¿Tiene la obligación de pagar Impuestos? (vea como un software le puede ayudar)

El Impuesto General a las Ventas - IGV (llamado en otros países Impuesto al Valor Agregado - IVA) lo pagamos todos, incluso al momento de comprar un lapicero. 

Pero sea que tenga una pequeña empresa o negocio, la cosa cambia, porque la responsabilidad de informar y pagar directamente a la SUNAT  (el administrador tributario del estado), es mandatoria.

Veamos: En cada provincia del país, casi todo lo que vendemos y compramos esta gravado con Impuesto General a las Ventas - IGV y digo casi, porque hay productos -como por ejemplo libros- que estan exonerados del IGV (incluso en algunos países existen tasas diferentes dependiendo el tipo de producto.

Pero lo que pocos saben es que el famoso IGV, esta muy relacionado con este otro impuesto, llamado Impuesto a la Renta (IR), de tal manera que si hay algo que no puede ser considerado como gasto para la empresa, tampoco puede ser considerado como crédito fiscal para el IGV.

Digamos que usted es un próspero empresario que vende artículos de limpieza y que ha logrado (con su esfuerzo) tener dos tiendas y un equipo de seis empleados.

Usted maneja su empresa con esfuerzo y para abreviar, usted compra y vende con cierta reguralidad; adicionalmente realiza gastos que pueden (como no) ser utilizados para el giro de su negocio.

Veamos una semana típica de compras y gastos:

• Jabones (y de todo tipo), claro ha eso se dedica.
• Trapeadores, si por supuesto, esto vende, sobre todo a otras empresas.
• Desinfectantes, en especial para los baños.
• Utiles de Escritorio, indispensable.
• Un libro titulado "Como ordenar su empresa", siempre es bueno aprender.
• Otro libro titulado "Inferno" de Dann Brown, tan de moda, además que se lo recomendaron (que caray en la libreria le dan factura y lo puedo deducir)
• Servicio Técnico por la camioneta de reparto (en realidad me vino dos, uno por el respuesto y otro por el servicio, con algo llamado "Retención"...cosas para los contables)
• Detergentes, también se vende.
• Zapatillas (aprovechó las compras de la empresa para terminar con la lista de útiles del colegio de sus hijos, total..me dan factura)

Muy bien, la semana estuvo fructífera, asi que vamos a incluir un poco de snacks (chizitos, wafers, papitas chipy) para celebrar con mis empleados lo bien que nos va.

Esto es algo que le gusta hacer con regularidad porque aprendio (leyendo en el Blog Secretos Pyme) que la mejor forma de mantener un equipo con ganas de trabajar es motivándolos.

¿Cómo hace ahora para pagar su IGV? o ¿Cuánto le toca pagar de IR a cuenta?  

Tal vez Usted:

a) Llama a su contador quién le prepara todo y le entrega (usualmente el mismo día, a última hora y como mucho apuro) las cifras e información. Sigue sin tener información para usted.
 
b) Contrata por dos días a su sobrino quien recién está estudiando contabilidad, total ¿Cuán complicado puede ser todo esto? (dicho sea de paso el joven realiza la labor de forma manual)

c) Se junta usted y dos personas más a ordenar, papel por papel y luego simplemente suma y resta...y ya, información y cifras listas 

(Nota: Creame cuando les digo que he visto estos tres escenarios, en múltiples ocasiones...("es verdad aunque usted no lo crea")

Muy bien, cualquier de las tres opciones siempre le ha funcionado anteriormente, pero...¿Sabe que está generándose una potencial y seria contingencia tributaria?

Además ¿Cómo sabe cuáles son sus costos reales? y lo más apremiante, ¿Por qué a su competencia le va mejor, si ambos venden lo mismo?

Veamos entonces a su competencia:

Larry (así se llama el dueño) desde hace seis meses ha comprado e implementado un moderno (pero no costoso) sistema de gestión.

Ingresa cada compra o cada gasto que realiza y automáticamente el sistema lo diferencia:

1. Aquello que es crédito fiscal a un lado.
2. Aquello que no es deducible (y por consiguiente no se puede utilizar el crédito fiscal) a otro.
3. Diferencia aquello que esta exonerado (como los libros) en una columna aparte
4. Diferencia el libro (de lectura personal) como no deducible.
5. Ah, claro Larry no ingresa ni por asomo el valor de las zapatillas para el colegio de sus hijos.
6. Como también tiene una camioneta que lleva a mantenimiento, el sistema el separa la retención y considera las facturas como tiene que ser.

