Que preguntas debes hacer a tu proveedor antes de implementar un ERP?

Tener una lista de preguntas con una enfoque a la mejora de su negocio, le ayudará tener la información necesaria para seleccionar la mejor herramienta que cumpla con las expectativas del negocio. Entre las preguntas que puedo destacar son:

¿Qué podemos hacer mejor?

Debes preparar una lista de las preguntas que estén relacionadas con mejorar lo que ya hacen actualmente con éxito y aprovechar la experiencia del Proveedor de ERP para que no solo muestre las bondades o beneficios, sino también de que manera te ayudara a hacer las cosas mejor. 

¿Qué otros clientes tiene ustedes que podemos hablar?

Solicite una lista de referencia de clientes que sean de su mismo giro de negocio o similar, que le permita ponerse en contacto y conocer su experiencia en la implementación del ERP. Pregúnteles, ¿Cuánto tiempo tardaron en completar la implementación?, ¿Cuánto tiempo tuvo que pasar para darse cuenta de los beneficios?, ¿Qué expectativas siguen sin cumplirse?, ¿Se consiguió lo que se esperaba con el Proveedor?, ¿Qué harías diferente?, etc. 

¿Qué tan integral es su ERP?

Conforme nuestra empresa va creciendo y la aparición de nuevas tecnología, comienzan a surgir nuevas necesidades y el ERP debe estar preparado para su integración a dichas tecnologías o nuevas necesidades. Caso contrario volvemos a fojas cero o se tendrá que incurrir en costos de adaptación.

¿Cómo este ERP nos puede ayudar hacer dinero?

La respuesta del proveedor a esta pregunta son variables, pero algunos enfoques comunes incluyen: ¿Qué mejoras se convertirá en práctica cuanto implementemos su ERP?, ¿De qué manera mejoramos la atención de nuestros clientes o aumentamos su satisfacción?,  ¿Qué beneficios económicos tendremos al implementar su ERP?, etc.

Recuerde que la selección del ERP es para mejorar su negocio y debemos ir más allá con preguntas que nos ayude a tomar la mejor decisión.

Hasta la próxima

¿Estoy preparado para el Cambio?

En conversaciones con los gerentes, propietarios y emprendedores sobre la importancia de implementar un ERP en su organización, surge una interrogante común: ¿Estoy preparado para implementar un ERP?, para responder esta pregunta se tiene que considerar los siguientes aspectos:

Tener claro mis necesidades y objetivos

Si no se tiene muy claro lo que se necesita y desea obtener de la implementación de un ERP, las expectativas puedes ser muy diversas entre los diferentes actores de la empresa generando diferentes visiones en cada uno de los niveles de la misma. En otras palabras todos deben apuntar a una misma dirección, con objetivos claros, documentados y transmitidos a toda la organización.

Algunas empresas creen que el ERP es automatizar sus procesos manuales actuales y que la solución se ajustara el 100% a sus operaciones. Nada está más lejos que la realidad, motivo por el cual se recomienda que la empresa tenga muy clara sus expectativas sobre la implementación del ERP y como consecuencia le permitirá:

• Que toda la organización hable un mismo lenguaje
• Comprometer a toda la organización en el alcance de los resultados esperados
• Establecer roles y responsabilidad en los diferentes niveles de la organización

Estandarizar los procesos, tareas y actividades

De no tener bien definido y/o estandarizados los procesos, tareas y actividades de la empresa, puede llevar a problemas como: exceso de personal,  consumo de altos recursos, incumplimiento de tiempos, exceso de carga de trabajo, cuello de botellas, etc.

Personal preparado

El personal involucrado en la implementación debe tener un perfil adecuado y son los que determinaran el éxito o fracaso de la implementación y deben cumplir estas características: Tengan conocimiento de su área, se integren como líderes del proyecto, que estén dispuestos a salir de su zona de confort, proactivos y tener claro la visión de la empresa.

El responsable o líder del proyecto, debe tener un profundo conocimiento de la empresa, tener autoridad para realizar cambios o definiciones en los procesos y contar con el apoyo del directorio o la alta gerencia.

En conclusión, antes de iniciar la implementación de un ERP, se debe plantear las siguientes preguntas:

• ¿Qué deseamos obtener con la implementación del ERP?
• ¿Cuáles son los procesos donde se realizarán cambios?
• ¿Porque es importante mejorar los procesos de la empresa?
• ¿Cómo medimos si la solución cumplió con nuestros objetivos?

