Como vimos en nuestro artículo "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa" del 29 de Enero (sino lo leyo de clic aquí: http://bit.ly/1weWPVi), adquirir el nuevo software para su empresa, puede haberlo llevado por un camino muy agotador, pero si después de mucho batallar logro conseguir el software que calza con sus necesidades, no piense que ya se acabó el proceso.
Nada más lejos de la realidad. Ahora le toca el turno a la Implementación, es decir, tenemos que instalar el nuevo sistema en su empresa.
Y eso es lo que Implementación significa. Ah y no piense que esto es tan sencillo como instalar una hoja electrónica o un procesador de textos en su PC.
Implementar un Sistema de Gestión, es una tarea que involucra mucho orden, entusiasmo y persistencia...y sobre todo, que todas las áreas de su empresa, estén involucradas en el proceso. En especial Usted...Sí Usted, como dueño de la empresa.
Estos pasos son vitales y normalmente no se toman en cuenta, en especial por los dueños de pequeñas empresas (e incluso algunas medianas y grades).
Revisemos lo que tendría que hacer (y normalmente no lo hacen):
1. No tener quien Lidere el cambio.
Establezca un equipo de trabajo y asigne alguien que lo Lidere, eso le dará orden, tendrá quién le informe, quién supervise cada proceso y le ahorrará muchos dolores de cabeza.
Muchos gerentes creen que viene un técnico, carga el software y luego le enseña que botón presionar para que este comience a funcionar.
Nada más lejos de la realidad. Determine quién se capacitará, quien estará "arengando" dentro de su empresa, para que el personal que debe de tomar la capacitación realmente la reciba.
Cuantas veces he podido escuchar:
“…Ah, ¿Hoy toca la capacitación? Por favor diles que no puedo, tengo una reunión o no tengo ganas, dile que estoy ocupado, que peeeesaaaadossss...ya vinieron...!!
Error...!!
Un Líder de Proyecto, se encargará de movilizar a todos hacia un objetivo: Instalar y que funcione el Sistema.
2. Establezca cronogramas claros de capacitación y CUMPLALOS...!!
Okey, digamos que Usted es precavido y estableció su equipo de trabajo, con Líder y todo...pero aun así no le fue bien.
¿Quiere que le diga en que fallo?
Se lo voy a decir, porque cientos de veces he visto, que los usuarios establecen bien su equipo, programan tareas...pero NO CUMPLEN (o no le dan el debido seguimiento) a sus propios cronogramas o quizás se olvidan de el o tampoco le dan importancia.
¿Luego que pasa? Que no saben cómo hacer las cosas, como ingresar los datos o como elaborar un reporte, ¿Las consecuencias? El sistema no sirve.
Error...!!
Asegúrese que todos los que vayan a utilizar el nuevo sistema estén capacitados y hayan entendido bien todo, esto es tan importante como que asistan.
3. ¿Cuán ordenada esta su empresa?
Pepita SA era una empresa que vendía papeles, de todas las formas y tamaños, tenía distintos precios, descuentos, ofertas de mes, combos (dos por uno) y sus almacenes siempre tenían que estar lleno.
Habían comprado un sistema para ordenarse.
¿¿¿¿¿Qué?????
Error..!!
Por favor tenga en cuenta una cosa MUY IMPORTANTE: Usted no compra un sistema para ordenarse, Usted tiene que estar ordenado, de lo contrario todo lo que ingrese al nuevo sistema, este se lo devolverá de igual forma, sea este IBM, SAP, Microsoft o haya sido hecho por el mismo Bill Gates, en persona.
Usted compra un sistema para procesar sus datos, para que este le proporcione información de manera eficiente, rápida y Usted pueda tomar mejores y más rápidas decisiones.
Usted compra un sistema para GESTIONAR SU EMPRESA...!!
El orden es algo inherente, es algo que un sistema le va a ayudar a mantener, pero que no lo va a ordenar por Usted.
Por ejemplo:
Si tiene una variedad de productos:
a) Agrúpelos (Familia, sub-familia)
b) Codifíquelos (De gran ayuda, si tiene mucha variedad de productos)
c) Identifique los distintos tipos de ingresos y salida de mercadería
(No todo es ingreso por compra y salida por ventas, hay muchas variaciones)
Tome en cuenta estos tres primeros puntos para toda implementación, Usted como empresario, como gerente, como cabeza una organización, tiene que liderar el cambio; esto normalmente significa procesos bien marcados, que bien gestionados no tienen por qué crear complicación; todo lo contrario, acelerará el proceso, obtendrá lo mejor y sobre todo, le evitará dolores de cabeza.
Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí: Sistema de Gestión
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Empresarios de pequeñas empresas a menudo dudan si utilizar el almacenamiento de sus datos de manera on-line, en la Internet; debido a inherentes riesgos de seguridad o por total desconocimiento de lo que ha sido denominado la "nube".
Muchos temen que guardando sus datos más importantes en la nube, es poner sus documentos e información en riesgo.
Pero si de seguridad se trata, esto se va vuelto tan sofisticado que muchos expertos están de acuerdo que el almacenamiento de sus datos, o la utilización de su software de gestión en la nube, es mucho más seguro y práctico que otro tipo de soluciones podrían brindar.
Dicho sea de paso, nube, es el término utilizado para describir el almacenamiento de todo tipo de información en servidores que no pertenecen a la empresa y que brindan ese tipo de servicio.
¿Qué gana?
- Ahorra dinero al no gastar en equipos costosos de almacenamiento.
- Ahorra dinero al no tener que gastar en mantenimiento de estos equipos.
- Ahorra dinero al no tener que contratar personal especializado que maneje esos equipos.
- Puede acceder a su información donde sea que se encuentre y que haya una conexión a Internet.
- No se preocupa en realizar copias de seguridad, ni en revisar si esas copias funcionan.
- Toda su información está debidamente resguardada y a salvo.
- No tiene que preocuparse, si su sistema se cayó, si el servidor se malogro por la subida de la tensión eléctrica, etc. etc.
Cuando usted trabaja con una respetable empresa que brinda -por ejemplo- un sistema de gestión on-line o en la nube, incluso la información puede ser encriptada (aquella que usted o yo solo veríamos signos) viaja a tremendas velocidades de tal manera que pasa totalmente desapercibido.
Para graficarlo mejor recuerde el siguiente escenario:
Usted se encuentra viajando plácidamente en un taxi, su laptop a su lado, el auto lo lleva al sitio indicado, usted paga, baja e ingresa tranquilo a visitar a su cliente...hasta que se da cuenta que su laptop lo dejo olvidada en el taxi.
¿El resultado?
Angustia y desesperación...pero no solo por la laptop...NO...!! Sino por la valiosa información que tenía en ella.
Teniendo su información en la nube, no tendría el problema de pérdida de su data.
¿Se dio cuenta? ¿Capta la idea?
Si usted comienza a despertar a la modernidad (aunque este proceso de almacenamiento en la nube, tiene ya varios años) le recomendamos que busque un proveedor que mantenga sus documentos y datos apropiadamente protegidos, es decir, que ponga énfasis en las características de seguridad.
Tenga en cuenta que la mejor manera (la Número # 1) de asegurar que sus datos se encuentren seguros, es escogiendo trabajar con una empresa respetable, que tenga más de diez años trabajando y que brinde un servicio de soporte técnico óptimo.
En pocas palabras que se preocupe genuinamente en querer ayudarlo.
En SOINFO estamos preparando novedades con relación a este punto, pronto seguiremos hablando de la nube...pero si usted quiere conversar con nosotros algo al respecto...Siempre vamos a estar encantados.
Puede Contactarnos aquí ---> bit.ly/1mwdhff
Y si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, mire aquí: Sistema de Gestión
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Cada día, los avances en la tecnología son hechos para proporcionar oportunidades adicionales y nuevos retos para su empresa. Asegúrese de entender las tecnologías que están disponibles para su negocio.
Como propietario de una empresa (pequeña o mediana), es vital que usted entiende y utilice tecnologías avanzadas. La tecnología puede ayudarlo a aumentar la eficiencia de sus empresas, e incluso ampliar las operaciones.
Softwares contables son importantes, incluso si usted tiene su propio contador o este es externo. Muchos empresarios consideran que representa un mal necesario y se ven forzados a adquirir uno (sobre todo si no quieren que el Estado, a través de la administración tributaria, este encima de ellos requiriendo información relacionada con impuestos).
