2 Ideas para realizar su trabajo en menos tiempo y reducir sus costos.

Como empresario o responsable de conducir una empresa, usted cada día se concentra en la mejor manera de optimizar sus recursos y obtener la mayor productividad ¿Cierto?

Hay dos ideas que queremos compartir con ustedes para ayudarlo a conseguir estos objetivos:


1. Digitalice su trabajo
2. Utilice la nube

Digitalizar su Trabajo
¿Ya es tiempo para que su empresa se aleje de papel y se convierta a un flujo de trabajo más digital?

Si bien es cierto que "No utilizar papeles" puede ser una palabra que genere miedo o desconfianza, sobre todo para aquellos que crecieron junto con impresos aglutinantes, hojas de trabajo, y reportes. No me sorprende cuando son los propios empleados en la empresa los que presionan en contra del impulso de convertir a la oficina con la menor cantidad de papeles posible.

La idea de ir al 100% sin papel puede ser inquietante, y, francamente, es inalcanzable para la mayoría de las empresas. Así que mejor desterremos la palabra "sin papeles" y en su lugar adopte una estrategia de "menos papel en la oficina".

Es probable que obtenga la misma productividad con menos angustia.

Aunque si lo piensa bien, usted muy naturalmente ha ido incorporando con el tiempo la práctica de utilizar menos papeles. Por ejemplo, para comunicarse ya no utiliza los antiguos "Memorándums" ahora usa el correo electrónico, incluso su cliente le hace saber sus pedidos vía Smartphone.

Así que ¿Por qué no da un paso adicional?

Utilizar la nube
Una de las maneras más fáciles de hacer esto es moviendo gran parte de su trabajo a la nube. Los beneficios de la gestión de su negocio en la nube son muchas:

A diferencia de las opciones de software tradicionales, usted sólo paga por los servicios que necesita.

Sus datos serán respaldados y seguros de una manera que sería difícil, si no imposible de lograr en su oficina.

Y tal vez lo más importante, sus datos serán accesibles desde cualquier lugar, permitiendo que usted trabaje en sus documentos de negocios mientras están en movimiento.

Algo que debe de tener en cuenta sobre la "nube" es que puede tener todo un sistema que une lo que maneja actualmente en su empresa. Sus ventas, su personal, su almacén, manejo de su personal.

Por ejemplo, para hacer esto correctamente, SOINFO  ha diseñado y no ha escatimado en detalles en su laboratorio, para proporcionar un software en la nube que le permita precisamente eso que usted busca: Movilidad, manejo de su empresa donde se encuentre; Seguridad.

Pero adicionalmente, ¿Sabe lo que significa la nube para su empresa?

• Reducir tremendamente el gasto en infraestructura tecnológica.
• Mantener fácil acceso a su información.
• Invertir en aquello que realmente necesita.
• Globalizar su fuerza de trabajo.

Recuerde que todo el mundo puede acceder a la nube, siempre que tengan una conexión a Internet.

Así de sencillo..!!

Son tiempos de cambio, de revolucionar su gestión y su empresa, de saber invertir adecuadamente su dinero.

Si desea, puede probar la versión para la nube de nuestro Software de Gestión SICO WEB, recientemente lanzado al mercado:  http://bit.ly/1Fk0bKf

Por lo que si realmente quiere:

• Realizar más trabajo, en menos tiempo.
• Reducir sus costos de capital. Ya que para la nube no hay necesidad de gastar mucho dinero en hardware.
• Mejorar su accesibilidad. Ya que tiene acceso en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que le hace la vida mucho más fácil!

Lo estaremos esperando. ¿Quiere saber más? haga clic aquí: Sistema de Gestión   

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¿Su software de gestión le está trayendo problemas? 5 consideraciones claves a tomar en cuenta

¿Está su software de negocios empezando a darle problemas? ¿Estos problemas le dificultan  competir eficazmente hoy o tiene la sensación de que algo no está bien y en cualquier momento le va a traer problemas? ¿Qué debe hacer y cuándo debe hacer su cambio?

La decisión de reemplazar su sistema de gestión actual no es algo que se le ocurra de la noche a la mañana. Se basa en la acumulación de problemas que en algún momento  rebasa el vaso de la paciencia. En lugar de esperar hasta que se ve obligado a reemplazar su sistema actual (usualmente cuando está lleno de canas), adopte un enfoque proactivo, evalué constantemente la forma como llega la información a sus manos, como esta su contabilidad actual o si su sistema termina siendo un verdadero cuello de botella para su organización.

