Como reducir costos en la implementación de un ERP?

Aquí algunas ideas de cómo reducir los costos en la implementación del ERP que le ayudara determinar el rendimiento de su inversión basado en el costo total de propiedad de su sistema.

Manejo de Presupuesto

Antes de iniciar la implementación del ERP se debe establecer un presupuesto donde se refleje costos de software y hardware requerido, cantidad de consultores o personal extra de ser necesario, etc. Con estas estimaciones luego puede compararlos con los reales y llevar un mejor control de los costos, en caso se exceda el prepuesto se deben establecer estrategias para cubrir este exceso y llevar en forma exitosa la implementación del ERP.

Reducir al mínimo las personalizaciones

La experiencia del ERP en el mercado (sobre todo si tiene experiencia en su giro de negocio) es un factor importante que permite reducir la cantidad de personalizaciones. Si los procesos definidos en el ERP no se adecuan a sus necesidades, debe evaluarlos de tal manera que es preferible adaptarse al ERP que aumentar el costo en dichas personalizaciones.

Obtenga lo que necesita

Generalmente los ERP se comercializan en forma modular que le permitirá implementarlo en forma gradual de acuerdo a su necesidad. Priorice que áreas iniciaría su implementación o cual están preparada para el cambio.

Asegúrese del apoyo de la alta dirección

Es importante el apoyo de la alta dirección para reducir costos en caso de estancamiento en alguna área que no se alinean al objetivo del proyecto. Su apoyo al control y fiscalización del presupuesto, permitirá saber el comportamiento de lo presupuestado versus el avance de la implementación del ERP.

Hasta la próxima

¿Cómo puede ayudar una DEMO en su proceso de selección del ERP?

Las demostraciones del ERP suelen ser presentaciones de ventas, donde el proveedor siempre destaca los puntos fuertes y los puntos débiles se esconden, motivo por el cual recomiendo elaborar previamente una lista de cotejo (o CheckList) para la demo, que permita comparar más fácilmente las diferentes soluciones y mantener las demostraciones enfocadas a sus requerimientos específicos.

Una buena lista para una demo no debe ser demasiado específica, a los proveedores les tomara demasiado tiempo para mostrar que se cumplan y pueden perderse en los detalles. Por otro lado, si es demasiado simple, todos los proveedores podrán demostrar que cumplen con las exigencias y esto no ayudara a tomar una decisión con respecto a una de las opciones presentadas.

Una lista debe contemplar lo siguiente:

• Navegación y fácil uso, debe preguntar de qué manera pueden los gerentes, administradores y usuarios beneficiarse de la facilidad de uso de la solución.
• Configuración de los archivos maestros, así como la configuración de los diferentes módulos de la solución.
• Flujo de trabajo, se debe identificar las necesidades en base a una entrevista y determinar su grado de prioridad.

Recuerde que la principal ventaja de una demo durante la selección del ERP es que no solo se muestre las características y funciones que soporte la solución, sino también como las presenta. Esta lista se utiliza para mantener al proveedor enfocado y hacer que muestre al cliente lo que quiere ver.

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Hasta la próxima

Que preguntas debes hacer a tu proveedor antes de implementar un ERP?

Tener una lista de preguntas con una enfoque a la mejora de su negocio, le ayudará tener la información necesaria para seleccionar la mejor herramienta que cumpla con las expectativas del negocio. Entre las preguntas que puedo destacar son:

¿Qué podemos hacer mejor?

Debes preparar una lista de las preguntas que estén relacionadas con mejorar lo que ya hacen actualmente con éxito y aprovechar la experiencia del Proveedor de ERP para que no solo muestre las bondades o beneficios, sino también de que manera te ayudara a hacer las cosas mejor. 

¿Qué otros clientes tiene ustedes que podemos hablar?

Solicite una lista de referencia de clientes que sean de su mismo giro de negocio o similar, que le permita ponerse en contacto y conocer su experiencia en la implementación del ERP. Pregúnteles, ¿Cuánto tiempo tardaron en completar la implementación?, ¿Cuánto tiempo tuvo que pasar para darse cuenta de los beneficios?, ¿Qué expectativas siguen sin cumplirse?, ¿Se consiguió lo que se esperaba con el Proveedor?, ¿Qué harías diferente?, etc. 

¿Qué tan integral es su ERP?