¿El resultado? Tiene al segundo de cerrar el mes (literalmente), las cifras de IGV a pagar, cuánto le resulto de crédito fiscal, cuál es la base para el pago a cuenta de IR; además de saber sus costos reales y por lo tanto sabe que no se puede pasar en los gastos.

Tiene sus almacenes actualizados y evidentemente tiene un equilibrio entre la inversión que realiza en su personal que le permite estar tranquilo, con sus impuestos y la motivación a realizar.

Ahora, Usted... ¿Cuál de los dos ejemplos seguiría? ¿Desea saber cuánto más (muchísimo más) le puede ayudar un buen sistema de gestión a manejar su empresa? 

Si desea explorar un poco más, haga clic aquí: Sistema de Gestión  

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Soy una pyme ¿Debo tener un software de gestión?

Tener un software de gestión es una poderosa herramienta para sincronizar objetivos del equipo de Ventas y Operaciones en una pequeña empresa.

¿Cuántas veces en lo mejor de sus ventas se dieron cuenta que no tenían stock? Perdieron la venta por supuesto, porque los clientes no esperan. Se van a la competencia.

El otro día fue una distribuidora de golosinas y gaseosas al por mayor (en pleno Miraflores), tuve que hacer una cola para hacer el pedido.

Luego tuve que hacer otra cola para pagar. Ahí es donde se dieron cuenta que ya se les había agotado la mercadería que yo había pagado.

Les pregunté por qué no cuentan con esa información, me dijeron que tenían solamente un sistema para facturar y almacén, pero no confiaban mucho en las cifras que arrojaba el programa.

Y por qué no lo cambia, pregunté. 

"Estoy esperando por el mejor momento para ello" me respondieron.

Resultado: Me fui a la competencia.

¿Sabe cuánto dinero están perdiendo por ese error? Por lo menos yo no le compre (y tampoco lo voy a referir) y así como yo, varios clientes se fueron enojados.

Recuerde:
"En los tiempos actuales el cliente ideal, ya no es solo el que compra, sino el que refiere..."

Así que:
¿Cuál es su mejor momento para comprar su sistema de gestión? AHORA.

No importa el tamaño de su empresa (evidentemente si recién empieza no comprará un sistema con todas los módulos, pero si uno para su punto de venta y/o almacenes).

Adquirir un sistema de gestión es una inversión de recursos, tiempo y dinero. Aunque siendo reales, va a depender de usted que sea eficiente la adquisición.

Un software de gestión no es una solución tipo "cura-para-todo", le voy a dar un ejemplo muy claro:

Usted es un importador que está viendo despegar sus ingresos. Hoy se ha levantado con mucho entusiasmo, reunió a sus vendedores y les dijo:

"El 1° trimestre podemos vender S/. 100,000" todos aplauden...! (Por el momento)

Por la tarde -luego de procesar su hoja electrónica- se da cuenta que solo tiene en almacén mercadería por S/. 50,000

¿Sabe cuánto demora importar...no?

La falta de sincronización entre ventas y operaciones es típica, sobre todo en las pequeñas empresas. Sin una adecuada visión sobre esta realidad empresarial, los dos equipos se configuran para el fracaso. Y esto es una realidad que se da en cientos de empresas.

Y, cuando se produce un fallo, es difícil saber dónde está la rendición de cuentas. ¿Se pronosticó ventas muy optimistas o se hicieron operaciones menores de compras?

Sin embargo un software o sistema de gestión que les daría:

Adecuado Control de Inventarios.
Usted creará sus almacenes y al momento de generar el documento de ventas automáticamente descargará sus inventarios.

Podrá tener al momento el Kardex y lo más importante obtener sus inventarios valorizados en cualquier momento.

Chau procesos engorrosos de cierres mensuales. Chau hoja electrónica.

Seguimiento de los Productos.
Podrá controlar los ingresos y salidas de sus productos y verificar al momento, en donde se encuentre sus cifras.

Ah y obtendrá información de los productos que están debajo del stock mínimo, para su reposición inmediata.

Tendrá la historia detallada del movimiento de cada uno de sus productos y sabrá con que documentos se generó el ingreso o la salida del almacén.

Controlará sus Compras.
Generada la Orden de Compra, el sistema le permitirá hacer su seguimiento, de tal manera que sabrá si el proveedor ha entregado todo o parcialmente lo solicitado.

¿Genial verdad? Pero aquí viene el gran error de muchos empresarios al pensar que el sistema es una solución tipo "cura-para-todo" como dije líneas arriba.

1. ¿Qué pasa si usted quiere hacer el control de sus compras y el sistema no arroja ninguna información? ¿Fallo el software?