Otros porque temen quedar atrapados en un lodazal de papeleo y temen pasar horas empujando los números que tiene por todas partes (siempre pensando en los impuestos).
La contabilidad es una parte esencial de la empresa, y quiéralo o no, es algo que no se puede evitar, tenga en cuenta también que es la única forma de realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos que le permita saber si su empresa tiene ganancia o pérdida.
El software de contabilidad le permite ver esto de un vistazo. También puede ayudarlo a diseñar y mantener un presupuesto para su negocio.
Pero veamos al software contable en su verdadera dimensión: Es la herramienta que le permite tener todas sus actividades registradas como medio de proporcionar un "estado de la empresa" y es utilizado principalmente para determinar los impuestos adeudados.
Informes como a los balances y cuentas de resultados ayudan a tomar decisiones informadas. Pero...esta es información histórica, información de lo que paso en la mayoría de casos un año atrás.
Un Software de Gestión es un sistema totalmente integrado de gestión empresarial que abarca las áreas funcionales de una empresa como Finanzas, Recursos Humanos, Producción, Ventas y Logística, etc.
Organiza e integra los procesos de operación y flujos de información para hacer un uso óptimo de los recursos, como el material, el dinero y las máquinas; así como proporciona ayuda en la gestión del talento humano.
Un Sistema de Gestión mejora la habilidad del empresario para tomar decisiones.
Tomemos como ejemplo los módulos del Sistema SICO Industrial de SOINFO.
El paquete completo ofrece Producción, Almacén, Compras, Ventas, Tesorería, Contabilidad, Planillas.
Todo esto le permite Planificar su producción, controlarla; controlar las horas trabajadas (Tareos); Conocer el costo de producción, determinar sus mermas; obtener reportes de producción, lo cual le permite conocer su Producción por Recursos Humanos, por Centro de Producción, por Máquina, así como le ayudará a medir la Eficiencia por cada persona, por Centro de Producción, por Máquina, etc., etc.
Por ejemplo, si usted desea Planificar su Producción, mediante la generación de Órdenes de Trabajo (OT) puede planificar y proyectar los materiales a utilizar. Puede asignar una formula determinada para un producto y generar automáticamente el requerimiento de materiales. Puede hacer la Orden de Trabajo para tener en stock o en base al requerimiento de ventas.
Esto es una pequeña parte de los servicios que pueden ser coordinados y gestionados bajo el software SICO Industrial de SOINFO.
Una vez que decida qué tipo de tecnología son adecuados para usted y su negocio, usted estará en su manera de ser más organizada y eficiente que nunca.
Si desea conocer que cosas adicionales el SICO Industrial le ayuda a realizar, puede dar clic aquí: bit.ly/SICO-Industrial
Si desea conocer nuestro software SICO Contabilidad, puede dar clic aquí:
bit.ly/SICO-Contabilidad
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Por primera vez en la historia, los comerciantes pueden tener datos realmente cuantificables y objetivos. Los sistemas de gestión de hoy recogen información totalmente imparcial (ningún sistema le mentira si sus ventas subieron o bajaron).
También son extremadamente escalable, lo que significa que sus datos pueden ser recogidos a través de decenas de tiendas que tenga, proporcionando datos de muy alta calidad y en tiempo real (al segundo que ocurren).
En nuestra publicación anterior le mencionábamos como los clientes han cambiado, ahora es Usted quien tiene que perseguir que su cliente tenga una experiencia personalizada, cada minuto cuenta.
Imagine que usted se levanta temprano por la mañana, lleno de vitalidad, sabiendo que el día de hoy todo lo va a ir bien.
De pronto, toma nota de algo inesperado, al revisar en su sistema el reporte "CLIENTES SIN MOVIMIENTO", usted se dio cuenta que uno de sus más queridos clientes el Sr. Rommel Cajaleón, dejo de comprarle el mes anterior.
Inmediatamente lo llama (o hace que su vendedor lo llame) y le brinda el apoyo y las facilidades para que pueda continuar con su negocio, al fin y al cabo, todo proveedor tiene que ser un socio estratégico de negocios de su cliente.
¿Qué..? No le escuche muy bien...¿No tiene ese reporte en su Sistema?
Entonces va a tener que leer cuidadosamente nuestra publicación anterior y tener: CUIDADO…Alguien se está robando tus clientes..!!!
