formal exigido por ley.

Obtenga al segundo sus reportes estadísticos de ventas, supervise la eficiencia de sus cobranzas.

Controle sus gastos, sepa cuánto debe. Entre muchas otras funciones.

Recomendación Final: Tenga su Registro de Ventas y de Compras al día, no solo porque se lo exige la administración tributaria, sino porque usted va a poder medir su nivel de ingresos, y va a poder demostrar a las micro-financieras, que cualquier préstamo que tome, va a poder ser retornable sin problema.

Tenga su cuenta bancaria al día, sepa cómo va su liquidez, pero lo más importante, mantenga un orden en lo que cobra y paga, en sus saldos.

No se deje arrastrar por el vaivén diario en su empresa, No este apagando fuegos constantemente, ordénese desde el principio..!!

No piense que es una gasto excesivamente caro (no lo es), ni que todavía no requiere un Sistema, comience con uno calzado a sus necesidades y luego, a medida que crece, crezca con su sistema también. 

Si esta iniciando un pequeño negocio o ya tiene cierto tiempo. Pruebe  nuestro Software de Gestión para pequeños negocios, bájelo GRATIS aquí: http://bit.ly/1vobHBI y luego nos cuenta como le fue.

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