¡¡…NO..!! Fallo el proceso de generar la Orden de Compra.

¿Qué...? Pero si nunca hemos hecho esto. ¿Es necesario?

Por supuesto, la Orden de Compra es el inicio de un proceso y emitirla le da no solo ese orden, sino que vela por sus controles internos. Pero claro, como no están acostumbrados a esto...lo desechan...¡¡GRUESO ERROR..!!

2. ¿Qué pasaría si el sistema no me informo si estamos bajo el stock mínimo?

Aquí la respuesta es obvia. ¿Lo estableció, es decir, le dijo al sistema cuál era, para que lo pueda controlar?

No, por supuesto...se les olvido...no estaban acostumbrados a ello.

¿Vio? Un sistema de gestión es una herramienta muy poderosa y que seriamente lo puede ayudar a crecer...pero si no está adecuadamente implementado, le va a traer más de un dolor de cabeza.

Es por ello que mientras más rápido piense en adquirir un sistema de gestión, mejor. Sobre todo si es una pyme...no espere a crecer cada vez más y hacer sus operaciones más voluminosas.

Y para aquellos que ya crecieron y requieren un sistema que los ayude: Pongan en orden la casa primero (también les puede ayudar nuestro artículo anterior "Cómo escoger un Software para gestionar su empresa").

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Cómo escoger un Software para gestionar su empresa

Se supone que el software le permita administrar mejor y de manera más fácil su empresa, pero a menudo adquirir el software correcto es un tema de frustración y gasto desmedido. 

Un sistema adecuado le ayudará a manejar su flujo de caja, analizar sus ventas y mejorar su eficiencia; mientras que el sistema incorrecto puede hacer caer sus finanzas en picada, de tal manera que recuperarse le costará tanto dinero, así como le hará disminuir su productividad. 

Por ello, es importante elaborar un pequeño plan que le permita seleccionar el software que funcione, sin tener que quebrar sus ahorros. 

En la actualidad hay una gran cantidad de oferta disponible y vienen en una gan variedad de configuraciones y tecnologías; así que aquí le vamos a brindar una guía sencilla, para que tenga las herramientas adecuadas y así tener su trabajo listo.

Paso # 1
Tenga el panorama completo. ¿Cuáles son sus razones para comprar su nuevo software? Haga una lista de los retos que le gustaría que su nuevo sistema aborde, por ejemplo: Tener la información de mi stock en almacenes ni bien se mueve la mercadería (ingreso o salida). 

No se limite solo a: Quiero que mi contador pueda tener los impuestos a tiempo ó sólo quiero tener los libros contables al día. 

Vea más alla...Mírese a usted mismo y respondase esta pregunta: ¿Qué información requiero para mejorar mi negocio? (El abanico de posibilidades se abre aquí)

No se olvide luego en su lista, asignar a cada punto una prioridad.

Paso # 2
Determine su presupuesto. Calcule cuánto puede gastar, incluyendo cualquier nuevo hardware necesario, así como la implementación y soporte del primer año.

El costo del software es importante, pero igual de importante es saber cuáles serán sus costos recurrentes.

Por ejemplo: ¿Va a necesitar a alguien para configurar el nuevo hardware? ¿Puede utilizar (adaptarse) a una aplicación general? ¿Realmente es necesario una amplia personalización? (eso puede ampliar su presupuesto a niveles de la estratósfera)

Ah y cuando quiera implementar su sistema, involúcrese..! Son muchos los casos donde el personal no recibe las charlas de inducción y  luego tienen que pagar Consultoría adicional por ello.

Paso # 3
Determine bien lo que va a comprar. Una vez que tiene su lista de retos y un presupuesto preliminar, debe ser capaz de eliminar rápidamente muchos aspectos innecesarios. Por ejemplo: Hey, somos siete en la empresa, no requerimos un módulo de planillas para ello (ahí puede ahorrar) ó somos una empresa de servicios (no requerimos un módulo de almacenes).

Búsque aquel proveedor que le permita conseguir un software que pueda aplicar a su sector donde se encuentra trabajando, como un software para puntos de ventas ó un software comercial, o para industrias, o para proyectos, o para restaurantes, ó para taller automotriz, etc.

Paso # 4
Evaluar bien las características de su potencial proveedor. ¿Qué softwares ofrecen, la mayoría de las características de su lista de retos? Incluso si no están dentro de su presupuesto ahora, usted puede ser capaz de comprar módulos adicionales en el futuro. ¿Qué mejoras de producto se han previsto?