Recuerde que usted tiene un Propósito en su empresa y estoy seguro que esto tiene que ver con dar lo mejor de sí para sus clientes y eso significa sacar el máximo provecho a todos y cada uno de las herramientas con que trabaja.
Y un buen Sistema de Gestión le va permitir, por ejemplo:
- Obtener información al momento de la disponibilidad de sus productos.
- Conocer que productos solicita más cada uno de sus clientes.
Le hago una pregunta:
¿Lleva usted un control de lo pedido por su cliente y lo puede comparar sobre lo que ya se despachó? Generando incluso el documento respectivo.
Si no lo tiene, ¿Cómo va a poder determinar si el bueno del Sr. Rommel está teniendo una buena experiencia en su empresa?
Y para aquellos que otorgan crédito, he sido testigo del dolor de cabeza que esto significa cuando el asistente, lleva los controles en una hoja electrónica.
Con un -insisto- buen Sistema de Gestión, usted va a poder asignar una línea de crédito a cada cliente y el software controlara la línea disponible.
Con solo registrada la venta usted, podrá obtener la cuenta corriente de uno o todos sus clientes al momento, sin necesidad de procesos de cierres, sin necesidad de estar llamando a Rosemary -su asistente- para que le entregue el reporte, o lo que es peor, para que recién se lo prepare (y ya sabemos cómo termina todo esto…no? Cifras que faltan, clientes que no encuentra, etc. etc.)
Vuelvo a insistir, si Usted es de los que quiere dar lo mejor de si y llevar a su empresa a nuevos niveles, DE EL SIGUIENTE PASO: Incorpore la tecnología a su negocio. Pero incorpore un sistema que valga la pena. Cuide su inversión.
Nosotros siempre vamos a estar ahí para ayudarlo. Y recuerde, si quiere una demostración de nuestro Sistema de Gestión,
haga clic aquí: Sistema de Gestión
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Sino inviertes en manejar tu información, alguien se está robando tus clientes.
La cantidad de datos que está manejando su empresa es impresionante, muchas veces abrumante y nos hostiga día a día. Esto tiende a agravarse porque la información que usted tiene en su empresa no es tradicional, no está estructurada. Es decir, tienen datos sueltos, una factura, una fecha, un monto, un nombre, un número de cheque, pero no lo está utilizando para brindar un mejor servicio a sus clientes, vender mejor o tomar la mejor decisión para su empresa.
Si usted no está aprovechando toda la información que tiene en sus manos, entonces temo decirle amigo, que está perdiendo oportunidades muy valiosas de realizar mejores negocios con sus clientes, esto a la largo, significa que alguien si lo hace, por lo que su esfuerzo de conseguir clientes, se esfuma.
Tenga en cuenta esto:
Los clientes sencillamente estan dónde le ofrecen un mejor servicio. Eso significa que si usted no sabe aprovechar toda su información… pues está perdiendo clientes.
¿Qué no me cree?
Mire el ejemplo de Corporacion Comatpe SAC que inicio actividades el año 2002. Es una empresa distribuidora de tubos electro-soldados y accesorios. Se enfocaron en dos (grandes) puntos: Planificar sus actividades y Satisfacer a sus clientes, para ello el Sistema de Gestión SICO que utilizan les ha permitido no solo el orden y tranquilidad para desarrollar sus enfoques, sino además información vital para tomar decisiones. El resultado: Crecimiento de sus ventas y de su organización.
Igual es el caso de Bebidas Alternativas SAC empresa líder en la distribución de bebidas alternativas en el mercado nacional. ¿Se imaginan las tareas a desarrollar en cada uno de sus procesos? Solo un Sistema de Gestión bien implementado, como el de SOINFO, les permite tener éxito en su labor administrativa. El resultado: El sistema les permite administrar eficientemente su negocio.
Arlima SAC es otro ejemplo, empresa de proyectos inmobiliarios que puede concentrarse en su trabajo adecuadamente a pesar del volumen de datos que manejan, gracias a una buena implementación del Sistema de Gestión SICO.
Estas empresas procesan, convierten datos en información y la utilizan para servir mejor a sus clientes, vender mejor, determinar a quién apuntar con ofertas y saber cuál es su siguiente paso.