Conforme nuestra empresa va creciendo y la aparición de nuevas tecnología, comienzan a surgir nuevas necesidades y el ERP debe estar preparado para su integración a dichas tecnologías o nuevas necesidades. Caso contrario volvemos a fojas cero o se tendrá que incurrir en costos de adaptación.

¿Cómo este ERP nos puede ayudar hacer dinero?

La respuesta del proveedor a esta pregunta son variables, pero algunos enfoques comunes incluyen: ¿Qué mejoras se convertirá en práctica cuanto implementemos su ERP?, ¿De qué manera mejoramos la atención de nuestros clientes o aumentamos su satisfacción?,  ¿Qué beneficios económicos tendremos al implementar su ERP?, etc.

Recuerde que la selección del ERP es para mejorar su negocio y debemos ir más allá con preguntas que nos ayude a tomar la mejor decisión.

Hasta la próxima

¿Estoy preparado para el Cambio?

En conversaciones con los gerentes, propietarios y emprendedores sobre la importancia de implementar un ERP en su organización, surge una interrogante común: ¿Estoy preparado para implementar un ERP?, para responder esta pregunta se tiene que considerar los siguientes aspectos:

Tener claro mis necesidades y objetivos

Si no se tiene muy claro lo que se necesita y desea obtener de la implementación de un ERP, las expectativas puedes ser muy diversas entre los diferentes actores de la empresa generando diferentes visiones en cada uno de los niveles de la misma. En otras palabras todos deben apuntar a una misma dirección, con objetivos claros, documentados y transmitidos a toda la organización.

Algunas empresas creen que el ERP es automatizar sus procesos manuales actuales y que la solución se ajustara el 100% a sus operaciones. Nada está más lejos que la realidad, motivo por el cual se recomienda que la empresa tenga muy clara sus expectativas sobre la implementación del ERP y como consecuencia le permitirá:

• Que toda la organización hable un mismo lenguaje
• Comprometer a toda la organización en el alcance de los resultados esperados
• Establecer roles y responsabilidad en los diferentes niveles de la organización

Estandarizar los procesos, tareas y actividades

De no tener bien definido y/o estandarizados los procesos, tareas y actividades de la empresa, puede llevar a problemas como: exceso de personal,  consumo de altos recursos, incumplimiento de tiempos, exceso de carga de trabajo, cuello de botellas, etc.

Personal preparado

El personal involucrado en la implementación debe tener un perfil adecuado y son los que determinaran el éxito o fracaso de la implementación y deben cumplir estas características: Tengan conocimiento de su área, se integren como líderes del proyecto, que estén dispuestos a salir de su zona de confort, proactivos y tener claro la visión de la empresa.

El responsable o líder del proyecto, debe tener un profundo conocimiento de la empresa, tener autoridad para realizar cambios o definiciones en los procesos y contar con el apoyo del directorio o la alta gerencia.

En conclusión, antes de iniciar la implementación de un ERP, se debe plantear las siguientes preguntas:

• ¿Qué deseamos obtener con la implementación del ERP?
• ¿Cuáles son los procesos donde se realizarán cambios?
• ¿Porque es importante mejorar los procesos de la empresa?
• ¿Cómo medimos si la solución cumplió con nuestros objetivos?

Termino con un mensaje de Charles Darwin:

“No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, ni el más inteligente. Es el que se adapta al cambio”

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Hasta la próxima

Mi Negocio en la Nube

Escribo estas líneas desde un restaurante en la ciudad de Chiclayo (a unos 45 minutos en avión al norte de Lima – Perú) y no pude evitar escuchar el reclamo de un cliente que hasta el momento no recibía información de los inventarios y los resultados de las ventas, información importante para una reunión de negocios con un potencial cliente. Me pregunto: Que hubiese pasado si tuviera toda esta información en la nube?. Analicemos algunos beneficios si migramos nuestro negocio a la nube:

Tener la información que necesita YA! 

Puede acceder a la información que necesita de forma inmediata, solo se necesita tener una conexión a Internet. En otras palabras la información estará disponible las 24 horas del día y los 365 días del año, y lo más importante en tiempo real.

Adiós a los servidores en la oficina

Ya no es necesario tener equipos de cómputo especiales para almacenar toda nuestra información y costos adicionales por mantenimiento y personal especializado. Tampoco hay que preocuparse en temas de copia de seguridad, pérdida de información, caídas del servidor, etc.