Recuerde algo importante: Usted no solo compra un software, sino a la empresa que esta detrás de ese sistema. Busque a aquellos que tengan muchos años en el mercado, que den buen soporte, que brinden ayuda a sus clientes. Donde su gente quiera ayudarlo a usted a que el sistema sea un éxito.

Paso # 5
Revise los testimonios de clientes que usan el sistema. Busque esa información, mejor aún si su proveedor publica en la Web la lista de testimonios.

Converse con ellos y cerciórese, como fue su proceso y cuán satisfechos estan con el sistema.

Listo..por el momento tenemos estos cinco pasos...seguiremos hablando de más pasos a seguir en nuestras siguientes publicaciones.

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Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos..!!

¿Quiere vender más? utilice la tecnología a su favor

El 88% de las mypes en el país carece de tecnología en su empresa, es decir no tiene un software apropiado que lo ayude a gestionar. ¿Sabe qué significa eso? Tener mayores pérdidas en su negocio, así de sencillo. Cuando usted adopta un software para gestionar su empresa, no solo aumenta su competitividad, sino que puede reducir sus costos hasta en un 75%. 

De acuerdo a la última Encuesta a la Micro y Pequeña empresa realizado por el INEI en el 2010, el 88% de las micro y pequeñas empresas en el Perú no aplica la tecnología a su favor. Nada que le ayude en sus operaciones de ventas y facturación, o el control de su mercadería en sus almacenes, o quizás que le permita control su dinero que tiene en bancos. 

Nada excepto tal vez, alguna hoja electrónica e incluso algún procesador de texto o peor aún, registros hecho a mano, en un cuaderno.

El resultado de esto es:

• Tiempo perdido en repetir operaciones (facturo, luego registro la venta, luego descargo  mis almacenes, etc. etc.)
• Desorden generalizado porque no sabe cuál de todas las hojas es la actualizada.
• No tener la información rápidamente. Tiene que procesarla ¿Recuerda?
• etc. etc. etc.

¿Y qué pasa cuando el volumen de operaciones se incrementa? 

El resultado es atroz. Cantidad de información que vuelve lenta la PC y marea al usuario. Sin mencionar al contable que no sabe por dónde empezar para procesar sus registros.

¿Entiende ahora el por qué de la falta de competitividad? ¿No...?

Todo el desorden generalizado le impide a usted como empresario vender más, crecer. La falta de información, lo limita. Usted y su personal pasan horas procesando cientos de datos, en vez de estar analizando información.

Tomemos como ejemplo una empresa comercializadora: Vende papeles, aromatizantes, trapeadores, escobas, desinfectantes, en todas sus formas y colores.

¿Sabe cuánto tipos de productos en sus diversas formas y colores tiene que manejar? Decenas, sino cientos de variedades. Imagínese ahora:

1. La persona que toma el requerimiento y emite el pedido.

2. La cajera que emite la factura y cobra.

3. El que despacha la mercadería y registra.

¿Cuántas veces se han quedado sin stock y perdido oportunidad de venta?

¿Cuántas veces se han demorado en vender un producto X y han seguido comprándolo?

¿Cuántas veces se han demorado en elaborar su liquidación de caja y aun así no cuadraba?

¿Cuántas veces han tenido que contratar personal temporal extra para realizar ordenar y aun así no terminado nunca de tener información?

La lista es muy larga. Todo este desorden le ha llevado muchas veces a gastar en exceso y por consiguiente subir sus precios y lógicamente, perder competitividad en el mercado (su competencia estará frotándose las manos)

Ahora fíjese que pasa cuando tiene un software de gestión:

• Conoce cuándo y qué mercadería comprar y surtir.
• Controla el flujo de dinero que entra y sale de la caja.
• Comprar solo productos de mayor utilidad.
• Tiene un control de su stock.
• Previene fugas, robos y mermas al controlar inventarios y caja.
• Sabe que vende más.
• Tiene clasificado sus productos y puede surtir a tiempo.

La lista es muy larga aquí también. 

En resumen tener un software de gestión le permite conocer cómo va tu negocio con claridad. Le permite VENDER MAS, le permite CRECER.

En SOINFO hemos querido comenzar el 2014 concentrados en todos ustedes que hacen empresa; en aquellos que tienen pensado adquirir un software contable o un sistema de gestión, en aquellos que no saben todavía como la tecnología le puede ayudar a gestionar su negocio. 

Es por ello que inauguramos el año con este artículo en nuestro estrenado Blog SICO - SOINFO. 

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Y para aquellos que desean probar un software de gestión, escoja aquel que se adecúa al sector donde se encuentra y baje un demo GRATIS aquí: SICO 

Nos vemos la próxima semana..!!