El Impuesto General a las Ventas - IGV (llamado en otros países Impuesto al Valor Agregado - IVA) lo pagamos todos, incluso al momento de comprar un lapicero.
Pero sea que tenga una pequeña empresa o negocio, la cosa cambia, porque la responsabilidad de informar y pagar directamente a la SUNAT (el administrador tributario del estado), es mandatoria.
Veamos: En cada provincia del país, casi todo lo que vendemos y compramos esta gravado con Impuesto General a las Ventas - IGV y digo casi, porque hay productos -como por ejemplo libros- que estan exonerados del IGV (incluso en algunos países existen tasas diferentes dependiendo el tipo de producto.
Pero lo que pocos saben es que el famoso IGV, esta muy relacionado con este otro impuesto, llamado Impuesto a la Renta (IR), de tal manera que si hay algo que no puede ser considerado como gasto para la empresa, tampoco puede ser considerado como crédito fiscal para el IGV.
Digamos que usted es un próspero empresario que vende artículos de limpieza y que ha logrado (con su esfuerzo) tener dos tiendas y un equipo de seis empleados.
Usted maneja su empresa con esfuerzo y para abreviar, usted compra y vende con cierta reguralidad; adicionalmente realiza gastos que pueden (como no) ser utilizados para el giro de su negocio.
Veamos una semana típica de compras y gastos:
- Jabones (y de todo tipo), claro ha eso se dedica.
- Trapeadores, si por supuesto, esto vende, sobre todo a otras empresas.
- Desinfectantes, en especial para los baños.
- Utiles de Escritorio, indispensable.
- Un libro titulado "Como ordenar su empresa", siempre es bueno aprender.
- Otro libro titulado "Inferno" de Dann Brown, tan de moda, además que se lo recomendaron (que caray en la libreria le dan factura y lo puedo deducir)
- Servicio Técnico por la camioneta de reparto (en realidad me vino dos, uno por el respuesto y otro por el servicio, con algo llamado "Retención"...cosas para los contables)
- Detergentes, también se vende.
- Zapatillas (aprovechó las compras de la empresa para terminar con la lista de útiles del colegio de sus hijos, total..me dan factura)
Muy bien, la semana estuvo fructífera, asi que vamos a incluir un poco de snacks (chizitos, wafers, papitas chipy) para celebrar con mis empleados lo bien que nos va.
Esto es algo que le gusta hacer con regularidad porque aprendio (leyendo en el Blog Secretos Pyme) que la mejor forma de mantener un equipo con ganas de trabajar es motivándolos.
¿Cómo hace ahora para pagar su IGV? o ¿Cuánto le toca pagar de IR a cuenta?
Tal vez Usted:
a) Llama a su contador quién le prepara todo y le entrega (usualmente el mismo día, a última hora y como mucho apuro) las cifras e información. Sigue sin tener información para usted.
b) Contrata por dos días a su sobrino quien recién está estudiando contabilidad, total ¿Cuán complicado puede ser todo esto? (dicho sea de paso el joven realiza la labor de forma manual)
c) Se junta usted y dos personas más a ordenar, papel por papel y luego simplemente suma y resta...y ya, información y cifras listas
(Nota: Creame cuando les digo que he visto estos tres escenarios, en múltiples ocasiones...("es verdad aunque usted no lo crea")
Muy bien, cualquier de las tres opciones siempre le ha funcionado anteriormente, pero...¿Sabe que está generándose una potencial y seria contingencia tributaria?
Además ¿Cómo sabe cuáles son sus costos reales? y lo más apremiante, ¿Por qué a su competencia le va mejor, si ambos venden lo mismo?
Veamos entonces a su competencia:
Larry (así se llama el dueño) desde hace seis meses ha comprado e implementado un moderno (pero no costoso) sistema de gestión.
Ingresa cada compra o cada gasto que realiza y automáticamente el sistema lo diferencia:
- Aquello que es crédito fiscal a un lado.
- Aquello que no es deducible (y por consiguiente no se puede utilizar el crédito fiscal) a otro.
- Diferencia aquello que esta exonerado (como los libros) en una columna aparte
- Diferencia el libro (de lectura personal) como no deducible.
- Ah, claro Larry no ingresa ni por asomo el valor de las zapatillas para el colegio de sus hijos.
- Como también tiene una camioneta que lleva a mantenimiento, el sistema el separa la retención y considera las facturas como tiene que ser.
¿El resultado? Tiene al segundo de cerrar el mes (literalmente), las cifras de IGV a pagar, cuánto le resulto de crédito fiscal, cuál es la base para el pago a cuenta de IR; además de saber sus costos reales y por lo tanto sabe que no se puede pasar en los gastos.
Tiene sus almacenes actualizados y evidentemente tiene un equilibrio entre la inversión que realiza en su personal que le permite estar tranquilo, con sus impuestos y la motivación a realizar.
Ahora, Usted... ¿Cuál de los dos ejemplos seguiría? ¿Desea saber cuánto más (muchísimo más) le puede ayudar un buen sistema de gestión a manejar su empresa?