Los costos de repotenciación y actualización de software de estos servidores son prácticamente cero. Si la empresa requiere mejorar la capacidad de información, simplemente hay que solicitarlo y listo, no es necesario de un personal especializado.

Seguridad de mi información

La primera preocupación es si realmente mis datos están seguros. Con el avance de la tecnología y sobre todo referente a la seguridad se han tomado en cuenta lo siguientes aspectos:

• Seguridad de transporte, donde la autenticidad de los usuarios mediante encriptación hace confiable la integridad de las comunicaciones.
• Autenticación del usuario, el acceso es normalmente mediante el uso de usuario y contraseña
• Uso de contraseñas robustas, debe cumplirse ciertas reglas en la generación de contraseñas como por ejemplo: tamaño mínimo de 10 caracteres, debe incluir letras, números y caracteres especiales, no contener dos caracteres iguales seguidos, etc.
• Solicitud de Activación de Cuenta, antes de usar una cuenta nueva debe de solicitarse su activación al usuario. Existen varios métodos, como el envió de mensaje SMS o un correo electrónico.
• Cifrado de Datos, esto asegura la información tanto en tránsito como en las instalaciones del proveedor, impidiendo que el propio proveedor tenga acceso a nuestra información.
• Control de Acceso a los datos, definir los privilegios y niveles de acceso que tendrá cada usuario.
• Respaldo, el proveedor debe definir las políticas de copia de seguridad y replicación de datos almacenados en sus instalaciones
• Confidencialidad de los datos, solo quien tenga autorización, podrá acceder a los datos almacenados y compartirlos con los usuarios.

Pago por el servicio usado

Esto es realmente innovador y que muy pronto será una regla en nuestra empresa. Se imagina pagar estos servicios según lo utilizado, como lo hacemos actualmente con los servicios de luz, agua y teléfono.

Ahora debemos preguntarnos si estamos realmente preparados para migrar a la nube, creo que es momento de hacer un análisis y hacer un comparativo de costos versus beneficios.

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Hasta la próxima

¿Cómo mejorar la Gestión de mi Empresa?

Frente a la creciente competencia y el deseo de que nuestro negocio siga escalando, como primer paso es la automatización de los procesos mediante la adquisición de un Software de Gestión (ERP) que le permita:

• Integrar todas las áreas y compartir una misma información
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Lo acompañe en su crecimiento y se adapte a las nuevas necesidades de la empresa.
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Beneficios al Invertir en un Software de Gestión - ERP

Debemos tener muy claro que adquirir un ERP es una inversión y por lo tanto debe haber un retorno de esa inversión en un periodo determinado sea en Productividad,  Ahorros de Tiempo, etc. (Lea también: Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?).

Los beneficios inmediatos son:

• Ordenar la empresa, ahora los procesos tendrán una Hoja de Ruta que los trabajadores actuales o futuros deberán seguir.
• Adiós a las Islas, las áreas de la empresa se integrarán y compartirán una misma información.
• Control total de la empresa que le permitirá concentrarse en hacer Crecer su Negocio.

¿Cuánto estamos dispuestos a invertir?

Esta es una pregunta clave para determinar qué tipo de ERP deseamos para la empresa. Sugiero que sea de forma escalonada o modular que le permita ver los resultados y mayor seguridad en su inversión.

Recuerde que los resultados se verán reflejados en el tiempo y sobre todo su apoyo incondicional a cambios de paradigmas que a veces afectan el crecimiento de la Empresa. (Sugerimos el siguiente artículo: Etapas para una Implementación exitosa de un Software deGestión - ERP)

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Hasta la próxima

¿Estoy preparado para implementar un ERP?

Previo a la compra de un ERP para nuestra empresa, debemos considerar lo siguiente: Es el momento adecuado para su implementación, tenemos bien definido cuales son nuestras necesidades y sobre todo como buscar un proveedor confiable. 

Analicemos cada uno de estos aspectos: 

Encontrar el mejor momento para adquirir un ERP

Cuando la empresa siente que ya no puede controlar las operaciones y se vuelve más engorroso generando pérdida de tiempo y dinero. Es el mejor momento para iniciar la búsqueda de un ERP.