No deje que los problemas lo arrastren a tomar una decisión. Hey, las decisiones en una empresa no se pueden tomar "cuando se está caliente", en especial una decisión de compra de algo que va a tener tremenda influencia en su empresa.

Demuestre que es prudente. Examine dónde se encuentra hoy y dónde quiere o necesita estar mañana. Si basa su decisión de reemplazar su actual sistema de gestión basado en este análisis, tendrá tiempo para crear una selección eficaz y realizar un plan de implementación adecuado.

Tal como lo mencione, no hay un solo factor que lleva a la decisión de reemplazar su contabilidad actual o sistema ERP, a menos que, por supuesto, haya colapsado su sistema (o sus nervios). El punto ahora es la creación de una lista de control que le permitirá evaluar de manera efectiva su próximo sistema.

En SOINFO queremos ayudarle a analizar todo esto, le proporcionamos una pequeña Lista de Evaluación. Esta lista es sólo una sugerencia. No le podemos decir qué hacer, tan sólo plantearle algunas preguntas para ayudarlo. Su primera tarea es determinar qué es importante para usted y sólo usted puede hacer eso.

¿Su sistema actual está cada vez más frágil (lento, mensajes de error, etc.)?
Esto se da principalmente en sistemas antiguos (¿Heredados posiblemente?) Que han estado en uso durante muchos años y realmente no calzan con su competitividad funcional. En muchos casos, los gerentes están algo asustados por el costo de los nuevos sistemas, pero usted necesita realmente hacer de tripas corazón y por lo menos evaluar sus opciones. Si el costo es un problema, evalué las nuevas alternativas como la nube (icloud).

¿Su sistema apoya adecuadamente las necesidades de sus clientes?
Tener su trabajo hecho no debe ser su principal objetivo. Servir a sus clientes debe ser su principal motor para el cambio. Si usted no puede proporcionar a sus clientes el servicio y la funcionalidad que necesitan o demandan, entonces necesita crear su lista de requisitos dedicados a aumentar la satisfacción del cliente. Si su sistema le quita más tiempo del debido, entonces tiene un problema.

¿Ha superado las capacidades de su sistema actual?
Las empresas que crecen rápidamente, especialmente si comenzaron con un sistema pequeño o solamente contable, pueden superar las capacidades (funcionalidad) de su sistema. En vez de esperar a que su sistema actual no pueda hacer el trabajo, mire en su futuro. Un año o Dos estaría bien. Determine dónde pueda estar en el futuro y qué necesitará tener para competir con eficiencia. Si su actual sistema no puede satisfacer esas necesidades futuras, entonces usted tiene el tiempo suficiente para encontrar un producto adecuado y sin estar a la carrera.

¿Están las demandas de su industria haciendo más difícil el competir de manera efectiva?
Usted puede tener un sistema de gestión decente, pero si sus competidores están ofreciendo mejores servicios basados en el apoyo que reciben de sus sistemas de gestión...entonces usted necesita considerar cambiar su sistema actual. Usted puede tener productos y servicios competitivos, pero recuerdo que eso no es todo.

¿Puede realizar un adecuado seguimiento y control de sus operaciones?
Completar tareas y actividades es importante, pero también lo es la eficiencia de las actividades de su negocio. Aquí es donde los indicadores de rendimiento entran en juego. Por ejemplo, si usted va a maximizar la eficiencia de sus operaciones (Rotación de inventarios o el tiempo necesario para completar las órdenes de venta o el fin de intervalo de envío), tiene que supervisar estas actividades con el fin de saber dónde se requieren mejoras. ¿Su sistema de software de negocio actual le da la capacidad de crear y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento?

En Conclusión:
Las personas son las que hacen que una organización sea rentable, pero necesitan ayuda. Su sistema o software de negocios dará a la gente las herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema en sí no hace nada. Ayuda a la gente hacer su trabajo de manera más eficiente y con más eficacia y ayuda a tomar decisiones de negocios.

Usted necesita el sistema adecuado que ayudará a su personal a tener éxito. Eso significa que debe evaluar continuamente todo, incluyendo su sistema de gestión.

