Aprenda a organizar su empresa cuando recién inicia su emprendimiento

De acuerdo al Ministerio de Producción, cada año en el Perú, más de 165,000 pequeñas empresas se constituyen en el país. Pero esta información que parece impresionante le falta un pequeño detalle:

¿Sabe cuántas empresas quedan luego de 3 años? Solo el 7%; y

¿Sabe cuántas después de cinco años? Tan solo el 3%.

Todo emprendedor tiene algo que lo identifica claramente: El entusiasmo con que inicia su negocio, su emprendimiento. Cada día cientos inician la aventura, para que finalmente al final del año, muy pocos continúan luchando.

¿Qué pasa entonces, por qué fallan?

Son muchos los factores que intervienen, hoy me quiero referir a uno de ellos: EL DESORDEN..!!

Incluso (o sobre todo) aquellos que tienen las condiciones fundamentales para sacar adelante un negocio con su pasión por lo que hacen y que conocen a lo que se dedican, fallan en esto. La desorganización.

Y es que no es lo mismo vender solamente; a  construir una empresa.

Sea que usted se dedique a lo más -aparentemente- sencillo como es comprar y vender productos o servicios, todos tienen procesos por los que tienen que pasar y que deben de estar claramente definidos y con sus guías señaladas.

Pongamos un ejemplo:

En el sencillo proceso de comprar (desde un artículo para reponer mi stock de almacén, hasta los útiles de escritorio) ¿Cuántos pasos hay?
 

1. Tomar conocimiento del requerimiento
2. Saber a quién comprarle y solicitar cotización
3. Determinar la compra (autorizarla)
4. Esperar que llegue y este de acuerdo con lo solicitado
5. Cruzar la información de la Guía de Remisión con lo solicitado
6. Recepcionar la factura y que este con todos los datos correctos.
7. Autorizar el pago
8. Ingresarlo a mi pequeño almacén.

Son aproximadamente ocho pasos (en una pequeña empresa) en los cuales tengo que saber quién hace qué y quién autoriza qué.

Es por ello que los contables inventaron lo del control interno para dar tranquilidad a la empresa de que todo está en orden.

Pero que es lo hacen los emprendedores cuando recién empiezan:

Evidentemente ellos se encargan de los ocho pasos y cuando crecen un poquito y tienen ya dos o tres empleados, el emprendedor se encarga de una parte y "le dicen" a otro que haga el resto.

Luego con el paso del tiempo como esto le resulto práctico, lo sigue haciendo, ya que no tiene tiempo, ni ganas de cambiarlo.

Y el desorden sigue creciendo, generando no solo desorganización, falta de información, sino pérdida de dinero que el propietario de la pequeña empresa no ha sido capaz de observar.

¿Qué pasa cuando se ve obligado a tener un sistema? (generalmente obligado por su contador y solo para el pago de impuestos) Pues que se va a enfrentar a un nuevo mundo en donde va a tener que ordenarse.

Ahí es donde todo se vuelve un conflicto, porque no solo es organizarse, sino estructurar sus procesos e información, de tal manera que el sistema funcione adecuadamente.

Y esto pasa  mucho, especialmente cuando quien implementa un nuevo sistema se acerca a la empresa que compro el software de gestión para iniciar la implementación.

- A ver Sr. Pérez vamos a configurar su proceso de compras, por favor alcánceme su formato de Orden de Compra.

- ¿Y eso qué es? No, aquí no trabajamos así, configúrelo a nuestro modo.

Y el Sr. Pérez se está perdiendo una gran oportunidad de controlar sus pedidos, los tiempos de respuesta de su proveedor y de tener un buen control interno, que le permita saber razonablemente, que todo marcha bien.

Mientras tanto ¿Qué está pasando en su empresa realmente?

Lo usual, hacemos el pedido y el proveedor nos atiende, pero cuando atiende parcialmente el pedido:

• ¿Cómo después lo relaciono entre el 1° y 2° pedido?
• ¿Cómo saber si está entregando lo que originalmente se pidió?
• ¿Cómo controlar que los 18 bultos estén completos bajo 2 o 3 entregas parciales realizadas?
• ¿Cómo pagar una factura, sino se tiene la seguridad de que fue entregado todo completamente?

Eso entre muchos otros cuestionamientos valederos. El resultado es que el desorden permanece en la empresa, largas horas, tratando de relacionar documentos, pedidos, entregas, guías de remisión, facturas, distintos tipos de proveedores.

Cuando tranquilamente de haber seguido un sencillo procedimiento esto se aliviaría, y si a esto le sumo que cuenta con un buen sistema de gestión, como el Sistema SICO, no solo las horas pérdidas desaparecen, sino que cuento con información oportuna y mi productividad crece.

Siguiendo con el ejemplo, el  Sistema de Gestión SICO incorpora en su empresa esta posibilidad; de que usted tenga la seguridad en sus operaciones. Ya que el software SICO le permite hacer un seguimiento a cada compra, de tal manera que usted pueda saber si el proveedor ha entregado todo de una sola vez o ha realizado entregas parciales. Va a saber cuándo las realizo, quién lo recibió, cuánto fue y que número de Orden de Compra fue; qué guías de remisión fueron; que factura emitió el proveedor.

Evitando los excesos de compras y permitiéndole contar con esta información en segundos, además de llevar un control de su proceso.