Esta búsqueda debe contemplar lo siguiente:

• Que sea una solución totalmente integrada y que le permita compartir la misma información.
• Tener la información que necesita YA!, sin tener que esperar que se recopile de diferentes áreas
• Sea fácil y muy intuitivo
• Lo acompañe en su crecimiento
• Seguridad de información, los accesos deben ser controlados por Usted.

Tener definido claramente las necesidades

Es muy importante tener definido los requerimientos de la empresa por adelantado con el fin que el proveedor conozca claramente como usará la herramienta, cantidad de usuarios, que tipo de funcionalidades se requieren, de manera que pueda ajustarse al presupuesto disponible.

Es importante que evalúe la flexibilidad del ERP y que lo acompañe en su crecimiento. Se recomienda inicialmente se adquiera los módulos necesarios y luego comprar los adicionales cuando se requiera.

Escuchar a los expertos y/o experiencias de otras empresas que han pasado por un proceso de implementación reciente, ayudaría a despejar muchas dudas e interrogantes. Sobre todo establecer una hoja de ruta para la mejor selección del ERP para tu empresa.

Asegurar la confiabilidad del proveedor

Se recomienda un análisis minucioso de la propuesta del proveedor del ERP y tomar nota de todo lo que se acuerda durante la negociación. Solicitar un contrato o documento donde se especifique cada uno de los puntos acordados, lo que incluirá y no incluirá en el proceso de implementación.

La selección del ERP toma su debido tiempo (en algunos casos meses). La formación de un equipo con personal clave y con el apoyo de la alta dirección ayudará que este proceso se realice en menor tiempo.

También se debe evaluar el compromiso del Proveedor desde el inicio del proceso, su experiencia en implementación sobre todo en rubros similares a su negocio. Como en casos que proveedores son expertos en finanzas pero no tienen mucha experiencia en Costos de Producción.

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Hasta la próxima

ERP estándar o ERP desarrollado a medida

Si tu empresa está evaluando implementar un ERP, la primera decisión a tomar es: implementar un ERP estándar o un ERP hecho a la medida. Analicemos las ventajas y desventajas de cada uno de estos tipos y evaluemos cual le conviene a su negocio:

	ERP Estándar	ERP a medida
Desarrollo	Lo realiza el fabricante del ERP	Lo realiza tu empresa o proveedor que se contrata.
Licencias	Se debe pagar al fabricante según el número de usuarios	No debes pagar licencias por el ERP
Mantenimiento	Lo realiza el fabricante	Lo puede hacer tu empresa
Implementación	Rápida (a partir de 2 a 3 meses)	Lenta, depende del desarrollo
Costo de Implementación	Conocido antemano	No se puede determinar con exactitud
Proceso selección	Largo	Corto
Personalización	La empresa se adapta al ERP	El ERP se adapta a tu empresa
Funcionalidad	Incluye funcionalidades innecesarias	Solo las funciones que se necesita
Documentación y Capacitación	Lo realiza el fabricante	Lo debe realizar tu empresa
Soporte	Acceso al soporte por el fabricante, manuales, videos, etc.	No existe soporte externo
Vinculación	Se depende del fabricante	Se depende del desarrollador
Continuidad	Garantizada	No garantizada

Cuatro de cada cinco ERP son estándar

Según un estudio realizado (http://panorama-consulting.com/the-case-for-and-against-erp-customization/) por la consultora Panorama en el 2012, solo el 21% de las empresas que optan implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a la medida, frente al 79% que optan por un ERP estándar. Esto se debe básicamente a que son pocas las empresas pequeñas o medianas que desean asumir el riesgo de desarrollar su propio software o contratar a un proveedor.

Cuando conviene un ERP a Medida?

De lo anterior podríamos decir que más conveniente es adquirir un ERP a medida cuando:

1. Tu empresa realiza algo muy específico y ningún ERP se adapta.
2. Tus procesos están definido y no quieres hacer cambios
3. Si tu forma de trabajar es exclusiva que te da ventaja competitiva.
4. Dispones de recurso y un departamento de informática

Si tu caso no es ninguno de estos, entonces lo más recomendable es adquirir un ERP estándar.