Mire lo que dice Tom Inman, vicepresidente de Industria y Estrategia e Integración de IBM USA en una entrevista que le hacen, con relación a lo que pasa con las empresas y su manejo de la información y aprovechamiento:
“Lo que está pasando es que los volúmenes [de datos] están explotando; los negocios quieren tomar decisiones más rápido, estamos inseguros acerca de la data, estamos ahogándonos en la data. Ese es el problema y si no hemos establecido una estrategia y una hoja de ruta, entonces tenemos problemas. Aún si lo hemos hecho, todo se reduce a un presupuesto, personas y habilidades”
"Por supuesto que hay una inversión requerida, pero yo diría que es más costoso no invertir porque si no lo haces, alguien se está llevando tu mercado..." añadió.
¿Qué hacer frente esto?
El 1° paso es tomar conciencia que su organización no está aprovechando la información y créame, que este es un paso importante. Muchos emprendedores a lo largo de su negocio, se han esforzado por sacarlo adelante, y piensan que mediante ese mismo "punche" las cosas se irán desarrollando igual; por ello no le dan importancia a manejar la información de su negocio.
"...Total, si crecí sin tanto software, puedo seguir creciendo igual, la gente siempre me va a comprar..."
Esa frase la he escuchado muchas veces..!
ERROR..!! Los tiempos no solo han cambiado, sino que su empresa ha crecido. Usted requiere de organizar su empresa y crear cultura organizacional, que impulse y ayude en el crecimiento de sus ingresos. Que pueda atender al nuevo comprador digital.
Por lo tanto, reconocer que el manejo profesional de la información es el 1° paso a tomar (y muy importante).
Las posibilidades para el manejo de su información es mucha, usted puede:
Mejorar la atención a sus Clientes
- Tener información al momento sobre disponibilidad de productos.
- Saber que productos solicita más su cliente
- Llevar un control de lo pedido y saber ya se despachó y genero el documento respectivo.
- Asignar línea de crédito y saber su ejecución.
Manejar Estadística de Ventas
Ventas por Cliente, Ventas por Producto, Venta por Vendedor, Ventas Mensuales
Ranking Productos, Ranking Producto/Cliente, etc.
Entre muchas otras (en realidad una larga lista de beneficios)
El 2° paso entonces es: TOME ACCION. No se ahogue en toda la información con que se alimenta su empresa, priorice, aprenda a manejar aquella que le es verdaderamente útil.
¿Quiere más ejemplos? Llámenos y le informaremos, haga clic aquí: Sistema de Gestión
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¿Está su software de negocios empezando a darle problemas? ¿Estos problemas le dificultan competir eficazmente hoy o tiene la sensación de que algo no está bien y en cualquier momento le va a traer problemas? ¿Qué debe hacer y cuándo debe hacer su cambio?
La decisión de reemplazar su sistema de gestión actual no es algo que se le ocurra de la noche a la mañana. Se basa en la acumulación de problemas que en algún momento rebasa el vaso de la paciencia. En lugar de esperar hasta que se ve obligado a reemplazar su sistema actual (usualmente cuando está lleno de canas), adopte un enfoque proactivo, evalué constantemente la forma como llega la información a sus manos, como esta su contabilidad actual o si su sistema termina siendo un verdadero cuello de botella para su organización.
No deje que los problemas lo arrastren a tomar una decisión. Hey, las decisiones en una empresa no se pueden tomar "cuando se está caliente", en especial una decisión de compra de algo que va a tener tremenda influencia en su empresa.
Demuestre que es prudente. Examine dónde se encuentra hoy y dónde quiere o necesita estar mañana. Si basa su decisión de reemplazar su actual sistema de gestión basado en este análisis, tendrá tiempo para crear una selección eficaz y realizar un plan de implementación adecuado.
Tal como lo mencione, no hay un solo factor que lleva a la decisión de reemplazar su contabilidad actual o sistema ERP, a menos que, por supuesto, haya colapsado su sistema (o sus nervios). El punto ahora es la creación de una lista de control que le permitirá evaluar de manera efectiva su próximo sistema.
En SOINFO queremos ayudarle a analizar todo esto, le proporcionamos una pequeña Lista de Evaluación. Esta lista es sólo una sugerencia. No le podemos decir qué hacer, tan sólo plantearle algunas preguntas para ayudarlo. Su primera tarea es determinar qué es importante para usted y sólo usted puede hacer eso.
