ERP estándar o ERP desarrollado a medida

Si tu empresa está evaluando implementar un ERP, la primera decisión a tomar es: implementar un ERP estándar o un ERP hecho a la medida. Analicemos las ventajas y desventajas de cada uno de estos tipos y evaluemos cual le conviene a su negocio:

	ERP Estándar	ERP a medida
Desarrollo	Lo realiza el fabricante del ERP	Lo realiza tu empresa o proveedor que se contrata.
Licencias	Se debe pagar al fabricante según el número de usuarios	No debes pagar licencias por el ERP
Mantenimiento	Lo realiza el fabricante	Lo puede hacer tu empresa
Implementación	Rápida (a partir de 2 a 3 meses)	Lenta, depende del desarrollo
Costo de Implementación	Conocido antemano	No se puede determinar con exactitud
Proceso selección	Largo	Corto
Personalización	La empresa se adapta al ERP	El ERP se adapta a tu empresa
Funcionalidad	Incluye funcionalidades innecesarias	Solo las funciones que se necesita
Documentación y Capacitación	Lo realiza el fabricante	Lo debe realizar tu empresa
Soporte	Acceso al soporte por el fabricante, manuales, videos, etc.	No existe soporte externo
Vinculación	Se depende del fabricante	Se depende del desarrollador
Continuidad	Garantizada	No garantizada

Cuatro de cada cinco ERP son estándar

Según un estudio realizado (http://panorama-consulting.com/the-case-for-and-against-erp-customization/) por la consultora Panorama en el 2012, solo el 21% de las empresas que optan implementar un ERP se inclinan por un software desarrollado a la medida, frente al 79% que optan por un ERP estándar. Esto se debe básicamente a que son pocas las empresas pequeñas o medianas que desean asumir el riesgo de desarrollar su propio software o contratar a un proveedor.

Cuando conviene un ERP a Medida?

De lo anterior podríamos decir que más conveniente es adquirir un ERP a medida cuando:

1. Tu empresa realiza algo muy específico y ningún ERP se adapta.
2. Tus procesos están definido y no quieres hacer cambios
3. Si tu forma de trabajar es exclusiva que te da ventaja competitiva.
4. Dispones de recurso y un departamento de informática

Si tu caso no es ninguno de estos, entonces lo más recomendable es adquirir un ERP estándar.

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El Contador como aliado del ERP

Hoy en día el Contador cumple un papel muy importante y de mucha influencia en la decisión de compra del ERP, en algunos casos contador nuevo es sinónimo de ERP nuevo. Analicemos el porqué de su importancia:

Todo termina en Contabilidad

Hay que tener en claro que cada operación que realiza nuestra empresa (una venta, compra de mercadería, el pago a un proveedor, depósito de cobranzas, etc.) debe ser contabilizada, es decir codificado de acuerdo a un plan de cuentas, que en contabilidad es llamado asiento contable. En otras palabras si su empresa emite 100 facturas se deben generar 100 asientos contables, si giramos 50 cheque se deben realizar 50 asientos contables. Hacer esto en forma manual o manual electrónico (en Excel) es complicado sobre todo cuando las operaciones de la empresa aumentan.

El contador debe asegurarse que el ERP genere en forma automática estos asientos contables, que le permita realizar funciones de análisis y entregar en forma oportuna información a la gerencia o alta dirección.

En el caso que nuestro contador es externo (outsourcing) y tiene un Software Contable, se debe evaluar la posibilidad de integrarlo o en todo caso el ERP genere archivos con la información necesaria. Si el ERP tiene incorporado un módulo Contable, la sugerencia seria que el contador externo utilice dicho modulo y de ser posible se instale en su oficina.

Papel de Auditor del ERP

Para que nuestro Contador nos proporcione información contable de la empresa, el contador debe asegurarse que la información registrada en el ERP sea confiable y segura. Entonces el ERP debe proporcionar herramientas que permitan verificar dicha información y/o permitan hacer cruces de información.

Este flujo de información debe ser acompañado por la mejora de procesos, oportunidad para que nuestro Contador participe activamente en proponer dichas mejoras que servirán para que tenga información más confiable. En otras palabras el Contador cumple una nueva función de CONTROLLER.

Cumplir con la Normativa Tributaria

Requisito indispensable que el Contador debe evaluar que el ERP cumpla con todas las normatividad legal y tributaria. Pero con un enfoque integral de la empresa que permita tener información para la gestión del negocio y cumplir con la Norma Tributaria.

En conclusión, el Contador debe participar en todo el proceso, desde la evaluación hasta la implementación del ERP.   

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