¿Sabe cuántas empresas quedan luego de 3 años? Solo el 7%; y
¿Sabe cuántas después de cinco años? Tan solo el 3%.
Todo emprendedor tiene algo que lo identifica claramente: El entusiasmo con que inicia su negocio, su emprendimiento. Cada día cientos inician la aventura, para que finalmente al final del año, muy pocos continúan luchando.
¿Qué pasa entonces, por qué fallan?
Son muchos los factores que intervienen, hoy me quiero referir a uno de ellos: EL DESORDEN..!!
Incluso (o sobre todo) aquellos que tienen las condiciones fundamentales para sacar adelante un negocio con su pasión por lo que hacen y que conocen a lo que se dedican, fallan en esto. La desorganización.
Y es que no es lo mismo vender solamente; a construir una empresa.
Sea que usted se dedique a lo más -aparentemente- sencillo como es comprar y vender productos o servicios, todos tienen procesos por los que tienen que pasar y que deben de estar claramente definidos y con sus guías señaladas.
Pongamos un ejemplo:
En el sencillo proceso de comprar (desde un artículo para reponer mi stock de almacén, hasta los útiles de escritorio) ¿Cuántos pasos hay?
2. Saber a quién comprarle y solicitar cotización
3. Determinar la compra (autorizarla)
4. Esperar que llegue y este de acuerdo con lo solicitado
5. Cruzar la información de la Guía de Remisión con lo solicitado
6. Recepcionar la factura y que este con todos los datos correctos.
7. Autorizar el pago
8. Ingresarlo a mi pequeño almacén.
Son aproximadamente ocho pasos (en una pequeña empresa) en los cuales tengo que saber quién hace qué y quién autoriza qué.
Es por ello que los contables inventaron lo del control interno para dar tranquilidad a la empresa de que todo está en orden.
Pero que es lo hacen los emprendedores cuando recién empiezan:
Evidentemente ellos se encargan de los ocho pasos y cuando crecen un poquito y tienen ya dos o tres empleados, el emprendedor se encarga de una parte y "le dicen" a otro que haga el resto.
Luego con el paso del tiempo como esto le resulto práctico, lo sigue haciendo, ya que no tiene tiempo, ni ganas de cambiarlo.
Y el desorden sigue creciendo, generando no solo desorganización, falta de información, sino pérdida de dinero que el propietario de la pequeña empresa no ha sido capaz de observar.
¿Qué pasa cuando se ve obligado a tener un sistema? (generalmente obligado por su contador y solo para el pago de impuestos) Pues que se va a enfrentar a un nuevo mundo en donde va a tener que ordenarse.Ahí es donde todo se vuelve un conflicto, porque no solo es organizarse, sino estructurar sus procesos e información, de tal manera que el sistema funcione adecuadamente.
Y esto pasa mucho, especialmente cuando quien implementa un nuevo sistema se acerca a la empresa que compro el software de gestión para iniciar la implementación.
- A ver Sr. Pérez vamos a configurar su proceso de compras, por favor alcánceme su formato de Orden de Compra.
- ¿Y eso qué es? No, aquí no trabajamos así, configúrelo a nuestro modo.
Y el Sr. Pérez se está perdiendo una gran oportunidad de controlar sus pedidos, los tiempos de respuesta de su proveedor y de tener un buen control interno, que le permita saber razonablemente, que todo marcha bien.
Mientras tanto ¿Qué está pasando en su empresa realmente?
Lo usual, hacemos el pedido y el proveedor nos atiende, pero cuando atiende parcialmente el pedido:
- ¿Cómo después lo relaciono entre el 1° y 2° pedido?
- ¿Cómo saber si está entregando lo que originalmente se pidió?
- ¿Cómo controlar que los 18 bultos estén completos bajo 2 o 3 entregas parciales realizadas?
- ¿Cómo pagar una factura, sino se tiene la seguridad de que fue entregado todo completamente?
Cuando tranquilamente de haber seguido un sencillo procedimiento esto se aliviaría, y si a esto le sumo que cuenta con un buen sistema de gestión, como el Sistema SICO, no solo las horas pérdidas desaparecen, sino que cuento con información oportuna y mi productividad crece.
Siguiendo con el ejemplo, el Sistema de Gestión SICO incorpora en su empresa esta posibilidad; de que usted tenga la seguridad en sus operaciones. Ya que el software SICO le permite hacer un seguimiento a cada compra, de tal manera que usted pueda saber si el proveedor ha entregado todo de una sola vez o ha realizado entregas parciales. Va a saber cuándo las realizo, quién lo recibió, cuánto fue y que número de Orden de Compra fue; qué guías de remisión fueron; que factura emitió el proveedor.
Evitando los excesos de compras y permitiéndole contar con esta información en segundos, además de llevar un control de su proceso.
Mi consejo es: No forme parte de las estadísticas negativas. Un sistema de gestión le va ayudar a mantener el orden, pero usted primero debe de estar muy bien organizado; esto le va a permitir aprovechar al máximo la tecnología e incrementar sus ganancias.
Si desea ver cómo funciona nuestro Sistema de Gestión SICO, de clic aquí:
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