¿Su sistema actual está cada vez más frágil (lento, mensajes de error, etc.)?
Esto se da principalmente en sistemas antiguos (¿Heredados posiblemente?) Que han estado en uso durante muchos años y realmente no calzan con su competitividad funcional. En muchos casos, los gerentes están algo asustados por el costo de los nuevos sistemas, pero usted necesita realmente hacer de tripas corazón y por lo menos evaluar sus opciones. Si el costo es un problema, evalué las nuevas alternativas como la nube (icloud).
¿Su sistema apoya adecuadamente las necesidades de sus clientes?
Tener su trabajo hecho no debe ser su principal objetivo. Servir a sus clientes debe ser su principal motor para el cambio. Si usted no puede proporcionar a sus clientes el servicio y la funcionalidad que necesitan o demandan, entonces necesita crear su lista de requisitos dedicados a aumentar la satisfacción del cliente. Si su sistema le quita más tiempo del debido, entonces tiene un problema.
¿Ha superado las capacidades de su sistema actual?
Las empresas que crecen rápidamente, especialmente si comenzaron con un sistema pequeño o solamente contable, pueden superar las capacidades (funcionalidad) de su sistema. En vez de esperar a que su sistema actual no pueda hacer el trabajo, mire en su futuro. Un año o Dos estaría bien. Determine dónde pueda estar en el futuro y qué necesitará tener para competir con eficiencia. Si su actual sistema no puede satisfacer esas necesidades futuras, entonces usted tiene el tiempo suficiente para encontrar un producto adecuado y sin estar a la carrera.
¿Están las demandas de su industria haciendo más difícil el competir de manera efectiva?
Usted puede tener un sistema de gestión decente, pero si sus competidores están ofreciendo mejores servicios basados en el apoyo que reciben de sus sistemas de gestión...entonces usted necesita considerar cambiar su sistema actual. Usted puede tener productos y servicios competitivos, pero recuerdo que eso no es todo.
¿Puede realizar un adecuado seguimiento y control de sus operaciones?
Completar tareas y actividades es importante, pero también lo es la eficiencia de las actividades de su negocio. Aquí es donde los indicadores de rendimiento entran en juego. Por ejemplo, si usted va a maximizar la eficiencia de sus operaciones (Rotación de inventarios o el tiempo necesario para completar las órdenes de venta o el fin de intervalo de envío), tiene que supervisar estas actividades con el fin de saber dónde se requieren mejoras. ¿Su sistema de software de negocio actual le da la capacidad de crear y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento?
En Conclusión:
Las personas son las que hacen que una organización sea rentable, pero necesitan ayuda. Su sistema o software de negocios dará a la gente las herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema en sí no hace nada. Ayuda a la gente hacer su trabajo de manera más eficiente y con más eficacia y ayuda a tomar decisiones de negocios.
Usted necesita el sistema adecuado que ayudará a su personal a tener éxito. Eso significa que debe evaluar continuamente todo, incluyendo su sistema de gestión.
En lugar de esperar por una crisis, adopte una actitud proactiva mediante el cual las personas están constantemente buscando maneras de servir a sus clientes de manera más efectiva y llevar a cabo su trabajo de manera más eficiente.
Si desea conocer como funciona nuestro software de gestión, haga clic aquí: Sistema de Gestión
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El Impuesto General a las Ventas - IGV (llamado en otros países Impuesto al Valor Agregado - IVA) lo pagamos todos, incluso al momento de comprar un lapicero.
Pero sea que tenga una pequeña empresa o negocio, la cosa cambia, porque la responsabilidad de informar y pagar directamente a la SUNAT (el administrador tributario del estado), es mandatoria.
Veamos: En cada provincia del país, casi todo lo que vendemos y compramos esta gravado con Impuesto General a las Ventas - IGV y digo casi, porque hay productos -como por ejemplo libros- que estan exonerados del IGV (incluso en algunos países existen tasas diferentes dependiendo el tipo de producto.
Pero lo que pocos saben es que el famoso IGV, esta muy relacionado con este otro impuesto, llamado Impuesto a la Renta (IR), de tal manera que si hay algo que no puede ser considerado como gasto para la empresa, tampoco puede ser considerado como crédito fiscal para el IGV.