Si desea explorar un poco más, haga clic aquí: Sistema de Gestión
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Tener un software de gestión es una poderosa herramienta para sincronizar objetivos del equipo de Ventas y Operaciones en una pequeña empresa.
¿Cuántas veces en lo mejor de sus ventas se dieron cuenta que no tenían stock? Perdieron la venta por supuesto, porque los clientes no esperan. Se van a la competencia.
El otro día fue una distribuidora de golosinas y gaseosas al por mayor (en pleno Miraflores), tuve que hacer una cola para hacer el pedido.
Luego tuve que hacer otra cola para pagar. Ahí es donde se dieron cuenta que ya se les había agotado la mercadería que yo había pagado.
Les pregunté por qué no cuentan con esa información, me dijeron que tenían solamente un sistema para facturar y almacén, pero no confiaban mucho en las cifras que arrojaba el programa.
Y por qué no lo cambia, pregunté.
"Estoy esperando por el mejor momento para ello" me respondieron.
Resultado: Me fui a la competencia.
¿Sabe cuánto dinero están perdiendo por ese error? Por lo menos yo no le compre (y tampoco lo voy a referir) y así como yo, varios clientes se fueron enojados.
Recuerde:
"En los tiempos actuales el cliente ideal, ya no es solo el que compra, sino el que refiere..."
Así que:
¿Cuál es su mejor momento para comprar su sistema de gestión? AHORA.
No importa el tamaño de su empresa (evidentemente si recién empieza no comprará un sistema con todas los módulos, pero si uno para su punto de venta y/o almacenes).
Adquirir un sistema de gestión es una inversión de recursos, tiempo y dinero. Aunque siendo reales, va a depender de usted que sea eficiente la adquisición.
Un software de gestión no es una solución tipo "cura-para-todo", le voy a dar un ejemplo muy claro:
Usted es un importador que está viendo despegar sus ingresos. Hoy se ha levantado con mucho entusiasmo, reunió a sus vendedores y les dijo:
"El 1° trimestre podemos vender S/. 100,000" todos aplauden...! (Por el momento)
Por la tarde -luego de procesar su hoja electrónica- se da cuenta que solo tiene en almacén mercadería por S/. 50,000
¿Sabe cuánto demora importar...no?
La falta de sincronización entre ventas y operaciones es típica, sobre todo en las pequeñas empresas. Sin una adecuada visión sobre esta realidad empresarial, los dos equipos se configuran para el fracaso. Y esto es una realidad que se da en cientos de empresas.
Y, cuando se produce un fallo, es difícil saber dónde está la rendición de cuentas. ¿Se pronosticó ventas muy optimistas o se hicieron operaciones menores de compras?
Sin embargo un software o sistema de gestión que les daría:
Adecuado Control de Inventarios.
Usted creará sus almacenes y al momento de generar el documento de ventas automáticamente descargará sus inventarios.
Podrá tener al momento el Kardex y lo más importante obtener sus inventarios valorizados en cualquier momento.
Chau procesos engorrosos de cierres mensuales. Chau hoja electrónica.
Seguimiento de los Productos.
Podrá controlar los ingresos y salidas de sus productos y verificar al momento, en donde se encuentre sus cifras.
Ah y obtendrá información de los productos que están debajo del stock mínimo, para su reposición inmediata.
Tendrá la historia detallada del movimiento de cada uno de sus productos y sabrá con que documentos se generó el ingreso o la salida del almacén.
Controlará sus Compras.
Generada la Orden de Compra, el sistema le permitirá hacer su seguimiento, de tal manera que sabrá si el proveedor ha entregado todo o parcialmente lo solicitado.
¿Genial verdad? Pero aquí viene el gran error de muchos empresarios al pensar que el sistema es una solución tipo "cura-para-todo" como dije líneas arriba.
1. ¿Qué pasa si usted quiere hacer el control de sus compras y el sistema no arroja ninguna información? ¿Fallo el software?
¡¡…NO..!! Fallo el proceso de generar la Orden de Compra.
¿Qué...? Pero si nunca hemos hecho esto. ¿Es necesario?
Por supuesto, la Orden de Compra es el inicio de un proceso y emitirla le da no solo ese orden, sino que vela por sus controles internos. Pero claro, como no están acostumbrados a esto...lo desechan...¡¡GRUESO ERROR..!!
2. ¿Qué pasaría si el sistema no me informo si estamos bajo el stock mínimo?
Aquí la respuesta es obvia. ¿Lo estableció, es decir, le dijo al sistema cuál era, para que lo pueda controlar?
No, por supuesto...se les olvido...no estaban acostumbrados a ello.
¿Vio? Un sistema de gestión es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer...pero si no está adecuadamente implementado, le va a traer más de un dolor de cabeza.
Es por ello que mientras más rápido piense en adquirir un sistema de gestión, mejor. Sobre todo si es una pyme...no espere a crecer cada vez más y hacer sus operaciones más voluminosas.
Y para aquellos que ya crecieron y requieren un sistema que los ayude: Pongan en orden la casa primero (también les puede ayudar nuestro artículo anterior "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa").
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