El día de pago suele ser el día más esperado en toda empresa, pero no para todos. Sobre todo para los emprendedores que han visto incrementado su staff de personal y tienen que lidiar con un sin número de procedimientos para elaborar su planilla.
Los pequeños comercios o las pequeñas fábricas o factorías, muchas veces se ven abrumadas por los cálculos a realizar y los papeles por revisar.
¿Recuerda cuando recién inicio su empresa?
Todo era más fácil, eran apenas dos o tres personas y si bien tenían mucho trabajo que hacer, todo era digamos...más llevadero.
Usted sabía lo que cada uno hacia y las horas que trabajaban, por lo que determinar el sueldo de cada uno no era ningún problema.
Pero ahora tiene, tres personas tan solo facturando; cuatro o cinco vendedores, los cuales comisionan, tienen un sueldo fijo y hasta gastos de transportes; luego su asistente; el asistente contable, la persona de almacén y quien realiza los trámites, los recados y un sin número de actividades.
En total doce personas los cuales tiene cada uno una fecha de ingreso distinto a la empresa; punto con el que debe de tener mucho cuidado, ya que esto es importante para el cálculo de las vacaciones. Recuerde que al año de estar trabajando con usted, las regulaciones laborales exigen que tome vacaciones.
Claro que todo se complica si estas vacaciones han sido tomadas de manera parcial por ellos.
Luego tenemos que usted tiene un cuaderno donde cada uno apunta su hora de entrada y de salida, de tal manera que los asistentes puedan llevar el control del trabajo diario.
Pero ¿Qué pasa cuando todo esto es muy variado y disperso? Es decir, un trabajador ingreso a la hora tres días, pero dos días lo hizo tarde. Otro pidió permiso y tomo más tiempo del autorizado. Dos o tres realizaron horas extras, sobre todo el contable que vino a trabajar hasta domingo.
Y hablando de cálculos, el dolor de cabeza suyo, recién comienza a asomarse cuando no recuerda que tiene que revisar bien, los descuentos calculados por los préstamos que algunos trabajadores le solicitaron y usted acepto.
Usted no puede estar revisando hoja, tras hoja; papel tras papel; sin que pierda precisamente eso...los papeles.
Usted lo que requiere es un Sistema que le ayude a gestionar todo lo relacionado con su equipo de trabajo, con los recursos humanos. Un software que le permita rápidamente revisar y no consumir gran parte de su tiempo y paciencia.
Tomemos por ejemplo el SICO - Personal, nuestro software para la gestión de los recursos humanos desarrollado por SOINFO para que usted tenga en su empresa un adecuado control en la elaboración de las planillas de sueldo de sus colaboradores, consiguiendo a la vez información rápida y segura, que le permite ahorrar mucho tiempo en procesos -muchos de ellos repetitivos y tediosos- los cuales son muy valiosos para usted.
El SICO - Personal está diseñado además para cumplir con toda la normatividad laboral vigente en el país y con todo el volumen de información que las autoridades requieren.
La ventaja es que usted puede acceder a la información con tan solo un clic en los menús correspondientes para conocer el historial de asistencia de sus trabajadores, su cuenta corriente en caso de préstamos, ya que el SICO - Personal puede llevar un control de los prestamos asignados a sus trabajadores, además el sistema automáticamente lo descuenta en la o las planillas previamente configuradas.
Temas como el registro de sus empleados, el registro de derecho-habientes, la programación de vacaciones, el registro de subsidios; no tiene que ser más un dolor de cabeza para nadie.
La programación o formulación de los cálculos, los conceptos para la planilla electrónica exigida por el administrador tributario (SUNAT); así como los procesos de registro de remuneraciones fijas, cálculo de planillas, incluso la generación de los archivos para que el Banco realice los pagos, son temas de muy sencilla aplicación en el software de gestión de recursos humanos de SICO.
Recuerde ahora más que nunca, es momento de actualizar su registro y elaboración de las planillas de sueldo. Las regulaciones gubernamentales se han puesto (y se seguirán poniendo) más estrictas cada día. No permita que una inspección laboral, detecte incumplimientos que pueden ser corregidos a tiempo. Pero más importante, no mal gaste su tiempo en procesos y revisiones que pueden ser realizadas por un buen software de manejo de recursos humano, dedique su tiempo a lo que mejor sabe: Hacer crecer su negocio.
Le invitamos a que lo pruebe. Baje de manera GRATUITA el demo de nuestro Software para gestión de los recursos humanos y compruebe usted mismo, lo que hemos estado mencionando: http://bit.ly/1xfQhTX
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De acuerdo al Ministerio de Producción, cada año en el Perú, más de 165,000 pequeñas empresas se constituyen en el país. Pero esta información que parece impresionante le falta un pequeño detalle:
¿Sabe cuántas empresas quedan luego de 3 años? Solo el 7%; y
¿Sabe cuántas después de cinco años? Tan solo el 3%.
Todo emprendedor tiene algo que lo identifica claramente: El entusiasmo con que inicia su negocio, su emprendimiento. Cada día cientos inician la aventura, para que finalmente al final del año, muy pocos continúan luchando.
