La decisión de reemplazar su sistema de gestión actual no es algo que se le ocurra de la noche a la mañana. Se basa en la acumulación de problemas que en algún momento rebasa el vaso de la paciencia. En lugar de esperar hasta que se ve obligado a reemplazar su sistema actual (usualmente cuando está lleno de canas), adopte un enfoque proactivo, evalué constantemente la forma como llega la información a sus manos, como esta su contabilidad actual o si su sistema termina siendo un verdadero cuello de botella para su organización.
No deje que los problemas lo arrastren a tomar una decisión. Hey, las decisiones en una empresa no se pueden tomar "cuando se está caliente", en especial una decisión de compra de algo que va a tener tremenda influencia en su empresa.
Demuestre que es prudente. Examine dónde se encuentra hoy y dónde quiere o necesita estar mañana. Si basa su decisión de reemplazar su actual sistema de gestión basado en este análisis, tendrá tiempo para crear una selección eficaz y realizar un plan de implementación adecuado.
Tal como lo mencione, no hay un solo factor que lleva a la decisión de reemplazar su contabilidad actual o sistema ERP, a menos que, por supuesto, haya colapsado su sistema (o sus nervios). El punto ahora es la creación de una lista de control que le permitirá evaluar de manera efectiva su próximo sistema.
En SOINFO queremos ayudarle a analizar todo esto, le proporcionamos una pequeña Lista de Evaluación. Esta lista es sólo una sugerencia. No le podemos decir qué hacer, tan sólo plantearle algunas preguntas para ayudarlo. Su primera tarea es determinar qué es importante para usted y sólo usted puede hacer eso.
¿Su sistema actual está cada vez más frágil (lento, mensajes de error, etc.)?
Esto se da principalmente en sistemas antiguos (¿Heredados posiblemente?) Que han estado en uso durante muchos años y realmente no calzan con su competitividad funcional. En muchos casos, los gerentes están algo asustados por el costo de los nuevos sistemas, pero usted necesita realmente hacer de tripas corazón y por lo menos evaluar sus opciones. Si el costo es un problema, evalué las nuevas alternativas como la nube (icloud).
¿Su sistema apoya adecuadamente las necesidades de sus clientes?
Tener su trabajo hecho no debe ser su principal objetivo. Servir a sus clientes debe ser su principal motor para el cambio. Si usted no puede proporcionar a sus clientes el servicio y la funcionalidad que necesitan o demandan, entonces necesita crear su lista de requisitos dedicados a aumentar la satisfacción del cliente. Si su sistema le quita más tiempo del debido, entonces tiene un problema.
¿Ha superado las capacidades de su sistema actual?
Las empresas que crecen rápidamente, especialmente si comenzaron con un sistema pequeño o solamente contable, pueden superar las capacidades (funcionalidad) de su sistema. En vez de esperar a que su sistema actual no pueda hacer el trabajo, mire en su futuro. Un año o Dos estaría bien. Determine dónde pueda estar en el futuro y qué necesitará tener para competir con eficiencia. Si su actual sistema no puede satisfacer esas necesidades futuras, entonces usted tiene el tiempo suficiente para encontrar un producto adecuado y sin estar a la carrera.
¿Están las demandas de su industria haciendo más difícil el competir de manera efectiva?
Usted puede tener un sistema de gestión decente, pero si sus competidores están ofreciendo mejores servicios basados en el apoyo que reciben de sus sistemas de gestión...entonces usted necesita considerar cambiar su sistema actual. Usted puede tener productos y servicios competitivos, pero recuerdo que eso no es todo.
¿Puede realizar un adecuado seguimiento y control de sus operaciones?
Completar tareas y actividades es importante, pero también lo es la eficiencia de las actividades de su negocio. Aquí es donde los indicadores de rendimiento entran en juego. Por ejemplo, si usted va a maximizar la eficiencia de sus operaciones (Rotación de inventarios o el tiempo necesario para completar las órdenes de venta o el fin de intervalo de envío), tiene que supervisar estas actividades con el fin de saber dónde se requieren mejoras. ¿Su sistema de software de negocio actual le da la capacidad de crear y realizar un seguimiento de las métricas de rendimiento?
En Conclusión:
Las personas son las que hacen que una organización sea rentable, pero necesitan ayuda. Su sistema o software de negocios dará a la gente las herramientas e información que necesitan para sobresalir. El sistema en sí no hace nada. Ayuda a la gente hacer su trabajo de manera más eficiente y con más eficacia y ayuda a tomar decisiones de negocios.
Usted necesita el sistema adecuado que ayudará a su personal a tener éxito. Eso significa que debe evaluar continuamente todo, incluyendo su sistema de gestión.
En lugar de esperar por una crisis, adopte una actitud proactiva mediante el cual las personas están constantemente buscando maneras de servir a sus clientes de manera más efectiva y llevar a cabo su trabajo de manera más eficiente.
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