¿Cuántas veces en lo mejor de sus ventas se dieron cuenta que no tenían stock? Perdieron la venta por supuesto, porque los clientes no esperan. Se van a la competencia.
El otro día fue una distribuidora de golosinas y gaseosas al por mayor (en pleno Miraflores), tuve que hacer una cola para hacer el pedido.
Luego tuve que hacer otra cola para pagar. Ahí es donde se dieron cuenta que ya se les había agotado la mercadería que yo había pagado.
Les pregunté por qué no cuentan con esa información, me dijeron que tenían solamente un sistema para facturar y almacén, pero no confiaban mucho en las cifras que arrojaba el programa.
Y por qué no lo cambia, pregunté.
"Estoy esperando por el mejor momento para ello" me respondieron.
Resultado: Me fui a la competencia.
¿Sabe cuánto dinero están perdiendo por ese error? Por lo menos yo no le compre (y tampoco lo voy a referir) y así como yo, varios clientes se fueron enojados.
Recuerde:
"En los tiempos actuales el cliente ideal, ya no es solo el que compra, sino el que refiere..."
Así que:
¿Cuál es su mejor momento para comprar su sistema de gestión? AHORA.
No importa el tamaño de su empresa (evidentemente si recién empieza no comprará un sistema con todas los módulos, pero si uno para su punto de venta y/o almacenes).
Adquirir un sistema de gestión es una inversión de recursos, tiempo y dinero. Aunque siendo reales, va a depender de usted que sea eficiente la adquisición.
Un software de gestión no es una solución tipo "cura-para-todo", le voy a dar un ejemplo muy claro:
Usted es un importador que está viendo despegar sus ingresos. Hoy se ha levantado con mucho entusiasmo, reunió a sus vendedores y les dijo:
"El 1° trimestre podemos vender S/. 100,000" todos aplauden...! (Por el momento)
Por la tarde -luego de procesar su hoja electrónica- se da cuenta que solo tiene en almacén mercadería por S/. 50,000
¿Sabe cuánto demora importar...no?
La falta de sincronización entre ventas y operaciones es típica, sobre todo en las pequeñas empresas. Sin una adecuada visión sobre esta realidad empresarial, los dos equipos se configuran para el fracaso. Y esto es una realidad que se da en cientos de empresas.
Y, cuando se produce un fallo, es difícil saber dónde está la rendición de cuentas. ¿Se pronosticó ventas muy optimistas o se hicieron operaciones menores de compras?
Sin embargo un software o sistema de gestión que les daría:
Adecuado Control de Inventarios.
Usted creará sus almacenes y al momento de generar el documento de ventas automáticamente descargará sus inventarios.
Podrá tener al momento el Kardex y lo más importante obtener sus inventarios valorizados en cualquier momento.
Chau procesos engorrosos de cierres mensuales. Chau hoja electrónica.
Seguimiento de los Productos.
Podrá controlar los ingresos y salidas de sus productos y verificar al momento, en donde se encuentre sus cifras.
Ah y obtendrá información de los productos que están debajo del stock mínimo, para su reposición inmediata.
Tendrá la historia detallada del movimiento de cada uno de sus productos y sabrá con que documentos se generó el ingreso o la salida del almacén.
Controlará sus Compras.
Generada la Orden de Compra, el sistema le permitirá hacer su seguimiento, de tal manera que sabrá si el proveedor ha entregado todo o parcialmente lo solicitado.
¿Genial verdad? Pero aquí viene el gran error de muchos empresarios al pensar que el sistema es una solución tipo "cura-para-todo" como dije líneas arriba.
1. ¿Qué pasa si usted quiere hacer el control de sus compras y el sistema no arroja ninguna información? ¿Fallo el software?
¡¡…NO..!! Fallo el proceso de generar la Orden de Compra.
¿Qué...? Pero si nunca hemos hecho esto. ¿Es necesario?
Por supuesto, la Orden de Compra es el inicio de un proceso y emitirla le da no solo ese orden, sino que vela por sus controles internos. Pero claro, como no están acostumbrados a esto...lo desechan...¡¡GRUESO ERROR..!!
2. ¿Qué pasaría si el sistema no me informo si estamos bajo el stock mínimo?
Aquí la respuesta es obvia. ¿Lo estableció, es decir, le dijo al sistema cuál era, para que lo pueda controlar?
No, por supuesto...se les olvido...no estaban acostumbrados a ello.
¿Vio? Un sistema de gestión es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer...pero si no está adecuadamente implementado, le va a traer más de un dolor de cabeza.
Es por ello que mientras más rápido piense en adquirir un sistema de gestión, mejor. Sobre todo si es una pyme...no espere a crecer cada vez más y hacer sus operaciones más voluminosas.
Y para aquellos que ya crecieron y requieren un sistema que los ayude: Pongan en orden la casa primero (también les puede ayudar nuestro artículo anterior "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa").
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