¿Qué pasa entonces, por qué fallan?
Son muchos los factores que intervienen, hoy me quiero referir a uno de ellos: EL DESORDEN..!!
Incluso (o sobre todo) aquellos que tienen las condiciones fundamentales para sacar adelante un negocio con su pasión por lo que hacen y que conocen a lo que se dedican, fallan en esto. La desorganización.
Y es que no es lo mismo vender solamente; a construir una empresa.
Sea que usted se dedique a lo más -aparentemente- sencillo como es comprar y vender productos o servicios, todos tienen procesos por los que tienen que pasar y que deben de estar claramente definidos y con sus guías señaladas.
Pongamos un ejemplo:
En el sencillo proceso de comprar (desde un artículo para reponer mi stock de almacén, hasta los útiles de escritorio) ¿Cuántos pasos hay?
1. Tomar conocimiento del requerimiento
2. Saber a quién comprarle y solicitar cotización
3. Determinar la compra (autorizarla)
4. Esperar que llegue y este de acuerdo con lo solicitado
5. Cruzar la información de la Guía de Remisión con lo solicitado
6. Recepcionar la factura y que este con todos los datos correctos.
7. Autorizar el pago
8. Ingresarlo a mi pequeño almacén.
Son aproximadamente ocho pasos (en una pequeña empresa) en los cuales tengo que saber quién hace qué y quién autoriza qué.
Es por ello que los contables inventaron lo del control interno para dar tranquilidad a la empresa de que todo está en orden.
Pero que es lo hacen los emprendedores cuando recién empiezan:
Evidentemente ellos se encargan de los ocho pasos y cuando crecen un poquito y tienen ya dos o tres empleados, el emprendedor se encarga de una parte y "le dicen" a otro que haga el resto.
Luego con el paso del tiempo como esto le resulto práctico, lo sigue haciendo, ya que no tiene tiempo, ni ganas de cambiarlo.
Y el desorden sigue creciendo, generando no solo desorganización, falta de información, sino pérdida de dinero que el propietario de la pequeña empresa no ha sido capaz de observar.
¿Qué pasa cuando se ve obligado a tener un sistema? (generalmente obligado por su contador y solo para el pago de impuestos) Pues que se va a enfrentar a un nuevo mundo en donde va a tener que ordenarse.
Ahí es donde todo se vuelve un conflicto, porque no solo es organizarse, sino estructurar sus procesos e información, de tal manera que el sistema funcione adecuadamente.
Y esto pasa mucho, especialmente cuando quien implementa un nuevo sistema se acerca a la empresa que compro el software de gestión para iniciar la implementación.
- A ver Sr. Pérez vamos a configurar su proceso de compras, por favor alcánceme su formato de Orden de Compra.
- ¿Y eso qué es? No, aquí no trabajamos así, configúrelo a nuestro modo.
Y el Sr. Pérez se está perdiendo una gran oportunidad de controlar sus pedidos, los tiempos de respuesta de su proveedor y de tener un buen control interno, que le permita saber razonablemente, que todo marcha bien.
Mientras tanto ¿Qué está pasando en su empresa realmente?
Lo usual, hacemos el pedido y el proveedor nos atiende, pero cuando atiende parcialmente el pedido:
- ¿Cómo después lo relaciono entre el 1° y 2° pedido?
- ¿Cómo saber si está entregando lo que originalmente se pidió?
- ¿Cómo controlar que los 18 bultos estén completos bajo 2 o 3 entregas parciales realizadas?
- ¿Cómo pagar una factura, sino se tiene la seguridad de que fue entregado todo completamente?
Eso entre muchos otros cuestionamientos valederos. El resultado es que el desorden permanece en la empresa, largas horas, tratando de relacionar documentos, pedidos, entregas, guías de remisión, facturas, distintos tipos de proveedores.
Cuando tranquilamente de haber seguido un sencillo procedimiento esto se aliviaría, y si a esto le sumo que cuenta con un buen sistema de gestión, como el Sistema SICO, no solo las horas pérdidas desaparecen, sino que cuento con información oportuna y mi productividad crece.
Siguiendo con el ejemplo, el Sistema de Gestión SICO incorpora en su empresa esta posibilidad; de que usted tenga la seguridad en sus operaciones. Ya que el software SICO le permite hacer un seguimiento a cada compra, de tal manera que usted pueda saber si el proveedor ha entregado todo de una sola vez o ha realizado entregas parciales. Va a saber cuándo las realizo, quién lo recibió, cuánto fue y que número de Orden de Compra fue; qué guías de remisión fueron; que factura emitió el proveedor.
Evitando los excesos de compras y permitiéndole contar con esta información en segundos, además de llevar un control de su proceso.
Mi consejo es: No forme parte de las estadísticas negativas. Un sistema de gestión le va ayudar a mantener el orden, pero usted primero debe de estar muy bien organizado; esto le va a permitir aprovechar al máximo la tecnología e incrementar sus ganancias.
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