Un sistema adecuado le ayudará a manejar su flujo de caja, analizar sus ventas y mejorar su eficiencia; mientras que el sistema incorrecto puede hacer caer sus finanzas en picada, de tal manera que recuperarse le costará tanto dinero, así como le hará disminuir su productividad.
Por ello, es importante elaborar un pequeño plan que le permita seleccionar el software que funcione, sin tener que quebrar sus ahorros.
En la actualidad hay una gran cantidad de oferta disponible y vienen en una gan variedad de configuraciones y tecnologías; así que aquí le vamos a brindar una guía sencilla, para que tenga las herramientas adecuadas y así tener su trabajo listo.
Paso # 1
Tenga el panorama completo. ¿Cuáles son sus razones para comprar su nuevo software? Haga una lista de los retos que le gustaría que su nuevo sistema aborde, por ejemplo: Tener la información de mi stock en almacenes ni bien se mueve la mercadería (ingreso o salida).
No se limite solo a: Quiero que mi contador pueda tener los impuestos a tiempo ó sólo quiero tener los libros contables al día.
Vea más alla...Mírese a usted mismo y respondase esta pregunta: ¿Qué información requiero para mejorar mi negocio? (El abanico de posibilidades se abre aquí)
No se olvide luego en su lista, asignar a cada punto una prioridad.
Paso # 2
Determine su presupuesto. Calcule cuánto puede gastar, incluyendo cualquier nuevo hardware necesario, así como la implementación y soporte del primer año.
El costo del software es importante, pero igual de importante es saber cuáles serán sus costos recurrentes.
Por ejemplo: ¿Va a necesitar a alguien para configurar el nuevo hardware? ¿Puede utilizar (adaptarse) a una aplicación general? ¿Realmente es necesario una amplia personalización? (eso puede ampliar su presupuesto a niveles de la estratósfera)
Ah y cuando quiera implementar su sistema, involúcrese..! Son muchos los casos donde el personal no recibe las charlas de inducción y luego tienen que pagar Consultoría adicional por ello.
Paso # 3
Determine bien lo que va a comprar. Una vez que tiene su lista de retos y un presupuesto preliminar, debe ser capaz de eliminar rápidamente muchos aspectos innecesarios. Por ejemplo: Hey, somos siete en la empresa, no requerimos un módulo de planillas para ello (ahí puede ahorrar) ó somos una empresa de servicios (no requerimos un módulo de almacenes).
Búsque aquel proveedor que le permita conseguir un software que pueda aplicar a su sector donde se encuentra trabajando, como un software para puntos de ventas ó un software comercial, o para industrias, o para proyectos, o para restaurantes, ó para taller automotriz, etc.
Paso # 4
Evaluar bien las características de su potencial proveedor. ¿Qué softwares ofrecen, la mayoría de las características de su lista de retos? Incluso si no están dentro de su presupuesto ahora, usted puede ser capaz de comprar módulos adicionales en el futuro. ¿Qué mejoras de producto se han previsto?
Recuerde algo importante: Usted no solo compra un software, sino a la empresa que esta detrás de ese sistema. Busque a aquellos que tengan muchos años en el mercado, que den buen soporte, que brinden ayuda a sus clientes. Donde su gente quiera ayudarlo a usted a que el sistema sea un éxito.
Paso # 5
Revise los testimonios de clientes que usan el sistema. Busque esa información, mejor aún si su proveedor publica en la Web la lista de testimonios.
Converse con ellos y cerciórese, como fue su proceso y cuán satisfechos estan con el sistema.
Listo..por el momento tenemos estos cinco pasos...seguiremos hablando de más pasos a seguir en nuestras siguientes publicaciones.
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Nos vemos..!!
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