Termino con un mensaje de Charles Darwin:

“No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, ni el más inteligente. Es el que se adapta al cambio”

Descarga una versión de prueba desde el siguiente enlace SICO - Comercial

Hasta la próxima

¿Cómo mejorar la Gestión de mi Empresa?

Frente a la creciente competencia y el deseo de que nuestro negocio siga escalando, como primer paso es la automatización de los procesos mediante la adquisición de un Software de Gestión (ERP) que le permita:

• Integrar todas las áreas y compartir una misma información
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Lo acompañe en su crecimiento y se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Beneficios al Invertir en un Software de Gestión - ERP

Debemos tener muy claro que adquirir un ERP es una inversión y por lo tanto debe haber un retorno de esa inversión en un periodo determinado sea en Productividad,  Ahorros de Tiempo, etc. (Lea también: Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?).

Los beneficios inmediatos son:

• Ordenar la empresa, ahora los procesos tendrán una Hoja de Ruta que los trabajadores actuales o futuros deberán seguir.
• Adiós a las Islas, las áreas de la empresa se integrarán y compartirán una misma información.
• Control total de la empresa que le permitirá concentrarse en hacer Crecer su Negocio.

¿Cuánto estamos dispuestos a invertir?

Esta es una pregunta clave para determinar qué tipo de ERP deseamos para la empresa. Sugiero que sea de forma escalonada o modular que le permita ver los resultados y mayor seguridad en su inversión.

Recuerde que los resultados se verán reflejados en el tiempo y sobre todo su apoyo incondicional a cambios de paradigmas que a veces afectan el crecimiento de la Empresa. (Sugerimos el siguiente artículo: Etapas para una Implementación exitosa de un Software deGestión - ERP)

Descargue una versión DEMO del SICO - Comercial

Hasta la próxima

¿Necesita un sistema contable o un sistema de gestión?

Cada día, los avances en la tecnología son hechos para proporcionar oportunidades adicionales y nuevos retos para su empresa. Asegúrese de entender las tecnologías que están disponibles para su negocio.

Como propietario de una empresa (pequeña o mediana), es vital que usted entiende y utilice tecnologías avanzadas. La tecnología puede ayudarlo a aumentar la eficiencia de sus empresas, e incluso ampliar las operaciones.

Softwares contables son importantes, incluso si usted tiene su propio contador o este es externo. Muchos empresarios consideran que representa un mal necesario y se ven forzados a adquirir uno (sobre todo si no quieren que el Estado, a través de la administración tributaria, este encima de ellos requiriendo información relacionada con impuestos).

Otros porque temen quedar atrapados en un lodazal de papeleo y temen pasar horas empujando los números que tiene por todas partes (siempre pensando en los impuestos).

La contabilidad es una parte esencial de la empresa, y quiéralo o no, es algo que no se puede evitar, tenga en cuenta también que es la única forma de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos que le permita saber si su empresa tiene ganancia o pérdida.

El software de contabilidad le permite ver esto de un vistazo. También puede ayudarlo a diseñar y mantener un presupuesto para su negocio.

Pero veamos al software contable en su verdadera dimensión: Es la herramienta que le permite tener todas sus actividades registradas como medio de proporcionar un "estado de la empresa" y es utilizado principalmente para determinar los impuestos adeudados.

Informes como a los balances y cuentas de resultados ayudan a tomar decisiones informadas. Pero...esta es información histórica, información de lo que paso en la mayoría de casos un año atrás.

Un Software de Gestión es un sistema totalmente integrado de gestión empresarial que abarca las áreas funcionales de una empresa como Finanzas, Recursos Humanos, Producción, Ventas y Logística, etc.

Organiza e integra los procesos de operación y flujos de información para hacer un uso óptimo de los recursos, como el material, el dinero y las máquinas; así como proporciona ayuda en la gestión del talento humano.

Un Sistema de Gestión mejora la habilidad del empresario para tomar decisiones.

Tomemos como ejemplo los módulos del Sistema SICO Industrial de SOINFO.

El paquete completo ofrece Producción, Almacén, Compras, Ventas, Tesorería, Contabilidad, Planillas.

Todo esto le permite Planificar su producción, controlarla; controlar las horas trabajadas (Tareos); Conocer el costo de producción, determinar sus mermas; obtener reportes de producción, lo cual le permite conocer su Producción por Recursos Humanos, por Centro de Producción, por Máquina, así como le ayudará a medir la Eficiencia por cada persona, por Centro de Producción, por Máquina, etc., etc.