Digamos que usted es un próspero empresario que vende artículos de limpieza y que ha logrado (con su esfuerzo) tener dos tiendas y un equipo de seis empleados.
Usted maneja su empresa con esfuerzo y para abreviar, usted compra y vende con cierta reguralidad; adicionalmente realiza gastos que pueden (como no) ser utilizados para el giro de su negocio.
Veamos una semana típica de compras y gastos:
- Jabones (y de todo tipo), claro ha eso se dedica.
- Trapeadores, si por supuesto, esto vende, sobre todo a otras empresas.
- Desinfectantes, en especial para los baños.
- Utiles de Escritorio, indispensable.
- Un libro titulado "Como ordenar su empresa", siempre es bueno aprender.
- Otro libro titulado "Inferno" de Dann Brown, tan de moda, además que se lo recomendaron (que caray en la libreria le dan factura y lo puedo deducir)
- Servicio Técnico por la camioneta de reparto (en realidad me vino dos, uno por el respuesto y otro por el servicio, con algo llamado "Retención"...cosas para los contables)
- Detergentes, también se vende.
- Zapatillas (aprovechó las compras de la empresa para terminar con la lista de útiles del colegio de sus hijos, total..me dan factura)
Muy bien, la semana estuvo fructífera, asi que vamos a incluir un poco de snacks (chizitos, wafers, papitas chipy) para celebrar con mis empleados lo bien que nos va.
Esto es algo que le gusta hacer con regularidad porque aprendio (leyendo en el Blog Secretos Pyme) que la mejor forma de mantener un equipo con ganas de trabajar es motivándolos.
¿Cómo hace ahora para pagar su IGV? o ¿Cuánto le toca pagar de IR a cuenta?
Tal vez Usted:
a) Llama a su contador quién le prepara todo y le entrega (usualmente el mismo día, a última hora y como mucho apuro) las cifras e información. Sigue sin tener información para usted.
b) Contrata por dos días a su sobrino quien recién está estudiando contabilidad, total ¿Cuán complicado puede ser todo esto? (dicho sea de paso el joven realiza la labor de forma manual)
c) Se junta usted y dos personas más a ordenar, papel por papel y luego simplemente suma y resta...y ya, información y cifras listas
(Nota: Creame cuando les digo que he visto estos tres escenarios, en múltiples ocasiones...("es verdad aunque usted no lo crea")
Muy bien, cualquier de las tres opciones siempre le ha funcionado anteriormente, pero...¿Sabe que está generándose una potencial y seria contingencia tributaria?
Además ¿Cómo sabe cuáles son sus costos reales? y lo más apremiante, ¿Por qué a su competencia le va mejor, si ambos venden lo mismo?
Veamos entonces a su competencia:
Larry (así se llama el dueño) desde hace seis meses ha comprado e implementado un moderno (pero no costoso) sistema de gestión.
Ingresa cada compra o cada gasto que realiza y automáticamente el sistema lo diferencia:
- Aquello que es crédito fiscal a un lado.
- Aquello que no es deducible (y por consiguiente no se puede utilizar el crédito fiscal) a otro.
- Diferencia aquello que esta exonerado (como los libros) en una columna aparte
- Diferencia el libro (de lectura personal) como no deducible.
- Ah, claro Larry no ingresa ni por asomo el valor de las zapatillas para el colegio de sus hijos.
- Como también tiene una camioneta que lleva a mantenimiento, el sistema el separa la retención y considera las facturas como tiene que ser.
¿El resultado? Tiene al segundo de cerrar el mes (literalmente), las cifras de IGV a pagar, cuánto le resulto de crédito fiscal, cuál es la base para el pago a cuenta de IR; además de saber sus costos reales y por lo tanto sabe que no se puede pasar en los gastos.
Tiene sus almacenes actualizados y evidentemente tiene un equilibrio entre la inversión que realiza en su personal que le permite estar tranquilo, con sus impuestos y la motivación a realizar.
Ahora, Usted... ¿Cuál de los dos ejemplos seguiría? ¿Desea saber cuánto más (muchísimo más) le puede ayudar un buen sistema de gestión a manejar su empresa?
Si desea explorar un poco más, haga clic aquí: Sistema de Gestión
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