En lugar de esperar por una crisis, adopte una actitud proactiva mediante el cual las personas están constantemente buscando maneras de servir a sus clientes de manera más efectiva y llevar a cabo su trabajo de manera más eficiente.

Si desea conocer como funciona nuestro software de gestión, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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Cómo escoger un Software para gestionar su empresa

Se supone que el software le permita administrar mejor y de manera más fácil su empresa, pero a menudo adquirir el software correcto es un tema de frustración y gasto desmedido. 

Un sistema adecuado le ayudará a manejar su flujo de caja, analizar sus ventas y mejorar su eficiencia; mientras que el sistema incorrecto puede hacer caer sus finanzas en picada, de tal manera que recuperarse le costará tanto dinero, así como le hará disminuir su productividad. 

Por ello, es importante elaborar un pequeño plan que le permita seleccionar el software que funcione, sin tener que quebrar sus ahorros. 

En la actualidad hay una gran cantidad de oferta disponible y vienen en una gan variedad de configuraciones y tecnologías; así que aquí le vamos a brindar una guía sencilla, para que tenga las herramientas adecuadas y así tener su trabajo listo.

Paso # 1
Tenga el panorama completo. ¿Cuáles son sus razones para comprar su nuevo software? Haga una lista de los retos que le gustaría que su nuevo sistema aborde, por ejemplo: Tener la información de mi stock en almacenes ni bien se mueve la mercadería (ingreso o salida). 

No se limite solo a: Quiero que mi contador pueda tener los impuestos a tiempo ó sólo quiero tener los libros contables al día. 

Vea más alla...Mírese a usted mismo y respondase esta pregunta: ¿Qué información requiero para mejorar mi negocio? (El abanico de posibilidades se abre aquí)

No se olvide luego en su lista, asignar a cada punto una prioridad.

Paso # 2
Determine su presupuesto. Calcule cuánto puede gastar, incluyendo cualquier nuevo hardware necesario, así como la implementación y soporte del primer año.

El costo del software es importante, pero igual de importante es saber cuáles serán sus costos recurrentes.

Por ejemplo: ¿Va a necesitar a alguien para configurar el nuevo hardware? ¿Puede utilizar (adaptarse) a una aplicación general? ¿Realmente es necesario una amplia personalización? (eso puede ampliar su presupuesto a niveles de la estratósfera)

Ah y cuando quiera implementar su sistema, involúcrese..! Son muchos los casos donde el personal no recibe las charlas de inducción y  luego tienen que pagar Consultoría adicional por ello.

Paso # 3
Determine bien lo que va a comprar. Una vez que tiene su lista de retos y un presupuesto preliminar, debe ser capaz de eliminar rápidamente muchos aspectos innecesarios. Por ejemplo: Hey, somos siete en la empresa, no requerimos un módulo de planillas para ello (ahí puede ahorrar) ó somos una empresa de servicios (no requerimos un módulo de almacenes).

Búsque aquel proveedor que le permita conseguir un software que pueda aplicar a su sector donde se encuentra trabajando, como un software para puntos de ventas ó un software comercial, o para industrias, o para proyectos, o para restaurantes, ó para taller automotriz, etc.

Paso # 4
Evaluar bien las características de su potencial proveedor. ¿Qué softwares ofrecen, la mayoría de las características de su lista de retos? Incluso si no están dentro de su presupuesto ahora, usted puede ser capaz de comprar módulos adicionales en el futuro. ¿Qué mejoras de producto se han previsto?

Recuerde algo importante: Usted no solo compra un software, sino a la empresa que esta detrás de ese sistema. Busque a aquellos que tengan muchos años en el mercado, que den buen soporte, que brinden ayuda a sus clientes. Donde su gente quiera ayudarlo a usted a que el sistema sea un éxito.

Paso # 5
Revise los testimonios de clientes que usan el sistema. Busque esa información, mejor aún si su proveedor publica en la Web la lista de testimonios.

Converse con ellos y cerciórese, como fue su proceso y cuán satisfechos estan con el sistema.

Listo..por el momento tenemos estos cinco pasos...seguiremos hablando de más pasos a seguir en nuestras siguientes publicaciones.

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Y si tiene alguna duda, pregúntenos, haga clic aquí: Pregunte 

Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos..!!