Por ejemplo, si usted desea Planificar su Producción, mediante la generación de Órdenes de Trabajo (OT) puede planificar y proyectar los materiales a utilizar. Puede asignar una formula determinada para un producto y generar automáticamente el requerimiento de materiales. Puede hacer la Orden de Trabajo para tener en stock o en base al requerimiento de ventas.

Esto es una pequeña parte de los servicios que pueden ser coordinados y gestionados bajo el software SICO Industrial de SOINFO.

Una vez que decida qué tipo de tecnología son adecuados para usted y su negocio, usted estará en su manera de ser más organizada y eficiente que nunca.

Si desea conocer que cosas adicionales el SICO Industrial le ayuda a realizar, puede dar clic aquí: bit.ly/SICO-Industrial

Si desea conocer nuestro software SICO Contabilidad, puede dar clic aquí:
bit.ly/SICO-Contabilidad

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Soy una pyme ¿Debo tener un software de gestión?

Tener un software de gestión es una poderosa herramienta para sincronizar objetivos del equipo de Ventas y Operaciones en una pequeña empresa.

¿Cuántas veces en lo mejor de sus ventas se dieron cuenta que no tenían stock? Perdieron la venta por supuesto, porque los clientes no esperan. Se van a la competencia.

El otro día fue una distribuidora de golosinas y gaseosas al por mayor (en pleno Miraflores), tuve que hacer una cola para hacer el pedido.

Luego tuve que hacer otra cola para pagar. Ahí es donde se dieron cuenta que ya se les había agotado la mercadería que yo había pagado.

Les pregunté por qué no cuentan con esa información, me dijeron que tenían solamente un sistema para facturar y almacén, pero no confiaban mucho en las cifras que arrojaba el programa.

Y por qué no lo cambia, pregunté. 

"Estoy esperando por el mejor momento para ello" me respondieron.

Resultado: Me fui a la competencia.

¿Sabe cuánto dinero están perdiendo por ese error? Por lo menos yo no le compre (y tampoco lo voy a referir) y así como yo, varios clientes se fueron enojados.

Recuerde:
"En los tiempos actuales el cliente ideal, ya no es solo el que compra, sino el que refiere..."

Así que:
¿Cuál es su mejor momento para comprar su sistema de gestión? AHORA.

No importa el tamaño de su empresa (evidentemente si recién empieza no comprará un sistema con todas los módulos, pero si uno para su punto de venta y/o almacenes).

Adquirir un sistema de gestión es una inversión de recursos, tiempo y dinero. Aunque siendo reales, va a depender de usted que sea eficiente la adquisición.

Un software de gestión no es una solución tipo "cura-para-todo", le voy a dar un ejemplo muy claro:

Usted es un importador que está viendo despegar sus ingresos. Hoy se ha levantado con mucho entusiasmo, reunió a sus vendedores y les dijo:

"El 1° trimestre podemos vender S/. 100,000" todos aplauden...! (Por el momento)

Por la tarde -luego de procesar su hoja electrónica- se da cuenta que solo tiene en almacén mercadería por S/. 50,000

¿Sabe cuánto demora importar...no?

La falta de sincronización entre ventas y operaciones es típica, sobre todo en las pequeñas empresas. Sin una adecuada visión sobre esta realidad empresarial, los dos equipos se configuran para el fracaso. Y esto es una realidad que se da en cientos de empresas.

Y, cuando se produce un fallo, es difícil saber dónde está la rendición de cuentas. ¿Se pronosticó ventas muy optimistas o se hicieron operaciones menores de compras?

Sin embargo un software o sistema de gestión que les daría:

Adecuado Control de Inventarios.
Usted creará sus almacenes y al momento de generar el documento de ventas automáticamente descargará sus inventarios.

Podrá tener al momento el Kardex y lo más importante obtener sus inventarios valorizados en cualquier momento.

Chau procesos engorrosos de cierres mensuales. Chau hoja electrónica.

Seguimiento de los Productos.
Podrá controlar los ingresos y salidas de sus productos y verificar al momento, en donde se encuentre sus cifras.

Ah y obtendrá información de los productos que están debajo del stock mínimo, para su reposición inmediata.

Tendrá la historia detallada del movimiento de cada uno de sus productos y sabrá con que documentos se generó el ingreso o la salida del almacén.

Controlará sus Compras.
Generada la Orden de Compra, el sistema le permitirá hacer su seguimiento, de tal manera que sabrá si el proveedor ha entregado todo o parcialmente lo solicitado.

¿Genial verdad? Pero aquí viene el gran error de muchos empresarios al pensar que el sistema es una solución tipo "cura-para-todo" como dije líneas arriba.

