Tres errores fatales que se cometen al implementar un ERP

Les comento que cerca del 85% de nuestros clientes actuales han tenido más de una mala experiencia en la implementación de su ERP y esto son los tres errores comunes que hemos encontrado:

Querer aprender todo el ERP

Pretender que todos los usuarios del ERP aprendan el 100% la herramienta es muy improductiva, agotador y genera en algunos casos temor a usar la herramienta por la cantidad de opciones, reportes y procesos que incluye.

Para este caso se recomienda antes de iniciar el proceso de implementación se defina las funciones y/o actividades que realiza cada usuario y que esta definición sea la base para el entrenamiento (recomiendo leer "Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión - ERP"), de esta manera los usuarios solo se entrenaran en lo que necesitan del ERP.

Donde está el Líder del proyecto?

Encontramos que el responsable o líder del proyecto cumple solo un papel administrativo o de coordinación con el proveedor del ERP. En algunos casos solo se limita a recibir los comentarios (y/o quejas) de los usuarios con respecto a la implementación del ERP.

El perfil del líder debe ser de una persona que conozca muy bien negocio y tenga el apoyo de la Alta Dirección (Empowerment) para poder realizar cambios en los procesos y se pueden adaptar al ERP. En otras palabras el líder debe tener la facultad incluso de cambiar o adicionar funciones a los usuarios.

Sorpresa..!  nuevo ERP

Los últimos en enterarse que la empresa ha decidido la compra de un nuevo ERP son los usuarios. Estos usuarios se sienten de alguna manera obligados a utilizar una herramienta originando anticuerpos al uso del nuevo ERP.

La decisión del nuevo ERP es bienvenida, pero debemos hacer participar de forma directa o indirecta a los usuarios, comunicándoles la necesidad de una nueva herramienta y los alcances del mismo. Aquí participa muy activamente el líder del proyecto, quien junto a los usuarios claves deben evaluar el ERP si cumple con las necesidades de la empresa.

Hay que entender a los usuarios del ERP, porque además de realizar su trabajo diario tienen que capacitarse (en algunos casos de forma obligatoria) la nueva herramienta, generando malestar, estrés, horas extras, retraso en presentación de informes, doble digitación, etc. En este caso se sugiere buscar que los usuarios se sientan parte del proyecto con aportes, sugerencia, etc. en otras palabras hacer que el proyecto sea parte de ellos y no solo usuarios mecánicos del ERP.  

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Hasta otra oportunidad,

Los 3 errores más comunes al implementar un nuevo software de gestión

Como vimos en nuestro artículo "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa" del 29 de Enero (sino lo leyo de clic aquí: http://bit.ly/1weWPVi), adquirir el nuevo software para su empresa, puede haberlo llevado por un camino muy agotador, pero si después de mucho batallar logro conseguir el software que calza con sus necesidades, no piense que ya se acabó el proceso.

Nada más lejos de la realidad. Ahora le toca el turno a la Implementación, es decir, tenemos que instalar el nuevo sistema en su empresa.

Y eso es lo que Implementación significa. Ah y no piense que esto es tan sencillo como instalar una hoja electrónica o un procesador de textos en su PC.

Implementar un Sistema de Gestión, es una tarea que involucra mucho orden, entusiasmo y persistencia...y sobre todo, que todas las áreas de su empresa, estén involucradas en el proceso. En especial Usted...Sí Usted, como dueño de la empresa.

Estos pasos son vitales y normalmente no se toman en cuenta, en especial por los dueños de pequeñas empresas (e incluso algunas medianas y grades).

Revisemos lo que tendría que hacer (y normalmente no lo hacen):

1. No tener quien Lidere el cambio.
Establezca un equipo de trabajo y asigne alguien que lo Lidere, eso le dará orden, tendrá quién le informe, quién supervise cada proceso y le ahorrará muchos dolores de cabeza.

Muchos gerentes creen que viene un técnico, carga el software y luego le enseña que botón presionar para que este comience a funcionar.

Nada más lejos de la realidad. Determine quién se capacitará, quien estará "arengando" dentro de su empresa, para que el personal que debe de tomar la capacitación realmente la reciba.

Cuantas veces he podido escuchar:

“…Ah, ¿Hoy toca la capacitación? Por favor diles que no puedo, tengo una reunión o no tengo ganas, dile que estoy ocupado,  que peeeesaaaadossss...ya vinieron...!!

Error...!!

Un Líder de Proyecto, se encargará de movilizar a todos hacia un  objetivo: Instalar y que funcione el Sistema.

2. Establezca cronogramas claros de capacitación y CUMPLALOS...!!
Okey, digamos que Usted es precavido y estableció su equipo de trabajo, con Líder y todo...pero aun así no le fue bien.

¿Quiere que le diga en que fallo?

Se lo voy a decir, porque cientos de veces he visto, que los usuarios establecen bien su equipo, programan tareas...pero NO CUMPLEN (o no le dan el debido seguimiento) a sus propios cronogramas o quizás se olvidan de el o tampoco le dan importancia.

¿Luego que pasa? Que no saben cómo hacer las cosas, como ingresar los datos o como elaborar un reporte, ¿Las consecuencias? El sistema no sirve.

Error...!!

Asegúrese que todos los que vayan a utilizar el nuevo sistema estén capacitados y hayan entendido bien todo, esto es tan importante como que asistan.

3. ¿Cuán ordenada esta su empresa?
Pepita SA era una empresa que vendía papeles, de todas las formas y tamaños, tenía distintos precios, descuentos, ofertas de mes, combos (dos por uno) y sus almacenes siempre tenían que estar lleno.

Habían comprado un sistema para ordenarse.

¿¿¿¿¿Qué?????

Error..!!

Por favor tenga en cuenta una cosa MUY IMPORTANTE: Usted no compra un sistema para ordenarse, Usted tiene que estar ordenado, de lo contrario todo lo que ingrese al nuevo sistema, este se lo devolverá de igual forma, sea este IBM, SAP, Microsoft o haya sido hecho por el mismo Bill Gates, en persona.

Usted compra un sistema para procesar sus datos, para que este le proporcione información de manera eficiente, rápida y Usted pueda tomar mejores y más rápidas decisiones.

Usted compra un sistema para GESTIONAR SU EMPRESA...!!

El orden es algo inherente, es algo que un sistema le va a ayudar a mantener, pero que no lo va a ordenar por Usted.

Por ejemplo:

Si tiene una variedad de productos:

a) Agrúpelos (Familia, sub-familia)

b) Codifíquelos (De gran ayuda, si tiene mucha variedad de productos)

c) Identifique los distintos tipos de ingresos y salida de mercadería
   (No todo es ingreso por compra y salida por ventas, hay muchas  variaciones)

Tome en cuenta estos tres primeros puntos para toda implementación, Usted como empresario, como gerente, como cabeza  una organización, tiene que liderar el cambio; esto normalmente significa procesos bien marcados, que bien gestionados no tienen por qué crear complicación; todo lo contrario, acelerará el proceso, obtendrá lo mejor y sobre todo, le evitará dolores de cabeza.

Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí:
Sistema de Gestión 

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