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Hasta la próxima

El Contador como aliado del ERP

Hoy en día el Contador cumple un papel muy importante y de mucha influencia en la decisión de compra del ERP, en algunos casos contador nuevo es sinónimo de ERP nuevo. Analicemos el porqué de su importancia:

Todo termina en Contabilidad

Hay que tener en claro que cada operación que realiza nuestra empresa (una venta, compra de mercadería, el pago a un proveedor, depósito de cobranzas, etc.) debe ser contabilizada, es decir codificado de acuerdo a un plan de cuentas, que en contabilidad es llamado asiento contable. En otras palabras si su empresa emite 100 facturas se deben generar 100 asientos contables, si giramos 50 cheque se deben realizar 50 asientos contables. Hacer esto en forma manual o manual electrónico (en Excel) es complicado sobre todo cuando las operaciones de la empresa aumentan.

El contador debe asegurarse que el ERP genere en forma automática estos asientos contables, que le permita realizar funciones de análisis y entregar en forma oportuna información a la gerencia o alta dirección.

En el caso que nuestro contador es externo (outsourcing) y tiene un Software Contable, se debe evaluar la posibilidad de integrarlo o en todo caso el ERP genere archivos con la información necesaria. Si el ERP tiene incorporado un módulo Contable, la sugerencia seria que el contador externo utilice dicho modulo y de ser posible se instale en su oficina.

Papel de Auditor del ERP

Para que nuestro Contador nos proporcione información contable de la empresa, el contador debe asegurarse que la información registrada en el ERP sea confiable y segura. Entonces el ERP debe proporcionar herramientas que permitan verificar dicha información y/o permitan hacer cruces de información.

Este flujo de información debe ser acompañado por la mejora de procesos, oportunidad para que nuestro Contador participe activamente en proponer dichas mejoras que servirán para que tenga información más confiable. En otras palabras el Contador cumple una nueva función de CONTROLLER.

Cumplir con la Normativa Tributaria

Requisito indispensable que el Contador debe evaluar que el ERP cumpla con todas las normatividad legal y tributaria. Pero con un enfoque integral de la empresa que permita tener información para la gestión del negocio y cumplir con la Norma Tributaria.

En conclusión, el Contador debe participar en todo el proceso, desde la evaluación hasta la implementación del ERP.   

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Hasta la próxima

¿Es un Gasto o una Inversión adquirir un ERP?

Pregunta que se debe hacer la alta dirección (o los que toman la decisión de compra) antes de adquirir un ERP. La percepción inicial siempre es tomada como un Gasto, dado que en algunos casos se da prioridad gastos (o inversiones) propios del negocio y el ERP pasa a un segundo o tercer plano.

Si el objetivo es adquirir una solución puntual como por ejemplo: Facturación, en mi opinión se podría considerar como un Gasto, pero si el objetivo es adquirir una solución que integre Facturación, Logística y Contabilidad lo consideraría como una inversión y como toda inversión debe ser recuperada (ROI), en el siguiente cuadro les muestro como sería la recuperación de esta inversión:

Este cuadro hace la comparación entre hacer una actividad en forma manual (incluso utilizando EXCEL) y hacerlo en forma automatizada utilizando nuestra solución SICO – Software de Gestión. Para entenderlo mejor veamos un ejemplo: supongamos que nuestra empresa realiza alrededor de 90 facturas mensuales y estimamos que nos demoramos por cada factura un minuto aproximadamente por documento, entonces el total de tiempo utilizado es de 1.5 horas. Si lo valorizamos en función a un sueldo mensual de US$ 600.00 y trabajando 20 días a mes de 8 horas, cada hora equivale a US$ 4.00 entonces tendríamos que 1.5 horas equivale US$ 6.00. Ahora, si realizamos las mismas 90 facturas pero utilizando SICO – Software de Gestión, el tiempo se reduce a 1 hora y esto equivale a US 4.00. Entonces tendríamos un Ahorro de US$ 2.00, que representaría un aproximado de 33% de ahorro mensual, con una ventaja adicional que tendríamos información inmediata de nuestras ventas para tomar mejores decisiones.

Podemos concluir en lo siguiente:

1.    Ud. está dejando de ahorrar mensualmente el 75% de sus gastos, es decir por cada US$ 100.00 de gasto está perdiendo US$ 75.00 por no adquirir un ERP.

2.   Si Ud. invierte US$ 10,000 en una solución ERP, su recuperación será en 6 a 7 meses aproximadamente después de la implementación del ERP.

3.   Definitivamente adquirir un ERP es una INVERSION.

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Hasta la próxima