1. ¿Qué pasa si usted quiere hacer el control de sus compras y el sistema no arroja ninguna información? ¿Fallo el software?

¡¡…NO..!! Fallo el proceso de generar la Orden de Compra.

¿Qué...? Pero si nunca hemos hecho esto. ¿Es necesario?

Por supuesto, la Orden de Compra es el inicio de un proceso y emitirla le da no solo ese orden, sino que vela por sus controles internos. Pero claro, como no están acostumbrados a esto...lo desechan...¡¡GRUESO ERROR..!!

2. ¿Qué pasaría si el sistema no me informo si estamos bajo el stock mínimo?

Aquí la respuesta es obvia. ¿Lo estableció, es decir, le dijo al sistema cuál era, para que lo pueda controlar?

No, por supuesto...se les olvido...no estaban acostumbrados a ello.

¿Vio? Un sistema de gestión es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer...pero si no está adecuadamente implementado, le va a traer más de un dolor de cabeza.

Es por ello que mientras más rápido piense en adquirir un sistema de gestión, mejor. Sobre todo si es una pyme...no espere a crecer cada vez más y hacer sus operaciones más voluminosas.

Y para aquellos que ya crecieron y requieren un sistema que los ayude: Pongan en orden la casa primero (también les puede ayudar nuestro artículo anterior "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa").

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Cómo escoger un Software para gestionar su empresa

Se supone que el software le permita administrar mejor y de manera más fácil su empresa, pero a menudo adquirir el software correcto es un tema de frustración y gasto desmedido. 

Un sistema adecuado le ayudará a manejar su flujo de caja, analizar sus ventas y mejorar su eficiencia; mientras que el sistema incorrecto puede hacer caer sus finanzas en picada, de tal manera que recuperarse le costará tanto dinero, así como le hará disminuir su productividad. 

Por ello, es importante elaborar un pequeño plan que le permita seleccionar el software que funcione, sin tener que quebrar sus ahorros. 

En la actualidad hay una gran cantidad de oferta disponible y vienen en una gan variedad de configuraciones y tecnologías; así que aquí le vamos a brindar una guía sencilla, para que tenga las herramientas adecuadas y así tener su trabajo listo.

Paso # 1
Tenga el panorama completo. ¿Cuáles son sus razones para comprar su nuevo software? Haga una lista de los retos que le gustaría que su nuevo sistema aborde, por ejemplo: Tener la información de mi stock en almacenes ni bien se mueve la mercadería (ingreso o salida). 

No se limite solo a: Quiero que mi contador pueda tener los impuestos a tiempo ó sólo quiero tener los libros contables al día. 

Vea más alla...Mírese a usted mismo y respondase esta pregunta: ¿Qué información requiero para mejorar mi negocio? (El abanico de posibilidades se abre aquí)

No se olvide luego en su lista, asignar a cada punto una prioridad.

Paso # 2
Determine su presupuesto. Calcule cuánto puede gastar, incluyendo cualquier nuevo hardware necesario, así como la implementación y soporte del primer año.

El costo del software es importante, pero igual de importante es saber cuáles serán sus costos recurrentes.

Por ejemplo: ¿Va a necesitar a alguien para configurar el nuevo hardware? ¿Puede utilizar (adaptarse) a una aplicación general? ¿Realmente es necesario una amplia personalización? (eso puede ampliar su presupuesto a niveles de la estratósfera)

Ah y cuando quiera implementar su sistema, involúcrese..! Son muchos los casos donde el personal no recibe las charlas de inducción y  luego tienen que pagar Consultoría adicional por ello.

Paso # 3
Determine bien lo que va a comprar. Una vez que tiene su lista de retos y un presupuesto preliminar, debe ser capaz de eliminar rápidamente muchos aspectos innecesarios. Por ejemplo: Hey, somos siete en la empresa, no requerimos un módulo de planillas para ello (ahí puede ahorrar) ó somos una empresa de servicios (no requerimos un módulo de almacenes).

Búsque aquel proveedor que le permita conseguir un software que pueda aplicar a su sector donde se encuentra trabajando, como un software para puntos de ventas ó un software comercial, o para industrias, o para proyectos, o para restaurantes, ó para taller automotriz, etc.

Paso # 4
Evaluar bien las características de su potencial proveedor. ¿Qué softwares ofrecen, la mayoría de las características de su lista de retos? Incluso si no están dentro de su presupuesto ahora, usted puede ser capaz de comprar módulos adicionales en el futuro. ¿Qué mejoras de producto se han previsto?

