Ya compramos
el Software de Gestión - ERP. Qué pasos hay que hacer?, Funcionará para mi negocio?. Estamos listos
para el cambio?, etc. Preguntas que se hacen los que tomaron la decisión a
pesar de la rigurosa evaluación del proveedor del ERP.
Para su
tranquilidad y en base a nuestra experiencia le recomendamos estas etapas
a considerar al implementar su ERP:
Inicio del
Proyecto
Uno de los
errores más comunes al iniciar una implementación es no involucrar a los
usuarios del ERP en el proyecto. Un nuevo programa?, Quien lo va usar?, son
algunas pregunta que se hacen los usuarios y en algunos casos forzados por
orden de la Gerencia o Alta Dirección.
En esta
etapa, se convoca a todo los usuarios que participaran en la implementación y
se explica los objetivos y alcances del ERP. El propósito es lograr se
involucren y sean parte del proyecto. Es aquí donde se debe elegir al Líder del
Proyecto, persona que tenga claro cómo funciona el negocio y tenga la facultad
de cambiar procesos actuales en la empresa.
Otro tema a
tener en cuenta, es que el proveedor del ERP debe conocer en forma macro el
negocio y para ello se debe realizar una Toma de Datos considerando información
actual y futura de la empresa.
Se debe establecer
las reglas claras del proceso de implementación y conocer cada una de las
etapas, recursos de software y hardware a tener en cuenta, penalidades, etc.
Implementación
Técnica
El propósito
de esta etapa es dejar todo listo para el inicio del uso del ERP. Es decir todo
el proceso técnico: Instalación, Base de Datos, conectividad, etc. Se
recomienda solicitar al proveedor del ERP una lista de requisitos mínimos de
hardware y software que debe cumplirse.
Otra
actividad importante que se debe realizar es la importación (o también llamado
migración) de información en un formato Excel (o Texto) de los datos básicos que
necesita el ERP, entre los principales son: Maestros de Clientes, Maestro de
Proveedores, Maestro de Productos y Maestro de Trabajadores. Este punto es uno
de los más críticos en el proceso de implementación del ERP, sobre todo la
demora en preparar la información del Maestro de Productos en algunos casos por
el volumen de información y otros por desconocimiento en la agrupación de las
llamadas familias o sub-familias.
Los formatos
básicos (factura, boleta, nota de crédito y nota de débito) son indispensables
para todo negocio, es por eso que el ERP debe tener una herramienta que permita
su adecuación a los formatos de la empresa y su flexibilidad para cambios
futuros.
Configuración
del ERP
En base a la
Toma de Datos realizado en el inicio del proyecto, se debe configurar (o
parametrizar) el ERP de acuerdo al negocio. En esta etapa se debe definir los
parámetros que debe contener el ERP para su correcto funcionamiento, tales
como: cantidad de Almacenes (con nombres apropiados para su fácil identificación
del usuario), monedas con que se trabajaran,
tipos de documentos (si va trabajar con diferentes series), definir los
locales en caso de tener anexos, etc.
Un detalle a
tener en cuenta es la creación de los usuarios que utilizaran el ERP, recomendamos
que se defina en base a sus funciones o actividades que realiza en la empresa.
Para ello es necesario que cada usuario documente que funciones o actividades
realiza, de esa manera puedan identificarse cuales realizará en el ERP.
Capacitación
La capacitación
debe de iniciarse cuando las etapas anteriores han sido completadas. El usuario
se siente más confiado en usar el ERP cuando tiene información propia de la
empresa, sus formatos están adecuados y no necesita hacer configuraciones
previas.
Se recomienda
se entregue antes de iniciar la capacitación a los usuarios toda información
del ERP, tales como videos, guías de uso, casos prácticos, etc. Esto ayudara
que el usuario tenga una idea de cómo funciona y/o trabaja el ERP.
Cuantas horas
de capacitación se necesita? Uno de los errores que se comete en esta etapa es
pretender aprender todo el ERP, recomiendo se capacite al usuario según la
función que realice en la empresa, esto permitirá optimizar el uso de las horas
de entrenamiento. Los casos de capacitación por horas no son de buen
resultados, en promedio cada usuario solo capta el 20% de lo que se enseña,
recurriendo a las siguientes horas a una nueva explicación. Recomiendo los
Full-day, donde el usuario podrá absolver todas sus dudas y realizar casos
prácticos en el ERP.
Puesta en
Marcha
La puesta en
Marcha es el inicio oficial del ERP en la empresa, para esto la empresa
establece una fecha de arranque que con el apoyo del proveedor de ERP se cargan
los Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Es importante
el acompañamiento del proveedor del ERP en esta etapa, donde se absuelvan dudas
y/o realizan algunos ajustes en la configuración del ERP de ser necesarios.
El temor al
cambio hace que esta etapa se postergue en varias oportunidades en algunos
casos por problemas propios de la empresa (cambio de personal, no tener listo
los inventarios, etc.). Es importante que el Líder tenga el apoyo de la
Gerencia o Alta Dirección, que le permita dar este gran salto.
Entrega
En esta etapa
se debe formalizar la entrega del ERP, en este caso el proveedor del ERP debe
de entregar toda la documentación necesaria (licencias, diagramas, etc.) y
recibir las sugerencias y opiniones de los usuarios.
En esta etapa
se debe hacer una evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados, que
mejoras ha tenido la empresa, cuanto ha sido el esfuerzo en términos monetario,
etc.
Todas estas
etapas las utilizamos en la implementación de nuestra solución SICO – Softwarede Gestión, que ha permitido automatizar en forma rápida y con éxito en los más
de 1500 clientes que utilizan nuestras soluciones.
Hasta la proxima,
