El Contador como aliado del ERP

Hoy en día el Contador cumple un papel muy importante y de mucha influencia en la decisión de compra del ERP, en algunos casos contador nuevo es sinónimo de ERP nuevo. Analicemos el porqué de su importancia:

Todo termina en Contabilidad

Hay que tener en claro que cada operación que realiza nuestra empresa (una venta, compra de mercadería, el pago a un proveedor, depósito de cobranzas, etc.) debe ser contabilizada, es decir codificado de acuerdo a un plan de cuentas, que en contabilidad es llamado asiento contable. En otras palabras si su empresa emite 100 facturas se deben generar 100 asientos contables, si giramos 50 cheque se deben realizar 50 asientos contables. Hacer esto en forma manual o manual electrónico (en Excel) es complicado sobre todo cuando las operaciones de la empresa aumentan.

El contador debe asegurarse que el ERP genere en forma automática estos asientos contables, que le permita realizar funciones de análisis y entregar en forma oportuna información a la gerencia o alta dirección.

En el caso que nuestro contador es externo (outsourcing) y tiene un Software Contable, se debe evaluar la posibilidad de integrarlo o en todo caso el ERP genere archivos con la información necesaria. Si el ERP tiene incorporado un módulo Contable, la sugerencia seria que el contador externo utilice dicho modulo y de ser posible se instale en su oficina.

Papel de Auditor del ERP

Para que nuestro Contador nos proporcione información contable de la empresa, el contador debe asegurarse que la información registrada en el ERP sea confiable y segura. Entonces el ERP debe proporcionar herramientas que permitan verificar dicha información y/o permitan hacer cruces de información.

Este flujo de información debe ser acompañado por la mejora de procesos, oportunidad para que nuestro Contador participe activamente en proponer dichas mejoras que servirán para que tenga información más confiable. En otras palabras el Contador cumple una nueva función de CONTROLLER.

Cumplir con la Normativa Tributaria

Requisito indispensable que el Contador debe evaluar que el ERP cumpla con todas las normatividad legal y tributaria. Pero con un enfoque integral de la empresa que permita tener información para la gestión del negocio y cumplir con la Norma Tributaria.

En conclusión, el Contador debe participar en todo el proceso, desde la evaluación hasta la implementación del ERP.   

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Hasta la próxima

Los 3 errores más comunes al implementar un nuevo software de gestión

Como vimos en nuestro artículo "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa" del 29 de Enero (sino lo leyo de clic aquí: http://bit.ly/1weWPVi), adquirir el nuevo software para su empresa, puede haberlo llevado por un camino muy agotador, pero si después de mucho batallar logro conseguir el software que calza con sus necesidades, no piense que ya se acabó el proceso.

Nada más lejos de la realidad. Ahora le toca el turno a la Implementación, es decir, tenemos que instalar el nuevo sistema en su empresa.

Y eso es lo que Implementación significa. Ah y no piense que esto es tan sencillo como instalar una hoja electrónica o un procesador de textos en su PC.

Implementar un Sistema de Gestión, es una tarea que involucra mucho orden, entusiasmo y persistencia...y sobre todo, que todas las áreas de su empresa, estén involucradas en el proceso. En especial Usted...Sí Usted, como dueño de la empresa.

Estos pasos son vitales y normalmente no se toman en cuenta, en especial por los dueños de pequeñas empresas (e incluso algunas medianas y grades).

Revisemos lo que tendría que hacer (y normalmente no lo hacen):

1. No tener quien Lidere el cambio.
Establezca un equipo de trabajo y asigne alguien que lo Lidere, eso le dará orden, tendrá quién le informe, quién supervise cada proceso y le ahorrará muchos dolores de cabeza.

Muchos gerentes creen que viene un técnico, carga el software y luego le enseña que botón presionar para que este comience a funcionar.

Nada más lejos de la realidad. Determine quién se capacitará, quien estará "arengando" dentro de su empresa, para que el personal que debe de tomar la capacitación realmente la reciba.

Cuantas veces he podido escuchar:

“…Ah, ¿Hoy toca la capacitación? Por favor diles que no puedo, tengo una reunión o no tengo ganas, dile que estoy ocupado,  que peeeesaaaadossss...ya vinieron...!!

Error...!!

Un Líder de Proyecto, se encargará de movilizar a todos hacia un  objetivo: Instalar y que funcione el Sistema.

2. Establezca cronogramas claros de capacitación y CUMPLALOS...!!
Okey, digamos que Usted es precavido y estableció su equipo de trabajo, con Líder y todo...pero aun así no le fue bien.

¿Quiere que le diga en que fallo?

Se lo voy a decir, porque cientos de veces he visto, que los usuarios establecen bien su equipo, programan tareas...pero NO CUMPLEN (o no le dan el debido seguimiento) a sus propios cronogramas o quizás se olvidan de el o tampoco le dan importancia.

¿Luego que pasa? Que no saben cómo hacer las cosas, como ingresar los datos o como elaborar un reporte, ¿Las consecuencias? El sistema no sirve.

Error...!!

Asegúrese que todos los que vayan a utilizar el nuevo sistema estén capacitados y hayan entendido bien todo, esto es tan importante como que asistan.

3. ¿Cuán ordenada esta su empresa?
Pepita SA era una empresa que vendía papeles, de todas las formas y tamaños, tenía distintos precios, descuentos, ofertas de mes, combos (dos por uno) y sus almacenes siempre tenían que estar lleno.

Habían comprado un sistema para ordenarse.

¿¿¿¿¿Qué?????

Error..!!

Por favor tenga en cuenta una cosa MUY IMPORTANTE: Usted no compra un sistema para ordenarse, Usted tiene que estar ordenado, de lo contrario todo lo que ingrese al nuevo sistema, este se lo devolverá de igual forma, sea este IBM, SAP, Microsoft o haya sido hecho por el mismo Bill Gates, en persona.

Usted compra un sistema para procesar sus datos, para que este le proporcione información de manera eficiente, rápida y Usted pueda tomar mejores y más rápidas decisiones.

Usted compra un sistema para GESTIONAR SU EMPRESA...!!

El orden es algo inherente, es algo que un sistema le va a ayudar a mantener, pero que no lo va a ordenar por Usted.

Por ejemplo:

Si tiene una variedad de productos:

a) Agrúpelos (Familia, sub-familia)

b) Codifíquelos (De gran ayuda, si tiene mucha variedad de productos)

c) Identifique los distintos tipos de ingresos y salida de mercadería
   (No todo es ingreso por compra y salida por ventas, hay muchas  variaciones)

Tome en cuenta estos tres primeros puntos para toda implementación, Usted como empresario, como gerente, como cabeza  una organización, tiene que liderar el cambio; esto normalmente significa procesos bien marcados, que bien gestionados no tienen por qué crear complicación; todo lo contrario, acelerará el proceso, obtendrá lo mejor y sobre todo, le evitará dolores de cabeza.

Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí:
Sistema de Gestión 

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