Les comento que cerca del 85% de nuestros clientes actuales han tenido más de una mala experiencia en la implementación de su ERP y esto son los tres errores comunes que hemos encontrado:
Querer aprender todo el ERP
Pretender que todos los usuarios del ERP aprendan el 100% la herramienta es muy improductiva, agotador y genera en algunos casos temor a usar la herramienta por la cantidad de opciones, reportes y procesos que incluye.
Para este
caso se recomienda antes de iniciar el proceso de implementación se defina las
funciones y/o actividades que realiza cada usuario y que esta definición sea la
base para el entrenamiento (recomiendo leer "Etapas para una Implementación exitosa de un Software de Gestión - ERP"), de esta manera los usuarios solo se
entrenaran en lo que necesitan del ERP.
Donde está el
Líder del proyecto?
Encontramos
que el responsable o líder del proyecto cumple solo un papel administrativo o de
coordinación con el proveedor del ERP. En algunos casos solo se limita a
recibir los comentarios (y/o quejas) de los usuarios con respecto a la implementación
del ERP.
El perfil del
líder debe ser de una persona que conozca muy bien negocio y tenga el apoyo de
la Alta Dirección (Empowerment) para poder realizar cambios en los procesos y
se pueden adaptar al ERP. En otras palabras el líder debe tener la facultad
incluso de cambiar o adicionar funciones a los usuarios.
Sorpresa..! nuevo ERP
Los últimos en
enterarse que la empresa ha decidido la compra de un nuevo ERP son los
usuarios. Estos usuarios se sienten de alguna manera obligados a utilizar una
herramienta originando anticuerpos al uso del nuevo ERP.
La decisión del
nuevo ERP es bienvenida, pero debemos hacer participar de forma directa o indirecta
a los usuarios, comunicándoles la necesidad de una nueva herramienta y los alcances
del mismo. Aquí participa muy activamente el líder del proyecto, quien junto a los
usuarios claves deben evaluar el ERP si cumple con las necesidades de la
empresa.
Hay que
entender a los usuarios del ERP, porque además de realizar su trabajo diario
tienen que capacitarse (en algunos casos de forma obligatoria) la nueva
herramienta, generando malestar, estrés, horas extras, retraso en presentación de
informes, doble digitación, etc. En este caso se sugiere buscar que los
usuarios se sientan parte del proyecto con aportes, sugerencia, etc. en otras
palabras hacer que el proyecto sea parte de ellos y no solo usuarios mecánicos del
ERP.
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Hasta otra
oportunidad,
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