Recuerde algo importante: Usted no solo compra un software, sino a la empresa que esta detrás de ese sistema. Busque a aquellos que tengan muchos años en el mercado, que den buen soporte, que brinden ayuda a sus clientes. Donde su gente quiera ayudarlo a usted a que el sistema sea un éxito.

Paso # 5
Revise los testimonios de clientes que usan el sistema. Busque esa información, mejor aún si su proveedor publica en la Web la lista de testimonios.

Converse con ellos y cerciórese, como fue su proceso y cuán satisfechos estan con el sistema.

Listo..por el momento tenemos estos cinco pasos...seguiremos hablando de más pasos a seguir en nuestras siguientes publicaciones.

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Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos..!!

¿Quiere vender más? utilice la tecnología a su favor

El 88% de las mypes en el país carece de tecnología en su empresa, es decir no tiene un software apropiado que lo ayude a gestionar. ¿Sabe qué significa eso? Tener mayores pérdidas en su negocio, así de sencillo. Cuando usted adopta un software para gestionar su empresa, no solo aumenta su competitividad, sino que puede reducir sus costos hasta en un 75%. 

De acuerdo a la última Encuesta a la Micro y Pequeña empresa realizado por el INEI en el 2010, el 88% de las micro y pequeñas empresas en el Perú no aplica la tecnología a su favor. Nada que le ayude en sus operaciones de ventas y facturación, o el control de su mercadería en sus almacenes, o quizás que le permita control su dinero que tiene en bancos. 

Nada excepto tal vez, alguna hoja electrónica e incluso algún procesador de texto o peor aún, registros hecho a mano, en un cuaderno.

El resultado de esto es:

• Tiempo perdido en repetir operaciones (facturo, luego registro la venta, luego descargo  mis almacenes, etc. etc.)
• Desorden generalizado porque no sabe cuál de todas las hojas es la actualizada.
• No tener la información rápidamente. Tiene que procesarla ¿Recuerda?
• etc. etc. etc.

¿Y qué pasa cuando el volumen de operaciones se incrementa? 

El resultado es atroz. Cantidad de información que vuelve lenta la PC y marea al usuario. Sin mencionar al contable que no sabe por dónde empezar para procesar sus registros.

¿Entiende ahora el por qué de la falta de competitividad? ¿No...?

Todo el desorden generalizado le impide a usted como empresario vender más, crecer. La falta de información, lo limita. Usted y su personal pasan horas procesando cientos de datos, en vez de estar analizando información.

Tomemos como ejemplo una empresa comercializadora: Vende papeles, aromatizantes, trapeadores, escobas, desinfectantes, en todas sus formas y colores.

¿Sabe cuánto tipos de productos en sus diversas formas y colores tiene que manejar? Decenas, sino cientos de variedades. Imagínese ahora:

1. La persona que toma el requerimiento y emite el pedido.

2. La cajera que emite la factura y cobra.

3. El que despacha la mercadería y registra.

¿Cuántas veces se han quedado sin stock y perdido oportunidad de venta?

¿Cuántas veces se han demorado en vender un producto X y han seguido comprándolo?

¿Cuántas veces se han demorado en elaborar su liquidación de caja y aun así no cuadraba?

¿Cuántas veces han tenido que contratar personal temporal extra para realizar ordenar y aun así no terminado nunca de tener información?

La lista es muy larga. Todo este desorden le ha llevado muchas veces a gastar en exceso y por consiguiente subir sus precios y lógicamente, perder competitividad en el mercado (su competencia estará frotándose las manos)

Ahora fíjese que pasa cuando tiene un software de gestión:

• Conoce cuándo y qué mercadería comprar y surtir.
• Controla el flujo de dinero que entra y sale de la caja.
• Comprar solo productos de mayor utilidad.
• Tiene un control de su stock.
• Previene fugas, robos y mermas al controlar inventarios y caja.
• Sabe que vende más.
• Tiene clasificado sus productos y puede surtir a tiempo.

La lista es muy larga aquí también. 

En resumen tener un software de gestión le permite conocer cómo va tu negocio con claridad. Le permite VENDER MAS, le permite CRECER.

En SOINFO hemos querido comenzar el 2014 concentrados en todos ustedes que hacen empresa; en aquellos que tienen pensado adquirir un software contable o un sistema de gestión, en aquellos que no saben todavía como la tecnología le puede ayudar a gestionar su negocio. 

Es por ello que inauguramos el año con este artículo en nuestro estrenado Blog SICO - SOINFO. 

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Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos la próxima semana..!!