Mi consejo es: No forme parte de las estadísticas negativas. Un sistema de gestión le va ayudar a mantener el orden, pero usted primero debe de estar muy bien organizado; esto le va a permitir aprovechar al máximo la tecnología e incrementar sus ganancias.


Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, de clic aquí:
Sistema de Gestión (Puede incluso descargar un demo gratuito)

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¿Tiene la obligación de pagar Impuestos? (vea como un software le puede ayudar)

El Impuesto General a las Ventas - IGV (llamado en otros países Impuesto al Valor Agregado - IVA) lo pagamos todos, incluso al momento de comprar un lapicero. 

Pero sea que tenga una pequeña empresa o negocio, la cosa cambia, porque la responsabilidad de informar y pagar directamente a la SUNAT  (el administrador tributario del estado), es mandatoria.

Veamos: En cada provincia del país, casi todo lo que vendemos y compramos esta gravado con Impuesto General a las Ventas - IGV y digo casi, porque hay productos -como por ejemplo libros- que estan exonerados del IGV (incluso en algunos países existen tasas diferentes dependiendo el tipo de producto.

Pero lo que pocos saben es que el famoso IGV, esta muy relacionado con este otro impuesto, llamado Impuesto a la Renta (IR), de tal manera que si hay algo que no puede ser considerado como gasto para la empresa, tampoco puede ser considerado como crédito fiscal para el IGV.

Digamos que usted es un próspero empresario que vende artículos de limpieza y que ha logrado (con su esfuerzo) tener dos tiendas y un equipo de seis empleados.

Usted maneja su empresa con esfuerzo y para abreviar, usted compra y vende con cierta reguralidad; adicionalmente realiza gastos que pueden (como no) ser utilizados para el giro de su negocio.

Veamos una semana típica de compras y gastos:

• Jabones (y de todo tipo), claro ha eso se dedica.
• Trapeadores, si por supuesto, esto vende, sobre todo a otras empresas.
• Desinfectantes, en especial para los baños.
• Utiles de Escritorio, indispensable.
• Un libro titulado "Como ordenar su empresa", siempre es bueno aprender.
• Otro libro titulado "Inferno" de Dann Brown, tan de moda, además que se lo recomendaron (que caray en la libreria le dan factura y lo puedo deducir)
• Servicio Técnico por la camioneta de reparto (en realidad me vino dos, uno por el respuesto y otro por el servicio, con algo llamado "Retención"...cosas para los contables)
• Detergentes, también se vende.
• Zapatillas (aprovechó las compras de la empresa para terminar con la lista de útiles del colegio de sus hijos, total..me dan factura)

Muy bien, la semana estuvo fructífera, asi que vamos a incluir un poco de snacks (chizitos, wafers, papitas chipy) para celebrar con mis empleados lo bien que nos va.

Esto es algo que le gusta hacer con regularidad porque aprendio (leyendo en el Blog Secretos Pyme) que la mejor forma de mantener un equipo con ganas de trabajar es motivándolos.

¿Cómo hace ahora para pagar su IGV? o ¿Cuánto le toca pagar de IR a cuenta?  

Tal vez Usted:

a) Llama a su contador quién le prepara todo y le entrega (usualmente el mismo día, a última hora y como mucho apuro) las cifras e información. Sigue sin tener información para usted.
 
b) Contrata por dos días a su sobrino quien recién está estudiando contabilidad, total ¿Cuán complicado puede ser todo esto? (dicho sea de paso el joven realiza la labor de forma manual)

c) Se junta usted y dos personas más a ordenar, papel por papel y luego simplemente suma y resta...y ya, información y cifras listas 

(Nota: Creame cuando les digo que he visto estos tres escenarios, en múltiples ocasiones...("es verdad aunque usted no lo crea")

Muy bien, cualquier de las tres opciones siempre le ha funcionado anteriormente, pero...¿Sabe que está generándose una potencial y seria contingencia tributaria?

Además ¿Cómo sabe cuáles son sus costos reales? y lo más apremiante, ¿Por qué a su competencia le va mejor, si ambos venden lo mismo?

Veamos entonces a su competencia:

Larry (así se llama el dueño) desde hace seis meses ha comprado e implementado un moderno (pero no costoso) sistema de gestión.

Ingresa cada compra o cada gasto que realiza y automáticamente el sistema lo diferencia:

1. Aquello que es crédito fiscal a un lado.
2. Aquello que no es deducible (y por consiguiente no se puede utilizar el crédito fiscal) a otro.
3. Diferencia aquello que esta exonerado (como los libros) en una columna aparte
4. Diferencia el libro (de lectura personal) como no deducible.
5. Ah, claro Larry no ingresa ni por asomo el valor de las zapatillas para el colegio de sus hijos.
6. Como también tiene una camioneta que lleva a mantenimiento, el sistema el separa la retención y considera las facturas como tiene que ser.

¿El resultado? Tiene al segundo de cerrar el mes (literalmente), las cifras de IGV a pagar, cuánto le resulto de crédito fiscal, cuál es la base para el pago a cuenta de IR; además de saber sus costos reales y por lo tanto sabe que no se puede pasar en los gastos.

Tiene sus almacenes actualizados y evidentemente tiene un equilibrio entre la inversión que realiza en su personal que le permite estar tranquilo, con sus impuestos y la motivación a realizar.

Ahora, Usted... ¿Cuál de los dos ejemplos seguiría? ¿Desea saber cuánto más (muchísimo más) le puede ayudar un buen sistema de gestión a manejar su empresa? 

Si desea explorar un poco más, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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